JHS 166 Allmänna avtalsvillkor för IT-upphandlingar inom den offentliga förvaltningen

Bilaga 3. Specialvillkor för beställarens upphandlingar av tillämpningar med annat än öppen källkod (JIT 2015 – Beställarens tillämpningar icke-öppet)

  • Version: 2.0
  • Publicerad: 22.9.2015
  • Giltighetstid: tills vidare

BRUKSANVISNING

Specialvillkor gällande beställarens upphandling av tillämpningsprogram är specialvillkor för beställarens upphandling av tillämpningar med öppen källkod (JIT 2015 – Beställarens tillämpningar öppen källkod), specialvillkor för beställarens upphandlingar av tillämpningar med annat än öppen källkod (JIT 2015 – Beställarens tillämpningar icke-öppet) och specialvillkor för projekt som genomförs med agila metoder (JIT 2015 – Agila metoder). Beställaren ska alltid innan upphandling av tillämpningsprogram omsorgsfullt välja de mest lämpliga specialvillkoren. I vissa fall kan det vara ändamålsenligt att i anbudsbegäran göra det möjligt att lämna anbud enligt olika specialvillkor.

I specialvillkoren gällande beställarens upphandling av tillämpningar avses med beställarens tillämpning ett program eller en del av det som gjorts för beställaren, utökningar, ändringar, tillägg (som anslutningar), konfigureringar och parametrisering av standardprogramvara som görs för beställarens räkning, Tillsammans med beställarens tillämpning kan leveransen även omfatta standardprogramvaror om detta uttryckligen har överenskommits i avtalet.

Avsikten är att dessa avtalsvillkor ska användas vid upphandling av beställarens tillämpning i de fall då beställaren inte kräver att beställarens tillämpning ska licensieras med villkor för öppen källkod. Om beställaren kräver rättigheter enligt öppen källkod ska specialvillkoren för upphandling av beställarens tillämpning med öppen källkod tillämpas (JIT 2015 - Beställarens tillämpningar öppen källkod). Dessa villkor leder till att leverantören ger beställaren en icke öppen, men annars omfattande licens till beställarens tillämpning.

Dessa villkor lämpar sig närmast för upphandling av tillämpningar som realiseras enligt den så kallade vattenfallsmodellen. Som avtalsvillkor för upphandlingar av beställarens tillämpningar som realiseras genom så kallade agila metoder rekommenderas JIT 2015 Specialvillkor för projekt som realiseras med agila metoder (JIT 2015 – Agila metoder).

Beställarens tillämpning ska uppfylla i avtalet angivna krav och specifikationer gällande realiseringen. Avtalsparterna uppmärksammas på att specifikationerna ska uppfylla kraven. Om det i specifikationsfasen framkommer att något krav inte uppfylls eller att det till exempel inte är ändamålsenligt att uppfylla det, ska leverantören informera beställaren om detta och frågan ska behandlas i ett förfarande för ändringshantering.

Beställaren upphandlar ofta en tillämpning så att den byggs upp kring någon standardprogramvara som parametriseras eller kompletteras till att motsvara beställarens krav. Avtalet ska specificera leveransens objekt som består av beställarens tillämpning och standardprogramvaror som eventuellt ingår i leveransen. Även följande saker bör beaktas:

  • Testnings- och godkännandeförfaranden gäller hela leveransens objekt inklusive tillhörande standardprogramvaror. I specialvillkoren gällande upphandling av tillämpningar finns bestämmelser om testnings- och godkännandeförfarandet. Det kan dock vara nödvändigt att i avtalet komma överens om testnings- och godkännandeprocessen mera i detalj. Dokumentation är en väsentlig del av en produkt eller tjänst. Därför ska även dokumentationen granskas i samband med testningen.
  • Om det ingår standardprogramvaror i leveransen ska de specificeras i avtalet. Nyttjanderättigheterna till standardprogramvaror bestäms som utgångspunkt enligt deras egna villkor för nyttjanderättigheter. Nyttjanderättigheterna till standardprogramvaror ska till sitt omfång motsvara de krav som beställaren angivit i anbudsbegäran.
  • Om avtalets objekt är en för beställaren kritisk programvara, är det bra att förbereda sig på att programvarans underhåll upphör eller att programvarans leverantör eventuellt slutar med sin verksamhet. Källkoden och tillhörande dokumentation för programvaror som är viktiga ur beställarens synvinkel kan deponeras hos en oberoende tillhandahållare av källkodsdeponering (escrow-agent) genom att ingå ett separat avtal om källkodsdeponering. Tillhandahållaren av källkodsdeponering bevarar materialet och frigör i en problemsituation källkoden med de villkor som avtalas i deponeringsavtalet. Det bör observeras att källkoden till standardprogram från tredje part i allmänhet inte kan fås eller deponeras ens hos en escrow-agent. I dessa situationer kan källkoden som utgångspunkt deponeras bara för den del av lösningen vars källkod leverantören förfogar över och har rätt att överlåta.

I tillämpningens upphandlingsfas bör man fästa särskild uppmärksamhet på att förebygga uppkomsten av leverantörslåsning genom att särskilt förbereda sig på att lösgöra sig från systemet under dess livscykel eller i slutet av den, samt på de kostnader detta medför. Kostnaderna för att lösgöra sig från systemet bör i allmänhet beaktas i anbudsjämförelsen redan när tillämpningen upphandlas.

Krav gällande användning av öppna gränssnitt bör specificeras redan i anbudsbegäran. I JHS 166-rekommendationens bilaga 9 finns stödmaterial om användningen av öppna gränssnitt.

Denna bruksanvisning utgör inte en del av avtalet.

Avtalets datum och nr:___________________________________Bilaga nr:______

JIT 2015: Specialvillkor för beställarens upphandlingar av tillämpningar med annat än öppen källkod

    1 Tillämpning

(1) Dessa specialvillkor för upphandlingar av beställarens tillämpning med annan licens än för öppen källkod iakttas när upphandlingsenheter inom den offentliga förvaltningen upphandlar beställarens tillämpningar och om det hänvisas till villkoren i avtalet och inte någonting annat har avtalats skriftligen om någon del av dem.

(2) Dessa specialvillkor används tillsammans med de allmänna avtalsvillkoren för IT-upphandlingar inom den offentliga förvaltningen.

    2 Definitioner

Utöver definitionerna för specialvillkoren nedan följs definitionerna i JIT 2015 Allmänna villkor.

utvecklingsmiljö

fikehitysympäristö

en avtalsenlig teknisk plattform som behövs för utveckling av beställarens tillämpning, såsom apparater, programvaror och datakommunikationsförbindelser samt nödvändiga licenser och underhåll av dem

driftsmiljö

fikäyttöympäristö

en teknisk plattform (servrar, systemprogramvara, datakommunikationsförbindelser osv.) där leveransens objekt installeras för provning och produktionsbruk

överlämnande

filuovuttaminen

överlämnande av leveransens objekt till beställaren för godkännandetestning

Även en del av leveransen kan överlämnas för godkännandetestning

specifikationer

fimääritykset

de tekniska och funktionella egenskaper för beställarens tillämpning som avtalsparterna fastställt för objektet baserat på kraven, och som beställaren och leverantörsparterna har avtalat eller avtalar skriftligt

beställarens tillämpning

fitilaajan sovellus

ett program som gjorts för beställaren eller en del av det, utökningar och tillägg (som gränssnitt) i standardprogramvaror som gjorts för beställaren, konfigureringar, parametrisering och andra eventuella program som leverantören levererat som en del av installationen med undantag för standardprogramvaror.

I beställarens tillämpning ingår även dess dokumentation.

standardprogramvara

fivalmisohjelmisto

en programvara eller del av sådan som specificerats som standardprogramvara i avtalet och som är utvecklad av leverantören eller tredje part, samt standardprogramvarans dokumentation

Standardprogramvara kan vara programvara med öppen källkod. En standardprogramvara eller dess dokumentation är inte beställarens tillämpning.

fel

fi virhe

leveransens objekt motsvarar inte avtalade krav och specifikationer eller så fungerar den inte enligt dem

    3 Leverans

(1) Beställarens tillämpningsprogram specificeras i avtalet. Om leveransens objekt innehåller standardprogramvaror ska de och särskilda villkor som eventuellt gäller för dem nämnas i avtalet.

(2) Leveransen omfattar planering, specifikation, genomförande, testning och ibruktagande av beställarens tillämpningsprogram, om det inte har avtalats om något annat. Leveransen kan dessutom inrymma andra uppdrag, såsom uppdrag som hänför sig till datakonvertering och personalutbildning, om det har avtalats om dem i avtalet.

(3) I avtalet kommer parterna överens om leveransfaser, leveranstidplan och nödvändiga resurser.

(4) Det avtalas särskilt om stöd, underhåll och fortsatt utveckling av beställarens tillämpningsprogram.

    4 Testning och godkännande av leveransen

(1) Innan leverantören överlämnar leveransens objekt eller en del av det till beställaren för etapptestning eller testning för godkännande ska leverantören utföra de leverantörstest av leveransens objekt eller en del av det som fastställts i avtalet. Om det inte har avtalats om något annat ska leverantören utföra test enligt sin praxis med det material som beställaren lämnat på förhand. Godkänt test av leverantören är en ovillkorlig förutsättning för att leverantören ska kunna överlämna leveransens objekt eller en del av det till beställaren för att testas för godkännande. Leverantörens testning har genomförts med godkännande när det inte längre uppdagas några fel i testerna som beställaren på välgrundade skäl skulle kunna anse hindra genomförandet av testningen för godkännande. Leverantören meddelar beställaren när leveransens objekt eller en del av det är färdigt för beställarens testning för godkännande och lämnar en redogörelse till beställaren över den testning som genomförts och dess resultat.

(2) Beställaren ska på egen bekostnad se till att den driftsmiljö som behövs vid testningen är avtalsenlig, om det inte har avtalats om något annat. Leverantören överlämnar leveransens objekt för testning för godkännande så att programmet är installerat i en avtalsenlig driftsmiljö i enlighet med leveranstidplanen. Leverantören lämnar beställaren de bruksanvisningar som behövs för leverantörens godkännandetestning samt dokumentationen om leveransens objekt. Leverantören genomför även överenskommen utbildning för beställarens representanter för att utföra ifrågavarande uppgifter.

(3) Beställaren utför testningen för godkännande. Beställaren lämnar på förhand in en testningsplan till leverantören för kommentarer. Testningsplanen är dock inte bindande. Utan att begränsas av den har beställaren rätt att utföra de test som beställaren anser vara nödvändiga. Om det inte har avtalats om något annat har beställaren 30 dagar på sig att utföra testningen för godkännande räknat från det att leverantören skriftligen har meddelat att leveransens objekt eller en överenskommen del av det är klar för testning för godkännande och leverantören har överlåtit leveransens objekt för testning i enlighet med punkt 4(2). Leverantören får inte överlämna leveransens objekt eller en del av det för testning för godkännande före den gemensamt överenskomna tidpunkten, om inte beställaren uttryckligen skriftligt samtycker till detta. Avtalsparterna kan komma överens om att leverantören ska bistå beställaren vid testningen för godkännande.

(4) Om det inte har avtalats om något annat ska beställaren utföra överenskomna etapptestningar inom 7 vardagar efter det att leverantören skriftligen har meddelat att testningen kan påbörjas. Ett etappgodkännande befriar inte leverantören från ansvar för fel som uppdagas i samband med senare etapptestningar och som inte har kunnat och inte heller rimligen borde ha kunnat uppdagas i etapptestningar. Ett etappgodkännande är en förutsättning för att nästa fas ska kunna påbörjas, om det inte har avtalats om något annat.

(5) Leverantören ska utan dröjsmål avhjälpa fel som uppdagats vid testningen för godkännande. Den tid som reserverats för testningen för godkännande förlängs med den tid som leverantören behöver för att avhjälpa felet och som beställaren skäligen behöver för att testa och godkänna avhjälpta fel. Om fel beror på standardprogramvara ska leverantören på sin egen bekostnad och efter sina möjligheter avhjälpa eller låta avhjälpa felet. Om detta inte skäligen är möjligt ska leverantören på sin bekostnad kringgå felet. Om det inte skäligen är möjligt att kringgå felet med allmänt använda åtgärder, kan parterna avtala om tilläggsarbete för att kringgå felet eller så har beställaren rätt till prisavdrag. Om felet är så väsentligt att avtalets syfte inte uppnås till väsentlig del, har beställaren rätt att häva avtalet såvida det inte gäller en standardprogramvara som beställaren krävt.

(6) Beställaren ska utan dröjsmål skriftligen underrätta leverantören om uppdagade fel i tillämpningsprogrammet, dock senast inom 3 arbetsdagar från det att den tid som reserverats för beställarens testning för godkännande har löpt ut.

(7) Leveransens objekt eller en del av det anses vara godkänd om beställaren inte har meddelat om fel inom den tid som nämns i punkt 4(6) eller om beställaren tar leveransens objekt eller en del av det i produktionsbruk.

(8) Obetydliga fel som inte hindrar bruk av leveransens objekt för överenskommet ändamål eller hindrar dess funktion, utgör inte hinder för godkännande. Leverantören är dock skyldig att utan debitering och utan onödigt dröjsmål avhjälpa även fel och brister av detta slag

(9) Vid leveranser till ett fast pris ansvarar båda avtalsparterna för sina egna kostnader som hänför sig till att genomföra testningen för godkännande. Vid timprissatta leveranser ska beställaren betala ersättning för det arbete som leverantören utfört i anslutning till testningar för godkännande, dock så att leverantören svarar för egna kostnader i samband med förnyade testningar efter att eventuella fel åtgärdats.

(10) Om det inte har avtalats om något annat anses leveransen ha ägt rum när leveransens objekt har godkänts och leverantören har fullgjort alla sina avtalsenliga åligganden i fråga om ibruktagandet av produkten eller tjänstens slutresultat.

    5 Organisering och genomförande av leverans

(1) Avtalsparterna tillsätter ett projekt och en ledningsgrupp för det i syfte att fullfölja avtalet och för samarbetet mellan avtalsparterna. Vardera avtalsparten utser sin representant till ledningsgruppen, som övervakar genomförandet av projektet i egenskap av en samarbetsorganisation för avtalsparterna. Ledningsgruppens uppgifter och beslutsrätt slås fast i avtalet och ledningsgruppen samlas på begäran av en avtalspart efter behov och åtminstone efter varje leveransfas. Det förs protokoll över ledningsgruppens möten. Ledningsgruppen kan inte ändra avtalet.

(2) Leverantören tillsätter en projektchef med uppgift att rapportera till ledningsgruppen om projektläget och hur projektet framskrider. De övriga uppgifterna slås fast i avtalet. Båda avtalsparterna ska utse en kontaktperson med uppgift att följa och övervaka att avtalet fullföljs och informera inom den egna organisationen och den andra avtalsparten om frågor i anslutning till avtalets fullgörande. Leverantörens projektchef är leverantörens kontaktperson, om det inte avtalas om något annat. En avtalspart ska i god tid underrätta den andra avtalsparten om att kontaktpersonen byts ut.

(3) Avtalsparterna utser behövliga personalresurser för projektet. I avtalet kan det avtalas om namngivna nyckelpersoner.

(4) Avtalsparterna reserverar för egen del behövliga arbetslokaler och redskap till projektets förfogande.

(5) Avtalsparterna ska medverka till genomförandet av projektet i sådana sammanhang som avtalsparterna kan bestämma eller ha kontroll över. Båda avtalsparterna ska utan dröjsmål fatta de beslut som behövs för genomförandet av projektet.

(6) Om det inte har avtalats om något annat ska leverantören bygga upp beställarens tillämpningsprogram och utföra övriga projektrelaterade arbeten genom att använda leverantörens arbetsmetoder.

(7) Den avtalspart som ansvarar för utvecklingsmiljön sörjer under projektets gång för säkerhetskopior som utgör avtalsobjekt och som gäller leveransens objekt samt kontrollerar att de fungerar.

(8) Leveransprojektet avslutas när leveransens objekt har godkänts och tagits i bruk.

    6 Leverantörens resurser

(1) Leverantören säkerställer för sin del att det finns tillräckligt med personal för leveransen.

(2) Leverantören får inte byta ut i avtalet namngivna nyckelpersoner utan beställarens medgivande av andra orsaker än sådana som leverantören inte kan påverka. Beställaren kan inte neka att lämna sitt medgivande utan grundad anledning. Leverantören ska alltid skriftligen på förhand underrätta beställaren om att en nyckelperson byts ut och utan dröjsmål ersätta nyckelpersonen med en ny person.

(3) Den nya personen ska för sina kunskaper uppfylla avtalade krav.

    7 Garanti

(1) Under garantitiden avhjälper leverantören utan debitering och utan onödigt dröjsmål de fel som uppdagas i leveransens objekt. I avhjälpande ingår också att införa ändringar i dokumentationen motsvarande de ändringar som gjorts.

(2) Garantitiden är 6 månader från godkännandet av beställarens tillämpningsprogram, om det inte har avtalats om något annat. Om beställarens tillämpningsprogram godkänns etappvis, upphör garantitiden för tidigare godkända etapper dock först efter det att det har gått 6 månader från det att hela tillämpningsprogrammet godkändes.

(3) Beställaren har rätt att förutsätta att leverantören för fullgörandet av garantiåtaganden till beställaren före erläggandet av den sista betalningsposten lämnar en sådan säkerhet som beställaren godkänner. Säkerheten ska utgöra 15 procent av det totala avtalspriset inklusive mervärdesskatt och gälla i minst 3 månader efter den avtalsenliga garantitiden. Om fullgörandet av garantiåtaganden försenas, ska leverantören förlänga säkerhetens giltighetstid. Leverantören ansvarar för alla kostnader i samband med säkerheten.

(4) När det gäller standardprogram tillämpas det aktuella standardprogrammets garantivillkor på garantin.

(5) Om fel som uppdagas i leveransens objekt under garantitiden beror på standardprogramvara ska leverantören på sin egen bekostnad och i mån av möjlighet åtgärda eller låta åtgärda felet. Om detta inte skäligen är möjligt ska leverantören på sin bekostnad kringgå felet. Om det inte skäligen är möjligt att kringgå felet med allmänt använda åtgärder, kan parterna avtala om tilläggsarbete för att kringgå felet eller så har beställaren rätt till prisavdrag. Om felet är så väsentligt att avtalets syfte inte uppnås till väsentlig del, har beställaren rätt att häva avtalet såvida det inte gäller en standardprogramvara som beställaren krävt.

(6) Garantin upphör till den del där beställaren utan att detta skriftligt överenskommits med leverantören förändrar beställarens tillämpning eller den specificerade miljön, beställarens tillämpning används för annat än dess användningsändamål eller i strid med anvisningar om dess användningar eller om felet beror på annat än en orsak på leverantörens sida.

    8 Rättigheter

(1) Äganderätten till de datamedier som innehåller de tillämpningsprogram som är objekt för avtalet övergår till beställaren när datamediet har levererats.

(2) Äganderätten och de immateriella rättigheterna till beställarens material hör till beställaren eller en tredje part och överlåts inte till leverantören. Leverantören har rätt att behandla beställarens material endast för ändamål avsedda för fullföljande av avtalet.

(3) Om det inte har avtalats om något annat hör upphovsrätten och de immateriella rättigheterna till beställarens tillämpningsprogram jämte tillhörande dokumentation, med undantag för beställarens material, till leverantören eller en tredje part.

(4) Beställaren har, utan att begränsas av upphovsrätt eller immateriella rättigheter för leverantören eller tredje part, fri rätt att utan tilläggsdebitering själv eller med bistånd av en extern tjänsteproducent

      1. använda beställarens tillämpningsprogram inom sin egen verksamhet
      2. ändra och vidareutveckla beställarens tillämpningsprogram för sitt eget bruk
      3. framställa nya exemplar av beställarens tillämpning för sitt eget bruk
      4. utnyttja material och kunskap som uppstått i samband med utvecklingen av beställarens tillämpning i samband med andra tillämpningar
      5. flytta beställarens tillämpning till en annan plattforms- eller operativsystemsmiljö eller geografisk plats, dock med beaktande av eventuella exportbegränsningar
      6. överlåta nyttjanderättigheter till beställarens tillämpning till tredje parter, om skötseln av beställarens uppgifter eller omorganisationer kräver detta
      7. få besittnings- och nyttjanderätt till maskin- och källkodsversionen av beställarens tillämpning.

När beställaren utövar dessa rättigheter sörjer beställaren för att leverantörens affärshemligheter förblir konfidentiella enligt offentlighetslagen.

(5) Bestämmelserna i punkt 8(4) gäller dock inte standardprogramvaror, om inget annat har avtalats. På användarrättigheter till standardprogramvaror tillämpas de användarrättsvillkor som standardprogrammets tillverkare eller upphovsrättshavare definierat.

(6) Ovan nämnda beställarens rättigheter ändrar eller utvidgar inte garantin eller leverantörens övriga ansvar till den del som gällde för beställarens tillämpning för garanti- eller godkännandevillkor eller andra skyldigheter eller krav i dess ursprungliga miljö.

    9 Leverantörens skyldigheter

(1) Leverantören ansvarar för att beställarens tillämpning och beskrivningarna av det är avtalsenliga och att arbetet utförs med den yrkesskicklighet som uppgiften kräver och med iakttagande av god teknisk sed och kvalitetsnivå.

(2) Leverantören verkar i samråd och rådgör med andra leverantörer och med konsulter som beställaren anlitar, om beställaren begär det. Om det inte har avtalats om något annat har leverantören rätt att debitera för detta tilläggsarbete. Leverantören ska dock på förhand meddela om tilläggsarbetet.

(3) Leverantören ska specificera och planera leveransens objekt så att beställaren kan, med användning av automatiska system på sätt som leverantören specificerat, föra allt beställarens informationsmaterial som tillämpningen lagrat till ett format enligt öppenhetskravet för datamaterialet.

(4) Till dokumentationen för leveransens objekt hör en databeskrivning. Leverantören har inte rätt till separat debitering för att leverera databeskrivningen, om inget annat har avtalats.

(5) Leverantören ska erbjuda ett öppet gränssnitt till leveransens objekt, om det i avtalet har överenskommits om krav på öppet gränssnitt.

    10 Beställarens skyldigheter

(1) Utöver det som i avtalet överenskommits om beställarens uppgifter ska beställaren till leverantören lämna de uppgifter som kan lämnas och som leverantören behöver för att utföra uppgiften. Beställaren ansvarar för de uppgifter, anvisningar och föreskrifter som beställaren lämnat till leverantören.

(2) Beställaren ansvarar för att för sin del utföra de uppgifter som överenskommits i avtalet för beställaren enligt överenskommen tidplan.

    11 Underhåll

(1) Leverantören tillhandahåller separat överenskomna stöd- och underhållstjänster för leveransens objekt. Leverantören förbinder sig att tillhandahålla stöd- och underhållstjänsterna i minst ett års tid från det att beställarens tillämpningsprogram har godkänts.

    12 Källkodsdeponering för standardprogram

(1) Om beställaren kräver det ska leverantören försöka medverka till att källkoden till standardprogramvara som ingår i leveransens objekt tillsammans med de ändringar och tillägg som gjorts för beställaren deponeras hos en opartisk tillhandahållare av deponeringstjänst (escrow agent) så att beställaren får nyttjanderätt till källkoden ifall

      1. innehavaren av rättigheterna till standardprogramvarorna försätts i konkurs eller likvidation
      2. underhåll av leveransens objekt inte kan fås av leverantören, rättsinnehavaren till det aktuella standardprogrammet eller av någon annan tredje part på väsentligen samma villkor som de som leverantören och beställaren har kommit överens om när det gäller underhållet.

    13 Dröjsmål

(1) Om en avtalspart ser att det kommer att uppstå dröjsmål i sin leverans eller förpliktelse eller anser ett dröjsmål vara sannolikt, ska avtalsparten utan dröjsmål underrätta den andra avtalsparten skriftligt om dröjsmålet och hur det påverkar fullgörandet av avtalet. Avtalsparterna kommer vid behov överens om en ny leveranstid.

(2) Om leveransen försenas av orsaker som beror på leverantören, betalar leverantören avtalsvite till beställaren för varje påbörjad sju (7) dagar lång tidsperiod, som leverantören överskrider i avtalet överenskommen leveransdag för leveransen eller en del av den. Vitet för varje ovan nämnd tidsperiod är 0,5 procent av köpeskillingen för leveransens fördröjda objekt. Vitet uppgår dock som högst till 7,5 procent av ifrågavarande pris. Vitets storlek påverkas inte av storleken på den skada som förseningen orsakar. Med försening av produkt eller tjänst likställs sådan försening av dokumentation och uppgifter som hindrar användning.

(3) Leverantören har inte rätt till avtalsvite på grund av beställarens dröjsmål.