JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa

Liite 6 Hyödyt verkkolaskun käytöstä

  • Versio: 1.1
  • Julkaistu: 27.5.2009
  • Voimassaoloaika: Toistaiseksi

1 Verkkolaskun hyödyt

Verkkolaskun hyödyt ovat samanlaisia julkishallinnolle ja yrityksille – sekä niiden toimiessa laskujen lähettäjinä että vastaanottajina. Hyödyt ovat sitä suuremmat, mitä paremmin verkkolasku integroituu muihin sitä hyödyntäviin tai sen tuottaviin järjestelmiin, esimerkiksi taloushallintoon tai operatiiviseen järjestelmään. Verkkolasku on usein ensimmäinen askel kohti laajempaa kauppatapahtumien sähköistämistä ja tukee kirjanpidon automatisointia.

Verkkolaskutus on ympäristöystävällinen tapa välittää laskuja.

1.1 Hyödyt julkishallinnolle laskun vastaanottajana

Organisaatioiden välisessä laskutuksessa verkkolaskujen käytön suurimmat hyödyt tulevat laskun vastaanottajalle. Manuaaliset laskun käsittelyvaiheet ovat työllistäviä ja niitä voidaan automatisoida sähköisen käsittelyn avulla. Vastaanottaja tarvitsee ohjelmiston, joka voi käsitellä sähköisiä laskuja (yleensä ostolaskujen käsittelyjärjestelmä), jotta hyödyt esimerkiksi kirjanpidon syötön automatisoinnista voidaan saavuttaa.

Verkkolaskua käyttöönotettaessa kannattaa laskun käsittelyn vaiheita myös tarkastella kriittisesti ja pyrkiä poistamaan turhia käsittelyvaiheita. Tässä voidaan käyttää hyväksi esimerkiksi ostolaskujen analysointia esimerkiksi koon, toimittajien, määrän jne. suhteen.

Hyödyt:

  • ei manuaalista laskunsyöttöä
  • ei paperilaskujen skannausta
  • manuaalikäsittelystä johtuvat virheet vähenevät (tallennus- ja käsittelyvaiheessa)
  • lisäarvopalveluiden tuottaminen (automaattikontrollit)
  • nopea laskun kierrätys
  • helpottaa arkistointia
  • helpottaa arkistojen käyttöä
  • taloudenohjaus pysyy paremmin ajantasaisena
  • kirjanpidon automatisointi laskun tietojen avulla
  • hankintatoimen laskuissa voidaan automatisointia viedä pitkälle, esimerkiksi tarkastaa lasku tilauksen tai sopimuksen tietoihin.

Valtionhallinnossa on laskettu, että yhden paperimuodossa saapuvan ostolaskun käsittelykustannus on manuaalisesti 30 euroa. Sähköistämällä ostolaskujen käsittely päästään 8-10 euroon, kun samalla muutetaan prosessit tukemaan verkkolaskun käsittelyä. Valtio vastaanottaa 2,7 miljoonaa ostolaskua vuodessa, joista kaikki laskut käsitellään jo sähköisesti. Kuntasektori vastaanottaa noin 10 miljoonaa laskua vuodessa (v. 2008), joista noin 75% käsitellään sähköisesti. Kuntasektorilla voidaan verkkolaskuilla saavuttaa huomattavia säästöjä.

1.2 Hyödyt julkishallinnolle laskun lähettäjänä

Laskujen lähettäjän kannalta verkkolaskutus on ennen kaikkea hyvää asiakaspalvelua. Yhä useammat laskujen vastaanottajaorganisaatiot jopa vaativat verkkolaskuja.

Verkkolaskun käyttö vähentää kuitenkin myös laskujen tuottamiseen tarvittavaa käsittelytyötä ja pienentää lähettämisen kuluja. Laskut voidaan arkistoida sähköisesti, mikä helpottaa niiden löytymistä ja pienentää arkistoinnin vaatimaa tilaa ja kustannuksia. Lasku on nopeammin ja turvallisemmin asiakkaalla ja sen käsittelyssä tapahtuu asiakkaalla vähemmän virheitä, jolloin maksunsaanti nopeutuu. Laskutuksen tilaa on myös helpompi seurata, kun tiedot ovat sähköisesti saatavilla. Kirjekuoria ja laskupaperia ei tarvita, jolloin materiaalikustannukset vähenevät.


Hyödyt:

  • nopea laskun välitys
  • materiaalikustannukset vähenevät
  • kasvattaa asiakastyytyväisyyttä
  • manuaaliset työvaiheet vähenevät
  • sähköinen arkistointimahdollisuus
  • virheelliset maksusuoritukset vähenevät
  • laskujen lähettämisen ulkoistamismahdollisuus.

1.3 Hyödyt julkishallinnon asiakkaalle

Merkittävä osa julkishallinnon laskuista lähetetään kuluttajille. Vaikka kuluttaja ei yleisesti ottaen saakaan vastaavia prosessihyötyjä kuin organisaatiot, myös hänelle hyvin toimiva verkkolasku, e-lasku, on etu. Verkkolaskulla kuluttaja voi vähentää postin määrää, koska paperilaskun sijaan voi verkkopankkiin tai muuhun palveluun vastaanottaa verkkolaskun, jossa on samat tiedot kuin paperisessa laskussa. Kuluttaja voi tarkastella tietokonenäytöllään verkkolaskua, halutessaan tallentaa sen omalle koneelleen ja tarvittaessa tulostaa paperille. Palveluissa voi myös arkistoida laskuja sähköisenä. Pankit tarjoavat kuluttajille e-laskun automaattista maksamista, joka on suositeltava vaihtoehto suoraveloituspalvelulle (ks. Liite 4 Verkkolaskutusta käsitteleviä linkkejä Suomessa).

Edut ja hyödyt kuluttajalle:

  • laskut ovat käytettävissä www-selaimella paikka-ja käyttöympäristöriippumattomasti
  • käytön helppous
  • laskut saadaan suoraan verkkopankkiin, jolloin maksu on tehtävissä samassa palvelussa
  • laskut voidaan maksaa annetuilla tiedoilla ilman tietojen syöttämistä
  • tasavertainen kaikille asiakkaille, myös erityisryhmille
  • laskujen arkistointi sähköisesti.