JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa,

Liite 1 Verkkolaskujen käyttöä tukevat järjestelmät

  • Versio: 1.1
  • Julkaistu: 27.5.2009
  • Voimassaoloaika: Toistaiseksi

1 Verkkolaskutusta tukevat järjestelmät

1.1 Sähköinen taloushallinto

Suomen kirjanpitolain menetelmäsäädökset uudistettiin 1997. Uudistus koettiin tärkeäksi mm. seuraavista syistä:

  • laskentatoimen tehokkuuden lisääminen
  • konekielisen tiedonsiirron voimakas lisääntyminen
  • arkistomenetelmien kehittyminen
  • organisaatioiden kansainvälistyminen
  • tehokkuutta ja luotettavuutta lisäävien tarkastusmenetelmien kehittyminen ja taloudellisuus.

Verkkolaskutuksen kehittäminen on pääsääntöisesti tehty 2000-luvulla ja myös muut ratkaisut ovat edelleen kehittyneet. Tehokkaiden järjestelmien ja menetelmien käyttömahdollisuus taloushallinnossa pohjaa hyvään lainsäädäntöön.

Organisaation taloushallintoon kuuluu monia tehtäviä osto- ja myyntilaskutuksen lisäksi: maksuliikenne, kassanhoito, palkanlaskenta, kirjanpito, työnantaja- ja veroilmoitusten laadinta. Sähköistä tietojenvälitystä taloushallinnossa tukee myös sähköisille transaktioille perustuva TYVI-palvelu sähköisessä viranomaisasioinnissa.

Verkkolaskujen käytön lisäksi suositellaan sähköisen taloushallinnon omaksumista sen koko laajuudessa. Esimerkiksi laskujen sähköisellä arkistoinnilla saavutetaan merkittäviä prosessihyötyjä.

1.2 Tulostuspalvelut

Laskuttaja voi lähettää paperilla toimitettavat laskut tulostuspalveluun. Laskuttaja toimittaa sähköisen laskuaineiston palvelutarjoajalle, joka tulostaa ja postittaa laskut vastaanottajille. Yleensä palvelua käytetään myyntilaskujen sähköistämisen yhteydessä siten, että koko laskuaineisto toimitetaan sähköisesti laskujen välittäjälle, joka välittää eteenpäin sekä verkkolaskut että tulostuspalvelussa tulostetut laskut.

1.3 Skannaus

Laskujen skannaus (digitointi) on siirtymävaiheen ratkaisu verkkolaskulle. Jos toimittajalla ei ole mahdollista vielä lähettää verkkolaskuja, voidaan tositteet skannata järjestelmään laskujen sähköisen käsittelyn mahdollistamiseksi. Laskut voidaan skannata joko itse tai paperilaskujen käsittely voidaan ulkoistaa kokonaan skannauspalvelulle. Palvelun tarjoaja vastaanottaa laskut, esikäsittelee ne ja muodostaa laskuista kuvat skannaamalla. Kuvista voidaan poimia laskujen perustiedot optisen tulkinnan avulla. Kuvat ja tulkittu data lähetetään asiakkaalle edelleen käsiteltäväksi asiakkaan omissa järjestelmissä.

Skannaamalla saadaan myös paperilaskut suoraan laskujen kierrätysjärjestelmään, jolloin koko ostolaskujen käsittelyprosessi on mahdollista sähköistää. Mikäli koko ostolaskuaineisto halutaan sähköiseksi, skannaaminen on toistaiseksi välttämätöntä.

Valtiolla suositellaan itse skannaamisen sijasta skannauspalvelun käyttöä.

1.4 Maksuliikenne

Suomi on yksi edistyksellisimmistä maista pankkiteknisessä kehityksessä. Suomalaiset pankit ovat kehittäneet uusiin teknologioihin perustuvia pankkipalveluita. Suomalaisesta maksuliikenteestä 96 % on konekielistä. Monissa maissa EU-alueella pankkien konttoriverkostolla on tärkeä asema, sillä merkittävä osa maksuista hoidetaan edelleen paperipohjaisina konttorissa. Suomalaiset maksuliikenteen pankkipalvelut hyödyntävät enemmän tietotekniikan ja tietoliikenteen kehitystä.

Sähköinen maksuliikenne on merkittävästi lisännyt sähköisen tiedonsiirron käyttöä taloushallinnossa ja samalla lisännyt luottamusta ja tottumusta sähköisiin transaktioihin. Maksuliikenteen infrastruktuuria käytetään hyväksi myös laskujen välittämisessä pankkeihin ja pankeista.

1.5 Sähköinen hankintajärjestelmä

Julkishallinnon tehostaessa hankintatoimeaan on tilausten hallinnon sähköistäminen yksi toimintatapa tämän saavuttamiseksi. Hankintojen hallintaan voidaan hankkia sähköinen tilaustenhallintajärjestelmä, jolla hallinnoidaan ja välitetään sähköisesti tarjouspyyntöjä, tilauksia, tilausvahvistuksia, tuoteluetteloja ja tilauksiin liittyviä laskuja. Tilaaminen voidaan tehdä sähköisesti ja tilaukseen liittyvä sähköinen lasku voidaan tarkistaa automaattisesti tilausvahvistukseen tai tilaukseen.

Valtionhallintoon on hankittu keskitetysti sähköinen tilaustenhallintaratkaisu, jonka käyttäjiksi valtion virastot liittyvät.