JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne

Liite 1. Metatietomalli

  • Versio: 1.0 / 15.1.2015
  • Julkaistu: 14.4.2015
  • Voimassaoloaika: toistaiseksi

Sisällys

  1. 1 Metatiedot
  2. 2 Tiedonohjaussuunnitelman rakenneosien yhteiset metatiedot
  3. 2.1 Identifiointitunnus
  4. 2.2 Tila
  5. 2.3 Rakenneosan versionumero
  6. 2.4 Organisaatio
  7. 2.5 Laatija
  8. 2.6 Laadinta-ajankohta
  9. 2.7 Muokkaaja
  10. 2.8 Muokkausajankohta
  11. 2.9 Hyväksyjä
  12. 2.10 Hyväksyntäajankohta
  13. 2.11 Voimassaolon alkamisajankohta
  14. 2.12 Voimassaolon päättymisajankohta
  15. 3 Tiedonohjaussuunnitelmaa kuvaavat metatiedot
  16. 3.1 Nimeke
  17. 3.2 Yhteystaho
  18. 3.3 Versio
  19. 3.4 Lisätietoja
  20. 4 Luokan metatiedot
  21. 4.1 Tunnus
  22. 4.2 Nimeke
  23. 4.3 Kuvaus
  24. 5 Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot
  25. 5.1 Julkisuusluokka
  26. 5.2 Salassapitoaika
  27. 5.3 Salassapitoperuste
  28. 5.4 Salassapidon laskentaperuste
  29. 5.5 Suojaustaso
  30. 5.6 Turvallisuusluokka
  31. 5.7 Henkilötietoja
  32. 5.8 Säilytysajan pituus
  33. 5.9 Säilytysajan peruste
  34. 5.10 Säilytysajan laskentaperuste
  35. 5.11 Prosessin omistaja
  36. 5.12 Kokoavan prosessitunnuksen lähde
  37. 5.13 Asiasana
  38. 5.14 Käytetty asiasanasto
  39. 5.15 Päätietoryhmä
  40. 5.16 Tietojärjestelmä
  41. 6 Toimenpiteen metatiedot
  42. 6.1 Toimenpiteen tyyppi
  43. 6.2 Kuvaus
  44. 6.3 Käsittelyprosessin tila
  45. 6.4 Tietojärjestelmä
  46. 7 Asiakirjatiedon metatiedot
  47. 7.1 Asiakirjatyyppi
  48. 7.2 Asiakirjatyypin tarkenne
  49. 7.3 Julkisuusluokka
  50. 7.4 Salassapitoaika
  51. 7.5 Salassapitoperuste
  52. 7.6 Salassapidon laskentaperuste
  53. 7.7 Suojaustaso
  54. 7.8 Turvallisuusluokka
  55. 7.9 Henkilötietoja
  56. 7.10 Säilytysajan pituus
  57. 7.11 Säilytysajan peruste
  58. 7.12 Säilytysajan laskentaperuste
  59. 7.13 Asiasana
  60. 7.14 Käytetty asiasanasto
  61. 7.15 Päätietoryhmä
  62. 7.16 Tietojärjestelmä
  63. 7.17 Julkisuusluokan muutos
  64. 7.18 Asiakirjatiedon aiempien versioiden poisto
  65. 7.19 Asiakirjatiedon tallennuspaikka
  66. 7.20 Asiakirjatiedon säilytyspaikka
  67. 8 Metatietojen laajennettavuus
  68. 8.1 Laajennos
  69. 9 Metatietomallin toteuttaminen tiedonohjausjärjestelmässä

1 Metatiedot

Tiedonohjaussuunnitelman rakenne (TOS-rakenne) sisältää valmiit arvojoukot vain niille metatiedoille, jotka on merkitty Pakolliseksi tai Suositeltavaksi.

Arvojoukon Pakolliset-merkintä tarkoittaa, että TOS-rakenteessa (ja skeemassa) on määritelty valmiit arvojoukot, joista jotakin arvoa pitää käyttää kyseisen metatiedon kohdalla.

Arvojoukon Suositeltavat-merkintä tarkoittaa, että TOS-rakenteessa on määritelty valmiit arvojoukot, joista jotakin on suositeltavaa käyttää kyseisen metatiedon kohdalla. Suositeltua arvojoukkoa saa täydentää muilla metatietoarvoilla.

Metatietomallin lopussa on tarkemmin määritelty ja ohjeistettu metatietomallin toteuttamista tiedonohjausjärjestelmässä.

Metatietokortin malli:

Metatieto

Metatiedon nimi

Tekninen tunnus:

Metatiedon tekninen termi skeemassa

Määritelmä:

Kuvaus metatiedon tarkoituksesta

Pakollisuus:

Tieto metatiedon pakollisuudesta tai valinnaisuudesta

Toistettavuus:

Tieto metatiedon toistettavuudesta

Arvojoukko:

Mahdolliset pakolliset tai suositeltavat arvot

Täsmälliset arvot on kirjoitettu kursiivilla, erotuksena selittävälle tekstille.

Käyttö:

Mahdollinen tarkempi ja/tai laajempi ohjeistus metatiedon käytöstä

SÄHKE2:

Viittaus SÄHKE2-metatietomalliin, jos metatiedolla on vastaavuus SÄHKE2-metatietomallissa

2 Tiedonohjaussuunnitelman rakenneosien yhteiset metatiedot

Tiedonohjaussuunnitelman rakenteen yhteisissä metatiedoissa on esitetty sellaiset metatiedot, jotka voidaan toistaa kaikilla rakenneosilla. Yhteisillä metatiedoilla voidaan kertoa mm. kyseisen rakenneosan laatija, hyväksyjä, hyväksynnän ajankohta tai voimassaolo. Yhteiset metatiedot ovat tiedonohjaussuunnitelman ulkoisia metatietoja, joita ei käytetä tiedonohjauksessa eli niitä ei ole tarpeen välittää operatiiviseen tietojärjestelmään.

TOS-rakenne mahdollistaa, että tarvittaessa jokainen rakenneosa voidaan laatia, hyväksyä, ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä erikseen. Siksi yhteiset metatiedot on mahdollista määritellä tarvittaessa tiedonohjaussuunnitelman jokaiselle rakenneosalle erikseen. Mikäli useilla tiedonohjaussuunnitelman rakenneosilla on samat metatietoarvot, ei ole tarkoituksenmukaista toistaa samoja metatietoarvoja jokaisella rakenneosalla, vaan ilmoittaa yhteisistä metatiedoista valinnaiset metatiedot vain TOS-rakenteen ylemmillä tasoilla.

Koko tiedonohjaussuunnitelma on mahdollista jakaa päivittämisen ja ylläpidon näkökulmasta useita TOS-rakenneosia käsittäviksi osakokonaisuuksiksi , esimerkiksi sen mukaan mikä taho vastaa tietyn osan laadinnasta, milloin eri osat otetaan käyttöön tai missä tietojärjestelmissä asiakirjatietoja käsitellään. Jakamalla tiedonohjaussuunnitelma osakokonaisuuksiksi esimerkiksi luokituksen mukaisesti, voidaan mm. tiedonohjausjärjestelmässä Ledonohjaussuunnitelman ( muokkausoikeuksia hallita järkevinä kokonaisuuksina.

Esimerkki: Kun yksittäisen tehtävän alemmilla rakenneosilla (käsittelyprosessin kuvauksella, toimenpiteillä ja asiakirjatyypeillä) on sama laatija, hyväksyjä ja voimassaoloaika kuin itse tehtävällä, nämä tiedot annetaan vain tehtävän tasolla, eikä niitä tarvitse toistaa sitä alemmilla rakenneosilla. Tällöin ko. tehtävä siihen kuuluvan käsittelyprosessin kuvauksen, toimenpiteiden ja asiakirjatyyppien kanssa muodostaa yhden tiedonohjaussuunnitelman osakokonaisuuksista.

TOS-rakenteen xml-skeemassa yhteisiä metatietoja ei ole tarve toistaa alemmilla rakenneosilla, vaan ylempien rakenneosien metatietojen tulkitaan koskevan myös kaikkia alempia rakenneosia.

Tiedonohjaussuunnitelmia laativien organisaatioiden toiminnalliset tarpeet määrittelevät sen miten yksityiskohtaisesti valinnaisia metatietoja tallennetaan tiedonohjaussuunnitelman kullekin rakenneosalle tai millaisiksi osakokonaisuuksiksi tiedonohjaussuunnitelman jaetaan sen päivittämisen ja ylläpidon näkökulmasta.

Tiedonohjaussuunnitelman jokaisella rakenneosalla pitää olla TOS-rakenneosien yhteisissä metatiedoissa pakollisiksi määritellyt metatiedot.

Tiedonohjaussuunnitelman jokaisella rakenneosalla saa esittää valinnaiseksi määritellyt metatiedot.

On suositeltavaa suunnitella tiedonohjausjärjestelmän toiminnallisuudet siten, että tietojärjestelmä tallentaa mahdollisimman automaattisesti metatietoja tiedonohjaussuunnitelman laadinnasta ja ylläpidosta, jolloin käyttäjän ei tarvitse manuaalisesti syöttää ko. metatietoja.

Kaikille rakenneosille pakolliset metatiedot

2.1 Identifiointitunnus

Metatieto

Identifiointitunnus

Tekninen tunnus:

id

Määritelmä:

Rakenneosan identifioiva tunnus

Pakollisuus:

Pakollinen kaikille rakenneosille

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Kullakin TOS-rakenneosalla pitää olla oma yksilöivä tunnus, jonka TOS-järjestelmä tuottaa.

SÄHKE2:

-

Rakenneosien valinnaiset metatiedot

2.2 Tila

Metatieto

Tila

Tekninen tunnus:

TilaKoodi

Määritelmä:

TOS-rakenneosan tilaa kuvaava tieto

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

Luonnos – rakenneosan määrittely on kesken tai sitä ei ole vielä hyväksytty.

Valmis – rakenneosa on määritelty ja hyväksytty, mutta ei vielä oletusmetatietoarvojen lähteenä.

Käytössä – rakenneosa on oletusmetatietoarvojen lähteenä operatiiviselle tietojärjestelmälle

Päivityksessä – rakenneosa on päivitettävänä/muokattavana ja vanha/nykyinen on vielä käytössä.

Ei käytössä – rakenneosa on poistettu käytöstä tilapäisesti tai pysyvästi.

Käyttö:

Tilatieto kertoo missä vaiheessa TOS-rakenneosan tai laajemman osakokonaisuuden määrittely on ja onko se käytössä eli oletusmetatietoarvojen lähteenä operatiiviselle tietojärjestelmälle.

Tiedonohjausjärjestelmä voi muuttaa automaattisesti tilatietoa voimassaolon ajankohtien mukaan, kun määritelty voimassaolon ajankohta saavutetaan. Ks. tarkemmin metatiedot 2.11 ja 2.12.

SÄHKE2:

-

2.3 Rakenneosan versionumero

Metatieto

Rakenneosan versionumero

Tekninen tunnus:

OsaVersio

Määritelmä:

Rakenneosan versionumero

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Numeerinen

Käyttö:

Rakenneosan versionumeroa voidaan käyttää tiedonohjaussuunnitelman yksittäisen rakenneosan tai laajempien osakokonaisuuksien versiointiin. Rakenneosan versionumeroa voi käyttää esim. tiedonohjaussuunnitelman ylläpidon hajauttamisen hallintaan.

Huom! Koko tiedonohjaussuunnitelmalla on erikseen oma versionumero (3.3).

Esim. jokaisella tiedonohjaussuunnitelman osakokonaisuudella voi olla oma versionumero, jolloin näitä osakokonaisuuksia voidaan päivittää ilman, että koko tiedonohjaussuunnitelman versionumero vaihtuu.

Versioinnin sijaan tai sen ohella tiedonohjassuunnitelman muutokset voivat myös tallentua tiedonohjausjärjestelmän lokitietoihin.

Versionumero voidaan välittää operatiiviseen tietojärjestelmään, jonne tallentuu tieto siitä, minkä version mukaan asiakirjatiedon käsittely on tapahtunut.

SÄHKE2:

-

2.4 Organisaatio

Metatieto

Organisaatio

Tekninen tunnus:

OrganisaatioNimi

Määritelmä:

Organisaatio tai organisaatiot, jotka vastaavat TOS-rakenneosasta

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Tiedonohjaussuunnitelman eri rakenneosilla voi olla eri omistajaorganisaatiota, jolloin rakenneosalla ilmoitetaan mikä organisaatio vastaa ko. rakenneosasta.

HUOM! Tässä määritelty organisaatio on vastuussa tiedonohjaussuunnitelmasta tai sen osasta. Tämä organisaatio ei ole välttämättä sama kuin operatiivisessa tietojärjestelmässä asian käsittelystä vastaava organisaatio, jolla on kokonaisvastuu prosessista ja siinä muodostuvien asiakirjatietojen hallinnasta ja säilyttämisestä (vrt. prosessin omistaja -metatieto 5.11).

SÄHKE2:

-

2.5 Laatija

Metatieto

Laatija

Tekninen tunnus:

LaatijaNimi

Määritelmä:

Henkilö, ryhmä tai rooli, joka on vastannut tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan laadinnasta.

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Jos on henkilö, suositellaan nimitiedon esittämistä muodossa ”Sukunimi Etunimi”.

Käyttö:

Laatija -tiedon suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä.

Tiedonohjaussuunnitelman laadintatiedot voidaan tallentaa tiedonohjausjärjestelmässä myös lokitietona, eikä metatietoina tiedonohjaussuunnitelmalle.

SÄHKE2:

-

2.6 Laadinta-ajankohta

Metatieto

Laadinta-ajankohta

Tekninen tunnus:

LaadittuPvm

Määritelmä:

Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan laadinnan ajankohta

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP.

Käyttö:

Laadinta-ajankohdan suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä.

SÄHKE2:

-

2.7 Muokkaaja

Metatieto

Muokkaaja

Tekninen tunnus:

MuokkaajaNimi

Määritelmä:

Henkilö, ryhmä tai rooli, joka on vastannut tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan muokkauksesta

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Jos on henkilö, suositellaan nimitiedon esittämistä muodossa ”Sukunimi Etunimi”.

Käyttö:

Muokkaaja-tiedon suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä.

Tiedonohjausjärjestelmä voi myös tallentaa tietoja tiedonohjaussuunnitelman tai sen rakenneosan muokkauksesta ja muokkaajasta järjestelmän lokitietoihin, eikä

metatietoina tiedonohjaussuunnitelmalle.

SÄHKE2:

-

2.8 Muokkausajankohta

Metatieto

Muokkausajankohta

Tekninen tunnus:

MuokattuPvm

Määritelmä:

Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan viimeisin muokkausajankohta

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP.

Käyttö:

Muokkausajankohdan suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä.

Tiedonohjausjärjestelmä voi myös tallentaa tietoja tiedonohjaussuunnitelman tai sen rakenneosan muokkauksesta ja muokkaajasta järjestelmän lokitietoihin, eikä

metatietoina tiedonohjaussuunnitelmalle.

SÄHKE2:

-

2.9 Hyväksyjä

Metatieto

Hyväksyjä

Tekninen tunnus:

HyvaksyjaNimi

Määritelmä:

Henkilö tai rooli, joka on hyväksynyt tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Jos on henkilö, suositellaan nimitiedon esittämistä muodossa ”Sukunimi Etunimi”

Käyttö:

Hyväksyjä-tiedon suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä.

SÄHKE2:

-

2.10 Hyväksyntäajankohta

Metatieto

Hyväksyntäajankohta

Tekninen tunnus:

HyvaksyttyPvm

Määritelmä:

Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan hyväksyntäajankohta

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP.

Käyttö:

Hyväksyntäajankohdan suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä.

SÄHKE2:

-

2.11 Voimassaolon alkamisajankohta

Metatieto

Voimassaolo alkamisajankohta

Tekninen tunnus:

VoimassaoloAlkaaPvm

Määritelmä:

Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan voimassaoloajan alkamisajankohta

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP.

Käyttö:

Tiedonohjausjärjestelmä voi muuttaa automaattisesti tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan tilatietoa (2.2) voimassaolon alkamispäivämäärään mukaan, jolloin Valmis -tilassa oleva tiedonohjaussuunnitelma tai sen rakenneosa muuttuu Käytössä -tilaan, kun voimassaolon alkamispäivämäärä saavutetaan.

SÄHKE2:

-

2.12 Voimassaolon päättymisajankohta

Metatieto

Voimassaolon päättymisajankohta

Tekninen tunnus:

VoimassaoloPaattyyPvm

Määritelmä:

Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan voimassaoloajan päättymisajankohta

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP.

Käyttö:

Tiedonohjausjärjestelmä voi muuttaa automaattisesti tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan tilatietoa (2.2) voimassaolon päättymispäivämäärään mukaan, jolloin Käytössä -tilassa oleva tiedonohjaussuunnitelma muuttuu Ei käytössä -tilaan, kun voimassaolon päättymispäivämäärä saavutetaan.

SÄHKE2:

-

3 Tiedonohjaussuunnitelmaa kuvaavat metatiedot

Käyttöönotettavalla tiedonohjaussuunnitelmalla pitää olla metatiedot, joilla kerrotaan keskeisiä tunnistetietoja koko tiedonohjaussuunnitelmasta, kuten sen nimeke ja yhteyshenkilö.

Tiedonohjaussuunnitelmaa kuvaavat metatiedot annetaan vain koko tiedonohjaussuunnitelman tasolla.

Tiedonohjaussuunnitelmaa kuvaavat metatiedot eivät ole tiedonohjaukseen käytettävää tietoa, ja siksi niitä ei ole tarpeen välittää ohjaustietona operatiiviseen tietojärjestelmään. Koko tiedonohjaussuunnitelmia kuvaavia metatietoja voidaan täydentää TOS-rakenneosien yhteisillä metatiedoilla.

3.1 Nimeke

Metatieto

Nimeke

Tekninen tunnus:

NimekeTeksti

Määritelmä:

Tiedonohjaussuunnitelman nimeke

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Nimeke kuvaa tiedonohjaussuunnitelman käyttötarkoitusta. Esimerkiksi Onnellisuusviraston asiankäsittelyjärjestelmän TOS.

SÄHKE2:

-

3.2 Yhteystaho

Metatieto

Yhteystaho

Tekninen tunnus:

YhteyshenkiloNimi

Määritelmä:

Henkilö, ryhmä tai rooli, joka toimii tiedonohjaussuunnitelman yhteystahona

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Jos on henkilö, suositellaan nimitiedon esittämistä muodossa ”Sukunimi Etunimi”.

Käyttö:

Voi olla esimerkiksi sama taho kuin tiedonohjaussuunnitelman laatija tai hyväksyjä.

Erityisesti yhteisillä tiedonohjaussuunnitelmilla pitää olla taho, jolta voi tarvittaessa kysyä lisätietoja.

SÄHKE2:

-

3.3 Versio

Metatieto

Versio

Tekninen tunnus:

TosVersio

Määritelmä:

Tiedonohjaussuunnitelman versionumero

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Versioinnin sijaan tiedonohjassuunnitelman muutokset voivat myös tallentua tiedonohjausjärjestelmän lokitietoihin. Koko tiedonohjaussuunnitelmalla tulee kuitenkin olla vähintään annettuna versionumero, vaikka tiedonohjausjärjestelmä ei sitä automaattisesti tallentaisi.

Versionumero voidaan välittää operatiiviseen tietojärjestelmään, jolloin asiakirjatiedon yhteyteen tallentuu tieto siitä, minkä tiedonohjaussuunnitelman version mukaan asiakirjatiedon käsittely on tapahtunut.

SÄHKE2:

-

3.4 Lisätietoja

Metatieto

Lisätietoja

Tekninen tunnus:

LisatiedotTeksti

Määritelmä:

Tiedonohjaussuunnitelman laadintaan, käyttöön, voimassaoloaikaan, ylläpitoon jne. tarkennusta antava lisätieto

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Mikäli tiedonohjaussuunnitelma on usean viranomaisen yhdessä laatima ja ylläpitämä tai määritys ohjaa asiakirjatiedon käsittelyä ja hallintaan useassa tietojärjestelmässä, lisätiedoilla voidaan kuvata tätä tarkemmin.

SÄHKE2:

-

4 Luokan metatiedot

4.1 Tunnus

Metatieto

Tunnus

Tekninen tunnus:

Luokitustunnus

Määritelmä:

Käytettävän luokituksen rakennetta seuraava tunnus, esimerkiksi tehtäväluokituksen tai palveluluokituksen tunnus

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Numeerinen

Käyttö:

Tiedonohjaussuunnitelman runkona käytetään tehtävä- tai palveluluokitusta, jonka perusteella käsittelyprosessin kuvaukset ryhmitellään.

HUOM! Käytettäessä julkisen hallinnon yhteisiä luokituksia, tunnuksena pitää käyttää yhteisen luokituksen mukaista tunnusta.

SÄHKE2:

SÄHKE2 xml-skeemassa: FunctionCode on määritelty pakolliseksi.

4.2 Nimeke

Metatieto

Nimeke

Tekninen tunnus:

NimekeTeksti

Määritelmä:

Luokituksen nimeke, tehtäväluokituksen tai palveluluokituksen nimeke

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Tiedonohjaussuunnitelman runkona käytetään tehtävä- tai palveluluokitusta, jonka perusteella käsittelyprosessin kuvaukset ryhmitellään.

Huom! Käytettäessä julkisen hallinnon yhteisiä luokituksia, nimekkeenä pitää käyttää yhteisen luokituksen mukaista nimekettä.

SÄHKE2:

2.13 Tehtävä

4.3 Kuvaus

Metatieto

Kuvaus

Tekninen tunnus:

LuokitusKuvausTeksti

Määritelmä:

Luokituksen mukaisen luokan laajempi kirjallinen kuvaus, esimerkiksi tehtäväluokan tai palveluluokan laajempi kirjallinen kuvaus

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Kuvataan esimerkiksi sitä, mihin lainsäädäntöön tai normiin tehtävä perustuu. Voi olla mm. viittaus lakiin.

Esimerkki:

Tunnus: 12 01

Tehtävä: Oppilashuolto

Kuvaus: Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013, 9 §

Kuvaus voidaan välittää myös operatiiviseen tietojärjestelmään, jossa sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi käyttäjälle tarjottavana lisätietona luokituksen käytössä.

SÄHKE2:

-

5 Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot

5.1 Julkisuusluokka

Metatieto

Julkisuusluokka

Tekninen tunnus:

JulkisuusluokkaKoodi

Määritelmä:

Käsittelyprosessin kuvauksen julkisuusluokka

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Pakolliset:

Julkinen

Osittain salassa pidettävä

Salassa pidettävä

Ei-julkinen

Käyttö:

Käsittelyprosessin kuvauksen julkisuusluokka määrittää operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian oletusarvoisen julkisuusluokan.

Käsittelyprosessin kuvaus merkitään tiedonohjaussuunnitelmaan salassa pidettäväksi silloin, kun operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian tiedot (metatiedot) on tarpeen määritellä salassa pidettäviksi. Tiedonohjaussuunnitelmaa laadittaessa on hyvä huomioida, että asia ei välttämättä ole salassa pidettävä, vaikka kaikki siihen liittyvät asiakirjatiedot olisivat salassa pidettäviä.

”Ei-julkinen” ei ole asian lopullinen julkisuusluokka, vaan ”Ei-julkinen” -arvoa käytetään ainoastaan sellaisissa tapauksissa, joissa asia tulee julkiseksi jossain käsittelyprosessin vaiheessa tai käsittelyprosessin päätyttyä.

SÄHKE2:

2.6.1 Julkisuusluokka

5.2 Salassapitoaika

Metatieto

Salassapitoaika

Tekninen tunnus:

SalassapitoaikaArvo

Määritelmä:

Käsittelyprosessin kuvauksen salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna)

Pakollisuus:

Pakollinen, jos salassa pidettävä (ei pakollinen skeemassa)

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

25

50

100

Käyttö:

Salassapitoaika perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin

SÄHKE2:

2.6.2 Salassapitoaika

5.3 Salassapitoperuste

Metatieto

Salassapitoperuste

Tekninen tunnus:

SalassapitoPerusteTeksti

Määritelmä:

Tieto siitä mihin käsittelyprosessin kuvauksen salassapito perustuu

Pakollisuus:

Pakollinen, jos salassa pidettävä (ei pakollinen skeemassa)

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) 24.1 § 9 kohta

Käyttö:

Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin.

SÄHKE2:

2.6.4 Salassapitoperuste

5.4 Salassapidon laskentaperuste

Metatieto

Salassapidon laskentaperuste

Tekninen tunnus:

SalassapidonLaskentaperusteTeksti

Määritelmä:

Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä käsittelyprosessin kuvauksen salassapitoajan laskennan alkamisen

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

Asian ratkaisu

Käyttö:

Mikäli salassapitoajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu arvo kuin tässä on määritelty, on suositeltavaa määritellä koneellisesti tunnistettavissa oleva tapahtuma tai arvo, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä ko. tiedon syöttämistä manuaalisesti.

Salassapitoajan laskentaperuste voi tulla myös operatiivisesta tietojärjestelmästä, minkä vuoksi se ei ole pakollinen tiedonohjaussuunnitelmassa.

SÄHKE2:

-

5.5 Suojaustaso

Metatieto

Suojaustaso

Tekninen tunnus:

SuojaustasoKoodi

Määritelmä:

Käsittelyvaatimuksia osoittava käsittelyprosessin kuvauksen suojaustasomerkintä

Pakollisuus:

Valinnainen

Tositettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Pakolliset valtiolle:

ST I – Suojaustaso 1, jos asiaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle.

ST II – Suojaustaso 2, jos asiaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle.

ST III – Suojaustaso 3, jos asiaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle.

ST IV – Suojaustaso 4, jos asiaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa haittaa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle.

Käyttö:

Salassa pidettävät tiedot voidaan luokitella sen mukaan, minkälaisia tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia niiden käsittelyssä on tarpeen noudattaa.

Käsittelyprosessin kuvauksen suojaustaso määrittää operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian oletusarvoisen suojaustason.

Operatiivisessa tietojärjestelmässä käsiteltävän asian tiedot eivät välttämättä sisällä suojaustasoa vaativaa tietoa, vaikka siihen liittyvät asiakirjatiedot vaatisivat suojaustason.

Suojaustason käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010.

SÄHKE2:

2.6.5 Suojaustaso

5.6 Turvallisuusluokka

Metatieto

Turvallisuusluokka

Tekninen tunnus:

TurvallisuusluokkaKoodi

Määritelmä:

Käsittelyvaatimuksia osoittava käsittelyprosessin kuvauksen turvallisuusluokkamerkintä

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Pakolliset valtiolle:

ERITTÄIN SALAINEN – suojaustasoon I kuuluva asia

SALAINEN – suojaustasoon II kuuluva asia

LUOTTAMUKSELLINEN – suojaustasoon III kuuluva asia

KÄYTTÖ RAJOITETTU – suojaustasoon IV kuuluva asia

Käyttö:

Jos tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muulle yleiselle edulle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin 2 ja 7–10 kohdassa tarkoitetulla tavalla, salassa pidettävän tiedon suojaustasoa koskevan merkinnän yhteyteen tai sen sijasta voidaan tehdä erityinen turvallisuusluokitusmerkintä.

Käsittelyprosessin kuvauksen turvallisuusluokka määrittää operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian oletusarvoisen turvallisuusluokan.

Operatiivisessa tietojärjestelmässä käsiteltävän asian tiedot eivät välttämättä sisällä turvallisuusluokiteltavaa tietoa, vaikka kaikki siihen liittyvät asiakirjatiedot olisivat turvallisuusluokiteltavia.

Turvallisuusluokan käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010.

SÄHKE2:

2.6.6 Turvallisuusluokka

5.7 Henkilötietoja

Metatieto

Henkilötietoja

Tekninen tunnus:

HenkilotietoluonneKoodi

Määritelmä:

Käsittelyprosessin kuvauksen sisältämien henkilötietojen luokitus

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Pakolliset:

Ei sisällä henkilötietoja

Sisältää henkilötietoja

Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja

Käyttö:

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi (Henkilötietolaki 523/1999, 3 §, 1 momentti).

Arkaluonteiset henkilötiedot on määritelty henkilötietolain (523/1999) 11 §:ssä.

Käsittelyprosessin kuvauksen henkilötietoluonne määrittää operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian oletusarvoisen henkilötietoluonteen.

Käsittelyprosessin kuvaus voidaan merkitä sisältävän henkilötietoja silloin, kun operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian metatiedot sisältävät henkilötietoja, esimerkiksi henkilötunnuksia tai arkaluonteisia henkilötietoja.

Esimerkki: Sähköisen asioinnin kautta vireille tulevassa hakemusasiassa asiakkaan nimi ja henkilötunnus tulevat automaattisesti asian nimeke -kenttään, jolloin asian tiedot sisältävät oletusarvoisesti henkilötietoja, mikä tulee huomioida tiedonohjaussuunnitelmassa.

SÄHKE2:

2.6.7 Henkilötietoja

5.8 Säilytysajan pituus

Metatieto

Säilytysajan pituus

Tekninen tunnus:

SailytysajanPituusArvo

Määritelmä:

Käsittelyprosessin kuvauksen säilytysajan pituus vuosina

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

0 (ei säilytetä)

3

6

10

20

50

120

-1 (pysyvä säilytys)

Säilytysaika ”0” tarkoittaa, ettei asiaa säilytetä. Tällöin säilytysajan laskentaperusteena olevan tapahtuma (X.X) siirtää asian hävitettäväksi.

Esimerkki: Jos säilytysajan laskentaperusteeksi on määritelty asian siirtäminen säilytysjärjestelmään ja asian säilytysajaksi on määritelty ”0”, siirtyy asia heti hävitettäväksi, kun asia päätetään.

Käyttö:

Säilytysajan pituus on suositeltavaa periyttää käsittelyprosessin kuvaukselta kaikille siihen kuuluville asiakirjatyypeille.

SÄHKE2:

2.11.1 Säilytysajan pituus

5.9 Säilytysajan peruste

Metatieto

Säilytysajan peruste

Tekninen tunnus:

SailytysajanPerusteTeksti

Määritelmä:

Käsittelyprosessin kuvauksen säilytysajan peruste

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Säilytysajan peruste voidaan periyttää yhdessä säilytysajan pituuden kanssa käsittelyprosessin kuvaukselta kaikille siihen kuuluville asiakirjatyypeille.

Säilytysaika voi perustua mm. lakiin, määräyksen tai olla organisaation oma päätös, jolloin säilytysaika on määritelty organisaation arkistonmuodostussuunnitelmassa. Pysyvä säilytys perustuu arkistolaitoksen päätökseen, ellei pysyvästä säilytyksestä ole määrätty erityislaissa.

SÄHKE2:

2.11.2 Säilytysajan peruste

5.10 Säilytysajan laskentaperuste

Metatieto

Säilytysajan laskentaperuste

Tekninen tunnus:

SailytysajanLaskentaperusteTeksti

Määritelmä:

Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä asian säilytysajan laskennan alkamisen

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

Asian lopullinen ratkaisu

Säilytysjärjestelmään siirto

Käyttö:

Mikäli säilytysajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu arvo kuin tässä on määritelty, on suositeltavaa määritellä koneellisesti tunnistettavissa oleva tapahtuma tai arvo, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti.

Säilytysajan laskentaperuste on suositeltavaa periyttää käsittelyprosessin kuvaukselta kaikille siihen kuuluville asiakirjatyypeille.

Säilytysajan laskentaperuste voi tulla myös operatiivisesta tietojärjestelmästä, minkä vuoksi se ei ole pakollinen tiedonohjaussuunnitelmassa.

SÄHKE2:

-

5.11 Prosessin omistaja

Metatieto

Prosessin omistaja

Tekninen tunnus:

ProsessinOmistajaNimi

Määritelmä:

Tieto siitä mikä taho omistaa kokonaisuudessaan operatiivisessa tietojärjestelmässä muodostuvan käsittelyprosessin

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Prosessin omistaja -tietoa käytetään erityisesti monitoimijaprosesseissa, joissa on tarpeen ilmoittaa millä taholla on kokonaisvastuu prosessista (operatiivisessa tietojärjestelmässä) ja siinä muodostuvien asiakirjatietojen hallinnasta ja säilyttämisestä.

HUOM! Prosessin omistaja -tietoa ei pidä sekoittaa organisaatio-metatietoon (2.4), jolla tarkoitetaan tiedonohjaussuunnitelmasta tai sen osasta vastaavaa tahoa.

SÄHKE2:

-

5.12 Kokoavan prosessitunnuksen lähde

Metatieto

Kokoavan prosessitunnuksen lähde

Tekninen tunnus:

KokoavanProsessitunnuksenLahdeTeksti

Määritelmä:

Tieto siitä mitä käytetään kokoavana prosessitunnuksena

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Esimerkiksi:

asian avaavan organisaation asianumero

yhteinen asianumero, joka saadaan asian vireille saattavasta järjestelmästä

julkisen hallinnon yhteinen asianumero

Käyttö:

Etenkin monitoimijaprosesseissa ilmaistaan tieto siitä, mitä tunnusta käytetään prosessin kaikissa vaiheissa yhteisenä prosessitunnuksena.

SÄHKE2:

-

5.13 Asiasana

Metatieto

Asiasana

Tekninen tunnus:

AsiasanaTeksti

Määritelmä:

Käsittelyprosessin kuvauksen asiasanat

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käytetyt asiasanat perustuvat asiasanastoon (esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA).

Käyttö:

Käsittelyprosessin kuvauksen asiasanat tulevat operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian asiasanoiksi.

Asiasanoja käytetään ennen muuta helpottamaan tulevaa tiedonhakua. Tiedonohjaussuunnitelmaan määriteltyjä asiasanoja voidaan täydentää tai muokata myöhemmin operatiivisessa tietojärjestelmässä. Asiasanat voidaan myös antaa vasta operatiivisessa tietojärjestelmässä.

SÄHKE2:

2.1 Aihe

5.14 Käytetty asiasanasto

Metatieto

Käytetty asiasanasto

Tekninen tunnus:

AsiasanastoTeksti

Määritelmä:

Tieto siitä minkä asiasanaston mukaisia termejä käytetään

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA.

Käyttö:

On suositeltavaa määritellä mihin asiasanastoon kukin asiasana kuuluu.

SÄHKE2:

2.1 Aihe

5.15 Päätietoryhmä

Metatieto

Päätietoryhmä

Tekninen tunnus:

PaatietoryhmatTeksti

Määritelmä:

Tietoarkkitehtuurissa määritelty päätietoryhmä

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Tietoarkkitehtuurikuvauksissa organisaation ydintiedot voidaan määritellä päätietoryhmittäin. Tiedonohjaussuunnitelmassa voidaan kuvata käsittelyprosessin kuvaukselle mitä päätietoryhmiä se hyödyntää (esim. syötteenä) tai tuottaa prosessissa.

Päätietoryhmä sitoo tiedonohjausta muihin julkisen hallinnon vakiintuneisiin tai vakiintumassa oleviin luokittelukäytäntöihin.

Tiedonohjaussuunnitelmiin määriteltävät päätietoryhmien kuvaukset eivät korvaa organisaatiossa laadittavia arkkitehtuurikuvauksia, mutta tiedonohjaussuunnitelman tietoja voidaan hyödyntää kuvausten laadinnassa.

SÄHKE2:

-

5.16 Tietojärjestelmä

Metatieto

Tietojärjestelmä

Tekninen tunnus:

TietojarjestelmaNimi

Määritelmä:

Käsittelyprosessiin liittyvä tietojärjestelmä, joka hyödyntää tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan oletusmetatietoarvoja tiedonohjauksessa.

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Tiedonohjaussuunnitelmaan kuuluvia käsittelyprosesseja voidaan käsitellä useissa eri tietojärjestelmissä, jolloin tällä metatiedolla ilmoitetaan missä tietojärjestelmässä ko. käsittelyprosessia käsitellään.

SÄHKE2:

-

6 Toimenpiteen metatiedot

6.1 Toimenpiteen tyyppi

Metatieto

Toimenpiteen tyyppi

Tekninen tunnus:

ToimenpideLuokka

Määritelmä:

Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Käsittelyprosessin kuvauksen on suositeltavaa sisältää seuraavat käsittelyvaiheet, jotka

kuvataan tiedonohjaussuunnitelmaan toimenpiteinä. Näistä käsittelyvaiheista saa kuitenkin poiketa silloin, kun erityislaki tai käsittelyprosessin kuvauksen luonne edellyttää poikkeavien toimenpiteiden käyttöä.

ohjaus

vireilletulo

valmistelu

päätöksenteko

tiedoksianto

toimeenpano

muutoksenhaku

seuranta

Käyttö:

Käsittelyprosessin kuvausta saa täydentää muilla toimenpiteillä, kun käsittelyprosessin kuvaus halutaan laatia tarkemmalla tasolla. Tällöin muut toimenpiteet täydentävät määriteltyjä käsittelyvaiheita.

SÄHKE2:

5.6 Tyyppi

6.2 Kuvaus

Metatieto

Kuvaus

Tekninen tunnus:

ToimenpiteenKuvausTeksti

Määritelmä:

Toimenpiteen tyypin tarkempi kuvaus

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Toimenpiteen tyypin kuvauksella voidaan tarkentaa mitä menettelytapavaatimuksia siihen liittyy.

Esimerkki: Jos käsittelyprosessi on määritelty tarkasti lainsäädännössä, voidaan toimenpiteen kuvauksessa viitata tiettyyn lainkohtaan.

Esimerkki: Toimenpiteen ”muutoksenhaku” yhteydessä voidaan tarkentaa mitä on säädetty muutoksenhakuajasta.

SÄHKE2:

5.2 Kuvaus

6.3 Käsittelyprosessin tila

Metatieto

Käsittelyprosessin tila

Tekninen tunnus:

KäsittelyprosessinTilaTeksti

Määritelmä:

Käsittelyprosessin tilaa ilmaiseva tieto

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat arvot. Suluissa on esitetty vastaavuus toimenpiteiden arvoihin (6.1.)

Avattu

Vireillä (vireilletulo)

Valmistelussa (valmistelu)

Ratkaistu (päätöksenteko)

Toimitettu tiedoksi (tiedoksianto)

Toimeenpantavana (toimeenpano)

Muutoksenhaku (muutoksenhaku)

Seurannassa (seuranta)

Päätetty

Avattu uudelleen

Siirretty

Hävitetty

Organisaatio voi käyttää suositeltujen arvojen ohella omien prosessien kannalta soveliaampia arvoja tai lisätä listaan omassa käytössä tarvittavia arvoja.

Käyttö:

Käsittelyprosessille on mahdollista määritellä erilaisia tilatietoja, jotka sidotaan aina toimenpiteeseen siten, että toimenpiteen muutos johtaa tilatiedon vaihtumiseen.

Esimerkki: Tiedonohjaussuunnitelmassa vireille saattaminen -toimenpiteelle on määritelty tila ”vireillä”, jolloin operatiivisessa tietojärjestelmässä ”vireille saattaminen” -toimenpiteen tekeminen muuttaa käsittelyprosessin tilaksi ”vireillä”.

SÄHKE2:

-

6.4 Tietojärjestelmä

Metatieto

Tietojärjestelmä

Tekninen tunnus:

TietojarjestelmaNimi

Määritelmä:

Toimenpiteeseen liittyvä tietojärjestelmä, joka hyödyntää tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan oletusmetatietoarvoja tiedonohjauksessa

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Käsittelyprosessi voi jakaantua useaan eri tietojärjestelmään, jolloin metatiedolla ilmoitetaan missä tietojärjestelmässä ko. toimenpide tehdään.

SÄHKE2:

-

7 Asiakirjatiedon metatiedot

7.1 Asiakirjatyyppi

Metatieto

Asiakirjatyyppi

Tekninen tunnus:

AsiakirjaluokkaTeksti

Määritelmä:

Asiakirjatiedon luonnetta käyttötarkoituksen, tietosisällön tai rakenteen mukaan kuvaava tieto

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

Aloite

Asetus

Ehdotus

Esitys

Esityslista

Hakemus

Ilmoitus

Julkaisu

Kannanotto

Kantelu

Kartta

Kertomus

Kirje

Kutsu

Kuulutus

Kuva

Laki

Lasku

Lausunto

Lausuntopyyntö

Liite

Luettelo

Lupa

Mietintö

Muistio

Määräys

Nimittämiskirja

Ohje

Ohjelma

Oikaisuvaatimus

Ote

Piirustus

Pyyntö

Päätös

Pöytäkirja

Raportti

Seloste

Selvitys

Sopimus

Strategia

Suositus

Suunnitelma

Talousarvio

Tarjous

Tarjouspyyntö

Teos

Tiedote

Tilasto

Tilaus

Tilinpäätös

Todistus

Tosite

Valitus

Valtakirja

Vastine

Yhteenveto

Asiakirjatyypit ilmaistaan aina yksikkömuodossa.

Käyttö:

Asiakirjatyyppien listaus on suositeltavaa sovittaa omaan käyttöön rajaamalla siitä käytettävät asiakirjatyypit sekä tarpeen mukaan laajentamalla käytettävien asiakirjatyyppien luetteloa muilla asiakirjatyypeillä.

SÄHKE2:

2.15 Tyyppi

7.2 Asiakirjatyypin tarkenne

Metatieto

Asiakirjatyypin tarkenne

Tekninen tunnus:

AsiakirjaluokkaTarkenneTeksti

Määritelmä:

Tarkentaa asiakirjatyyppi -tietoa

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Asiakirjatyypin tarkennetta käytetään kuvaamaan asiakirjatiedon käyttötarkoitusta asiakirjatyyppiä tarkemmalla tasolla.

Esimerkki: Asiakirjatyyppi on ”päätös” ja asiakirjatyypin tarkenne kertoo minkä tyyppisestä päätöksestä on kyse, esim. ”maksatuspäätös”.

Asiakirjatyyppien ja niiden tarkenteiden käytössä kannattaa pitäytyä mahdollisimman yleisellä tasolla, jotta tiedonohjaussuunnitelma pysyy helpommin hallittavissa. On myös hyvä arvioida mikä on operatiivisen tietojärjestelmän käyttäjien kannalta riittävän yksiselitteinen asiakirjatyyppi.

Tarkenteiden käytöllä voidaan myös tukea organisaation tilastointi- ja raportointitarpeita.

SÄHKE2:

-

7.3 Julkisuusluokka

Metatieto

Julkisuusluokka

Tekninen tunnus:

JulkisuusluokkaKoodi

Määritelmä:

Asiakirjatiedon julkisuusluokka

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Pakolliset:

Julkinen

Osittain salassa pidettävä

Salassa pidettävä

Ei-julkinen

Käyttö:

”Ei-julkinen” ei ole asiakirjatiedon lopullinen julkisuusluokka, vaan ”Ei-julkinen” -arvoa käytetään ainoastaan sellaisissa tapauksissa, joissa asiakirjatieto tulee julkiseksi jossain käsittelyprosessin vaiheessa tai käsittelyprosessin päätyttyä.

Jos asiakirjatyyppi merkitään tiedonohjaussuunnitelmassa ”Ei-julkiseksi”, on suositeltavaa kuvata tiedonohjaussuunnitelmassa myös julkisuusluokan muutos (7.18), jotta ”Ei-julkinen” ei jää asiakirjatiedon lopulliseksi metatietoarvoksi.

SÄHKE2:

2.6.1 Julkisuusluokka

7.4 Salassapitoaika

Metatieto

Salassapitoaika

Tekninen tunnus:

SalassapitoAikaArvo

Määritelmä:

Asiakirjatiedon salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna)

Pakollisuus:

Pakollinen, jos salassa pidettävää

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

25

50

100

Käyttö:

Salassapitoaika perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin.

SÄHKE2:

2.6.2 Salassapitoaika

7.5 Salassapitoperuste

Metatieto

Salassapitoperuste

Tekninen tunnus:

SalassapitoPerusteTeksti

Määritelmä:

Tieto siitä mihin asiakirjatiedon salassapito perustuu

Pakollisuus:

Pakollinen, jos salassa pidettävää

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) 24.1 § 9 kohta.

Käyttö:

Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin.

SÄHKE2:

2.6.4 Salassapitoperuste

7.6 Salassapidon laskentaperuste

Metatieto

Salassapidon laskentaperuste

Tekninen tunnus:

SalassapidonLaskentaperusteTeksti

Määritelmä:

Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä salassapitoajan laskennan alkamisen

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

Asian ratkaisu

Asiakirjan päivämäärä

Asiakirjan valmistuminen

Asiakirjan saapumisajankohta

Käyttö:

Mikäli salassapitoajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu arvo kuin tässä on määritelty, on suositeltavaa määritellä koneellisesti tunnistettavissa oleva tapahtuma tai arvo, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti.

Salassapitoajan laskentaperuste voi tulla myös operatiivisesta tietojärjestelmästä, minkä vuoksi se ei ole pakollinen tiedonohjaussuunnitelmassa.

SÄHKE2:

-

7.7 Suojaustaso

Metatieto

Suojaustaso

Tekninen tunnus:

SuojaustasoKoodi

Määritelmä:

Asiakirjatiedon käsittelyvaatimuksia osoittava suojaustaso

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Pakolliset valtiolle:

ST I – Suojaustaso 1, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle.

ST II – Suojaustaso 2, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle.

ST III – Suojaustaso 3, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle.

ST IV – Suojaustaso 4, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa haittaa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle.

Käyttö:

Salassa pidettävät asiakirjatiedot tai niihin sisältyvät tiedot voidaan luokitella sen mukaan, minkälaista tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia niiden käsittelyssä on tarpeen noudattaa.

Suojaustason käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010.

SÄHKE2:

2.6.5 Suojaustaso

7.8 Turvallisuusluokka

Metatieto

Turvallisuusluokka

Tekninen tunnus:

TurvallisuusluokkaKoodi

Määritelmä:

Asiakirjatiedon turvallisuusluokkamerkintä

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Pakolliset valtiolle:

ERITTÄIN SALAINEN – suojaustasoon I kuuluva asiakirja

SALAINEN – suojaustasoon II kuuluva asiakirja

LUOTTAMUKSELLINEN – suojaustasoon III kuuluva asiakirja

KÄYTTÖ RAJOITETTU – suojaustasoon IV kuuluva asiakirja

Käyttö:

Jos asiakirjatiedon tai siihen sisältyvän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muulle yleiselle edulle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin 2 ja 7–10 kohdassa tarkoitetulla tavalla, salassa pidettävän asiakirjan suojaustasoa koskevan merkinnän yhteyteen tai sen sijasta voidaan tehdä erityinen turvallisuusluokitusmerkintä.

Turvallisuusluokan käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010.

SÄHKE2:

2.6.6 Turvallisuusluokka

7.9 Henkilötietoja

Metatieto

Henkilötietoja

Tekninen tunnus:

HenkilotietoluonneKoodi

Määritelmä:

Asiakirjatiedon sisältämien henkilötietojen luokitus

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Pakolliset:

Ei sisällä henkilötietoja

Sisältää henkilötietoja

Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja

Käyttö:

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi (Henkilötietolaki 523/1999, 3 §, 1 momentti).

Arkaluonteiset henkilötiedot on määritelty henkilötietolain (523/1999) 11 §:ssä.

SÄHKE2:

2.6.7 Henkilötietoja

7.10 Säilytysajan pituus

Metatieto

Säilytysajan pituus

Tekninen tunnus:

SailytysajanPituusArvo

Määritelmä:

Asiakirjatiedon säilytysajan pituus vuosina

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

0 (ei säilytetä)

3

6

10

20

50

120

-1 (pysyvä säilytys)

Säilytysaika”0” tarkoittaa, ettei asiakirjaa säilytetä. Tällöin säilytysajan laskentaperusteena oleva tapahtuma (7.12) siirtää asiakirjan hävitettäväksi.

Esimerkki: Jos säilytysajan laskentaperusteeksi on määritelty asian päättäminen ja asiakirjan säilytysajaksi on määritelty ”0”, siirtyy asiakirja heti hävitettäväksi, kun asia päätetään.

Käyttö:

Säilytysajan pituus on suositeltavaa määritellä tiedonohjaussuunnitelmaan käsittelyprosessin kuvaukselle, jolloin kaikille siihen kuuluville asiakirjatyypeille voidaan periyttää sama säilytysaika.

Säilytysaikatietoja täytyy mahdollisesti asiakirjatyyppikohtaisesti muuttaa, jos erityislaki määrää yksittäisten asiakirjojen säilyttämis- tai poistamisvelvollisuuksista.

TOS-rakenteen XML-skeema edellyttää, että myös asiakirjatyypeille on määritelty säilytysaika, mutta tiedonohjausjärjestelmässä käsittelyprosessin kuvaukselle määritelty säilytysaika voi automaattisesti periytyä siihen kuuluvien asiakirjatyyppien säilytysajaksi.

SÄHKE2:

2.11.1 Säilytysajan pituus

7.11 Säilytysajan peruste

Metatieto

Säilytysajan peruste

Tekninen tunnus:

SailytysajanPerusteTeksti

Määritelmä:

Asiakirjatiedon säilytysajan peruste

Pakollisuus:

Pakollinen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Säilytysaika voi mm. perustua lakiin tai Valtiokonttorin määräykseen kirjanpitoaineistojen säilytysajoista, tai olla organisaation oma päätös. Tällöin säilytysaika on määritelty organisaation arkistonmuodostussuunnitelmassa. Pysyvä säilytys perustuu arkistolaitoksen päätökseen, ellei pysyvästä säilytyksestä ole määrätty erityislainsäädännöllä.

Säilytysajan peruste on suositeltavaa määritellä yhdessä säilytysajan pituuden kanssa tiedonohjaussuunnitelmaan käsittelyprosessin kuvaukselle, jolloin kaikille siihen kuuluville asiakirjatyypeille voidaan periyttää sama säilytysajan pituus ja peruste.

TOS-rakenteen XML-skeema edellyttää, että myös asiakirjatyypeille on määritelty säilytysajan peruste, mutta tiedonohjausjärjestelmässä käsittelyprosessin kuvaukselle määritelty säilytysajan peruste voi automaattisesti periytyä siihen kuuluvien asiakirjatyyppien säilytysajan perusteeksi.

SÄHKE2:

2.11.2 Säilytysajan peruste

7.12 Säilytysajan laskentaperuste

Metatieto

Säilytysajan laskentaperuste

Tekninen tunnus:

SailytysajanLaskentaperusteTeksti

Määritelmä:

Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä asiakirjatiedon säilytysajan laskennan alkamisen

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Ei toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

Asian lopullinen ratkaisu

Asiakirjan päivämäärä

Säilytysjärjestelmään siirto

Käyttö:

Mikäli säilytysajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu arvo kuin tässä on määritelty, on suositeltavaa määritellä koneellisesti tunnistettavissa oleva tapahtuma tai arvo, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti.

Säilytysajan laskentaperuste voi tulla myös operatiivisesta tietojärjestelmästä, minkä vuoksi se ei ole pakollinen tiedonohjaussuunnitelmassa.

SÄHKE2:

-

7.13 Asiasana

Metatieto

Asiasana

Tekninen tunnus:

AsiasanaTeksti

Määritelmä:

Asiakirjatiedon asiasanat

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käytetyt asiasanat perustuvat asiasanastoon (esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA).

Käyttö:

Asiasanoja käytetään ennen muuta helpottamaan tulevaa tiedonhakua. Tiedonohjaussuunnitelmaan määriteltyjä asiasanoja voidaan myöhemmin täydentää tai muokata operatiivisessa tietojärjestelmässä.

SÄHKE2:

2.1 Aihe

7.14 Käytetty asiasanasto

Metatieto

Käytetty asiasanasto

Tekninen tunnus:

AsiasanastoTeksti

Määritelmä:

Tieto siitä minkä asiasanaston mukaisia termejä käytetään

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA.

Käyttö:

SÄHKE2:

2.1 Aihe

7.15 Päätietoryhmä

Metatieto

Päätietoryhmä

Tekninen tunnus:

PaatietoryhmatTeksti

Määritelmä:

Tietoarkkitehtuurissa määritelty päätietoryhmä asiakirjatiedolle

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Tietoarkkitehtuurikuvauksissa organisaation ydintiedot voidaan määritellä päätietoryhmittäin. Tiedonohjaussuunnitelmaan voidaan kuvata asiakirjatiedoille mihin päätietoryhmiin ne kuuluvat.

Päätietoryhmä sitoo tiedonohjausta muihin julkisen hallinnon vakiintuneisiin tai vakiintumassa oleviin luokittelukäytäntöihin.

Tiedonohjaussuunnitelmiin määriteltävät päätietoryhmien kuvaukset eivät korvaa organisaatiossa laadittavia arkkitehtuurikuvauksia, mutta tiedonohjaussuunnitelman tietoja voidaan hyödyntää kuvausten laadinnassa.

SÄHKE2:

-

7.16 Tietojärjestelmä

Metatieto

Tietojärjestelmä

Tekninen tunnus:

TietojarjestelmaNimi

Määritelmä:

Asiakirjatietoon liittyvä tietojärjestelmä, joka hyödyntää tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan oletusmetatietoarvoja tiedonohjauksessa

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Käsittelyprosessi voi jakaantua useaan eri tietojärjestelmään, jolloin metatiedolla ilmoitetaan missä tietojärjestelmässä ko. asiakirjatietoa käsitellään.

SÄHKE2:

-

Käsittelysäännöt

7.17 Julkisuusluokan muutos

Metatieto

Julkisuusluokan muutos

Tekninen tunnus:

JulkisuusluokkaMuutosTeksti

Määritelmä:

Määrittelee asiakirjan julkisuusluokan muutoksen käynnistävän toiminnon

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

Asian ratkaisu

Päätöksenteko (toimenpide)

Päätöksen allekirjoitus (toimenpide)

Käyttö:

Määritellystä toiminnosta asiakirjan julkisuusluokka muuttuu ”Ei-julkisesta”

”Julkiseksi” (Ks. metatieto Julkisuusluokka x.x)

Jos asiakirjatyyppi merkitään tiedonohjaussuunnitelmassa ”Ei-julkiseksi”, on suositeltavaa kuvata tiedonohjaussuunnitelmassa myös julkisuusluokan muutos, jotta ”Ei-julkinen” ei jää asiakirjatiedon lopulliseksi metatietoarvoksi.

SÄHKE2:

-

7.18 Asiakirjatiedon aiempien versioiden poisto

Metatieto

Asiakirjan aiempien versioiden poistaminen

Tekninen tunnus:

AiempienVersioidenPoistoTeksti

Määritelmä:

Määrittelee asiakirjan aiempien versioiden poistamisen käynnistävän toiminnon.

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Suositeltavat:

Asian ratkaisu

[Tietty aika asian ratkaisusta]

Asiakirjan hävittäminen

Käyttö:

Määritellystä toiminnosta asiakirjan aiemmat versiot poistetaan.

SÄHKE2:

-

7.19 Asiakirjatiedon tallennuspaikka

Metatieto

Tallennuspaikka

Tekninen tunnus:

TallennuspaikkaTeksti

Määritelmä:

Tieto siitä missä tietojärjestelmässä tai tallennusmedialla asiakirjatieto sijaitsee, jos se ei sijaitse tietojärjestelmässä, johon tiedonohjaus kohdentuu

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Jos esimerkiksi asiakirjatieto sijaitsee sen koon tai muodon vuoksi toisessa tietojärjestelmässä, johon tiedonohjaus kohdentuu.

Tallennuspaikka koskee sähköisessä muodossa olevaa asiakirjatietoa ja säilytyspaikka paperimuodossa olevaa.

SÄHKE2:

2.9 Sijaintipaikka

7.20 Asiakirjatiedon säilytyspaikka

Metatieto

Säilytyspaikka

Tekninen tunnus:

SailytyspaikkaTeksti

Määritelmä:

Fyysisen aineiston säilytyspaikka

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Käyttö:

Asiakirjatiedon säilytyspaikalla kerrotaan paperimuotoisen asiakirjatiedon fyysinen säilytyspaikka, jos esimerkiksi asiakirjatiedolla on sellainen suojaustaso tai turvallisuusluokka, jota ei voida käsitellä ko. tietojärjestelmässä

Tallennuspaikka koskee sähköisessä muodossa olevaa asiakirjatietoa ja säilytyspaikka paperimuodossa olevaa.

SÄHKE2:

2.9 Sijaintipaikka

8 Metatietojen laajennettavuus

8.1 Laajennos

Laajennos-elementti mahdollistaa organisaatiokohtaisten metatietojen liittämisen TOS-rakenteen XML-kuvaukseen. Laajennos-elementtiä voidaan käyttää kaikilla rakenneosilla, mutta metatietomallissa se on esitetty vain kerran.

Metatieto

Laajennos

Tekninen tunnus:

Laajennos

Määritelmä:

Organisaatiokohtaisten metatietojen lisäämisen mahdollistava elementti

Pakollisuus:

Valinnainen

Toistettavuus:

Toistettava

Arvojoukko:

Laajennos-elementin sisäistä rakennetta ja elementtien nimeämistä ei ole määritelty

Käyttö:

Laajennos-elementti mahdollistaa organisaatiokohtaisten metatietojen liittämisen TOS-rakenteen XML-kuvaukseen. Laajennos-elementti on XML-skeemassa määritelty kaikille TOS-rakenteen tasoille. Laajennos-elementin sisälle voi määritellä halutun alarakenteen.

SÄHKE2:

2.8 Organisaatiokohtaiset metatiedot

9 Metatietomallin toteuttaminen tiedonohjausjärjestelmässä

Vaatimukset:

Tiedonohjausjärjestelmän pitää sisältää metatietomallin pakolliset metatiedot. Tiedonohjausjärjestelmässä saa olla lisäksi muita pakollisuuksia kun metatietomallissa määritellyt.

Tiedonohjausjärjestelmän pitää sisältää seuraavat metatietomallissa valinnaiseksi määritellyt metatiedot valmiina metatietokenttinä. Metatietokentät ovat käytössä valtionhallinnossa, jossa on voitava määritellä asiakirjatietojen suojaustasot ja turvallisuusluokat siten kuin asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) määrittelee.

5.6 Suojaustaso (käsittelyprosessin kuvaukselle)

5.7 Turvallisuusluokka (käsittelyprosessin kuvaukselle)

7.7 Suojaustaso (asiakirjatyypille)

7.8 Turvallisuusluokka (asiakirjatyypille)

On suositeltavaa , että kunkin TOS-rakenneosan valinnaiset metatiedot ( luvut 3–7 ) sisältyvät tiedonohjausjärjestelmään valmiina metatietokenttinä.

TOS-rakenneosien yhteisistä metatiedoista ( luku 2 ) pääosa liittyy tiedonohjausjärjestelmän sisäisiin toiminnallisuuksiin. Yhteisten metatietojen valinnaiset metatiedot saa toistaa tiedonohjausjärjestelmässä metatietokenttinä kaikilla rakenneosilla, mutta tiedonohjausjärjestelmä saa sisältää vain osan metatiedoista ja vain joillakin rakenneosilla.