JHS 191 Tiedonohjaussuunnitelman rakenne
Liite 1. Metatietomalli
- Versio: 1.0 / 15.1.2015
- Julkaistu: 14.4.2015
- Voimassaoloaika: toistaiseksi
Sisällys
- 1 Metatiedot
- 2 Tiedonohjaussuunnitelman rakenneosien yhteiset metatiedot
- 2.1 Identifiointitunnus
- 2.2 Tila
- 2.3 Rakenneosan versionumero
- 2.4 Organisaatio
- 2.5 Laatija
- 2.6 Laadinta-ajankohta
- 2.7 Muokkaaja
- 2.8 Muokkausajankohta
- 2.9 Hyväksyjä
- 2.10 Hyväksyntäajankohta
- 2.11 Voimassaolon alkamisajankohta
- 2.12 Voimassaolon päättymisajankohta
- 3 Tiedonohjaussuunnitelmaa kuvaavat metatiedot
- 3.1 Nimeke
- 3.2 Yhteystaho
- 3.3 Versio
- 3.4 Lisätietoja
- 4 Luokan metatiedot
- 4.1 Tunnus
- 4.2 Nimeke
- 4.3 Kuvaus
- 5 Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot
- 5.1 Julkisuusluokka
- 5.2 Salassapitoaika
- 5.3 Salassapitoperuste
- 5.4 Salassapidon laskentaperuste
- 5.5 Suojaustaso
- 5.6 Turvallisuusluokka
- 5.7 Henkilötietoja
- 5.8 Säilytysajan pituus
- 5.9 Säilytysajan peruste
- 5.10 Säilytysajan laskentaperuste
- 5.11 Prosessin omistaja
- 5.12 Kokoavan prosessitunnuksen lähde
- 5.13 Asiasana
- 5.14 Käytetty asiasanasto
- 5.15 Päätietoryhmä
- 5.16 Tietojärjestelmä
- 6 Toimenpiteen metatiedot
- 6.1 Toimenpiteen tyyppi
- 6.2 Kuvaus
- 6.3 Käsittelyprosessin tila
- 6.4 Tietojärjestelmä
- 7 Asiakirjatiedon metatiedot
- 7.1 Asiakirjatyyppi
- 7.2 Asiakirjatyypin tarkenne
- 7.3 Julkisuusluokka
- 7.4 Salassapitoaika
- 7.5 Salassapitoperuste
- 7.6 Salassapidon laskentaperuste
- 7.7 Suojaustaso
- 7.8 Turvallisuusluokka
- 7.9 Henkilötietoja
- 7.10 Säilytysajan pituus
- 7.11 Säilytysajan peruste
- 7.12 Säilytysajan laskentaperuste
- 7.13 Asiasana
- 7.14 Käytetty asiasanasto
- 7.15 Päätietoryhmä
- 7.16 Tietojärjestelmä
- 7.17 Julkisuusluokan muutos
- 7.18 Asiakirjatiedon aiempien versioiden poisto
- 7.19 Asiakirjatiedon tallennuspaikka
- 7.20 Asiakirjatiedon säilytyspaikka
- 8 Metatietojen laajennettavuus
- 8.1 Laajennos
- 9 Metatietomallin toteuttaminen tiedonohjausjärjestelmässä
1 Metatiedot
Tiedonohjaussuunnitelman rakenne (TOS-rakenne) sisältää valmiit arvojoukot vain niille metatiedoille, jotka on merkitty Pakolliseksi tai Suositeltavaksi.
Arvojoukon Pakolliset-merkintä tarkoittaa, että TOS-rakenteessa (ja skeemassa) on määritelty valmiit arvojoukot, joista jotakin arvoa pitää käyttää kyseisen metatiedon kohdalla.
Arvojoukon Suositeltavat-merkintä tarkoittaa, että TOS-rakenteessa on määritelty valmiit arvojoukot, joista jotakin on suositeltavaa käyttää kyseisen metatiedon kohdalla. Suositeltua arvojoukkoa saa täydentää muilla metatietoarvoilla.
Metatietomallin lopussa on tarkemmin määritelty ja ohjeistettu metatietomallin toteuttamista tiedonohjausjärjestelmässä.
Metatietokortin malli:
Metatieto |
Metatiedon nimi |
Tekninen tunnus: |
Metatiedon tekninen termi skeemassa |
Määritelmä: |
Kuvaus metatiedon tarkoituksesta |
Pakollisuus: |
Tieto metatiedon pakollisuudesta tai valinnaisuudesta |
Toistettavuus: |
Tieto metatiedon toistettavuudesta |
Arvojoukko: |
Mahdolliset pakolliset tai suositeltavat arvot Täsmälliset arvot on kirjoitettu kursiivilla, erotuksena selittävälle tekstille. |
Käyttö: |
Mahdollinen tarkempi ja/tai laajempi ohjeistus metatiedon käytöstä |
SÄHKE2: |
Viittaus SÄHKE2-metatietomalliin, jos metatiedolla on vastaavuus SÄHKE2-metatietomallissa |
2 Tiedonohjaussuunnitelman rakenneosien yhteiset metatiedot
Tiedonohjaussuunnitelman rakenteen yhteisissä metatiedoissa on esitetty sellaiset metatiedot, jotka voidaan toistaa kaikilla rakenneosilla. Yhteisillä metatiedoilla voidaan kertoa mm. kyseisen rakenneosan laatija, hyväksyjä, hyväksynnän ajankohta tai voimassaolo. Yhteiset metatiedot ovat tiedonohjaussuunnitelman ulkoisia metatietoja, joita ei käytetä tiedonohjauksessa eli niitä ei ole tarpeen välittää operatiiviseen tietojärjestelmään.
TOS-rakenne mahdollistaa, että tarvittaessa jokainen rakenneosa voidaan laatia, hyväksyä, ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä erikseen. Siksi yhteiset metatiedot on mahdollista määritellä tarvittaessa tiedonohjaussuunnitelman jokaiselle rakenneosalle erikseen. Mikäli useilla tiedonohjaussuunnitelman rakenneosilla on samat metatietoarvot, ei ole tarkoituksenmukaista toistaa samoja metatietoarvoja jokaisella rakenneosalla, vaan ilmoittaa yhteisistä metatiedoista valinnaiset metatiedot vain TOS-rakenteen ylemmillä tasoilla.
Koko tiedonohjaussuunnitelma on mahdollista jakaa päivittämisen ja ylläpidon näkökulmasta useita TOS-rakenneosia käsittäviksi
osakokonaisuuksiksi
, esimerkiksi sen mukaan mikä taho vastaa tietyn osan laadinnasta, milloin eri osat otetaan käyttöön tai missä tietojärjestelmissä asiakirjatietoja käsitellään. Jakamalla tiedonohjaussuunnitelma osakokonaisuuksiksi esimerkiksi
luokituksen mukaisesti, voidaan mm. tiedonohjausjärjestelmässä
Ledonohjaussuunnitelman (
Esimerkki: Kun yksittäisen tehtävän alemmilla rakenneosilla (käsittelyprosessin kuvauksella, toimenpiteillä ja asiakirjatyypeillä) on sama laatija, hyväksyjä ja voimassaoloaika kuin itse tehtävällä, nämä tiedot annetaan vain tehtävän tasolla, eikä niitä tarvitse toistaa sitä alemmilla rakenneosilla. Tällöin ko. tehtävä siihen kuuluvan käsittelyprosessin kuvauksen, toimenpiteiden ja asiakirjatyyppien kanssa muodostaa yhden tiedonohjaussuunnitelman osakokonaisuuksista.
Tiedonohjaussuunnitelmia laativien organisaatioiden toiminnalliset tarpeet määrittelevät sen miten yksityiskohtaisesti valinnaisia metatietoja tallennetaan tiedonohjaussuunnitelman kullekin rakenneosalle tai millaisiksi osakokonaisuuksiksi tiedonohjaussuunnitelman jaetaan sen päivittämisen ja ylläpidon näkökulmasta.
Tiedonohjaussuunnitelman jokaisella rakenneosalla pitää olla TOS-rakenneosien yhteisissä metatiedoissa pakollisiksi määritellyt metatiedot.
Tiedonohjaussuunnitelman jokaisella rakenneosalla saa esittää valinnaiseksi määritellyt metatiedot.
On suositeltavaa suunnitella tiedonohjausjärjestelmän toiminnallisuudet siten, että tietojärjestelmä tallentaa mahdollisimman automaattisesti metatietoja tiedonohjaussuunnitelman laadinnasta ja ylläpidosta, jolloin käyttäjän ei tarvitse manuaalisesti syöttää ko. metatietoja.
Kaikille rakenneosille pakolliset metatiedot
2.1 Identifiointitunnus
Metatieto |
Identifiointitunnus |
Tekninen tunnus: |
id |
Määritelmä: |
Rakenneosan identifioiva tunnus |
Pakollisuus: |
Pakollinen kaikille rakenneosille |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Kullakin TOS-rakenneosalla pitää olla oma yksilöivä tunnus, jonka TOS-järjestelmä tuottaa. |
SÄHKE2: |
- |
Rakenneosien valinnaiset metatiedot
2.2 Tila
Metatieto |
Tila |
Tekninen tunnus: |
TilaKoodi |
Määritelmä: |
TOS-rakenneosan tilaa kuvaava tieto |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: Luonnos – rakenneosan määrittely on kesken tai sitä ei ole vielä hyväksytty. Valmis – rakenneosa on määritelty ja hyväksytty, mutta ei vielä oletusmetatietoarvojen lähteenä. Käytössä – rakenneosa on oletusmetatietoarvojen lähteenä operatiiviselle tietojärjestelmälle Päivityksessä – rakenneosa on päivitettävänä/muokattavana ja vanha/nykyinen on vielä käytössä. Ei käytössä – rakenneosa on poistettu käytöstä tilapäisesti tai pysyvästi. |
Käyttö: |
Tilatieto kertoo missä vaiheessa TOS-rakenneosan tai laajemman osakokonaisuuden määrittely on ja onko se käytössä eli oletusmetatietoarvojen lähteenä operatiiviselle tietojärjestelmälle.
Tiedonohjausjärjestelmä voi muuttaa automaattisesti tilatietoa voimassaolon ajankohtien mukaan, kun määritelty voimassaolon ajankohta saavutetaan. Ks. tarkemmin metatiedot 2.11 ja 2.12. |
SÄHKE2: |
- |
2.3 Rakenneosan versionumero
Metatieto |
Rakenneosan versionumero |
Tekninen tunnus: |
OsaVersio |
Määritelmä: |
Rakenneosan versionumero |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Numeerinen |
Käyttö: |
Rakenneosan versionumeroa voidaan käyttää tiedonohjaussuunnitelman yksittäisen rakenneosan tai laajempien osakokonaisuuksien versiointiin. Rakenneosan versionumeroa voi käyttää esim. tiedonohjaussuunnitelman ylläpidon hajauttamisen hallintaan. Huom! Koko tiedonohjaussuunnitelmalla on erikseen oma versionumero (3.3). Esim. jokaisella tiedonohjaussuunnitelman osakokonaisuudella voi olla oma versionumero, jolloin näitä osakokonaisuuksia voidaan päivittää ilman, että koko tiedonohjaussuunnitelman versionumero vaihtuu. Versioinnin sijaan tai sen ohella tiedonohjassuunnitelman muutokset voivat myös tallentua tiedonohjausjärjestelmän lokitietoihin. Versionumero voidaan välittää operatiiviseen tietojärjestelmään, jonne tallentuu tieto siitä, minkä version mukaan asiakirjatiedon käsittely on tapahtunut. |
SÄHKE2: |
- |
2.4 Organisaatio
Metatieto |
Organisaatio |
Tekninen tunnus: |
OrganisaatioNimi |
Määritelmä: |
Organisaatio tai organisaatiot, jotka vastaavat TOS-rakenneosasta |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Tiedonohjaussuunnitelman eri rakenneosilla voi olla eri omistajaorganisaatiota, jolloin rakenneosalla ilmoitetaan mikä organisaatio vastaa ko. rakenneosasta. HUOM! Tässä määritelty organisaatio on vastuussa tiedonohjaussuunnitelmasta tai sen osasta. Tämä organisaatio ei ole välttämättä sama kuin operatiivisessa tietojärjestelmässä asian käsittelystä vastaava organisaatio, jolla on kokonaisvastuu prosessista ja siinä muodostuvien asiakirjatietojen hallinnasta ja säilyttämisestä (vrt. prosessin omistaja -metatieto 5.11). |
SÄHKE2: |
- |
2.5 Laatija
Metatieto |
Laatija |
Tekninen tunnus: |
LaatijaNimi |
Määritelmä: |
Henkilö, ryhmä tai rooli, joka on vastannut tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan laadinnasta. |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Jos on henkilö, suositellaan nimitiedon esittämistä muodossa ”Sukunimi Etunimi”. |
Käyttö: |
Laatija -tiedon suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä. Tiedonohjaussuunnitelman laadintatiedot voidaan tallentaa tiedonohjausjärjestelmässä myös lokitietona, eikä metatietoina tiedonohjaussuunnitelmalle. |
SÄHKE2: |
- |
2.6 Laadinta-ajankohta
Metatieto |
Laadinta-ajankohta |
Tekninen tunnus: |
LaadittuPvm |
Määritelmä: |
Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan laadinnan ajankohta |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. |
Käyttö: |
Laadinta-ajankohdan suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä. |
SÄHKE2: |
- |
2.7 Muokkaaja
Metatieto |
Muokkaaja |
Tekninen tunnus: |
MuokkaajaNimi |
Määritelmä: |
Henkilö, ryhmä tai rooli, joka on vastannut tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan muokkauksesta |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Jos on henkilö, suositellaan nimitiedon esittämistä muodossa ”Sukunimi Etunimi”. |
Käyttö: |
Muokkaaja-tiedon suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä. Tiedonohjausjärjestelmä voi myös tallentaa tietoja tiedonohjaussuunnitelman tai sen rakenneosan muokkauksesta ja muokkaajasta järjestelmän lokitietoihin, eikä metatietoina tiedonohjaussuunnitelmalle. |
SÄHKE2: |
- |
2.8 Muokkausajankohta
Metatieto |
Muokkausajankohta |
Tekninen tunnus: |
MuokattuPvm |
Määritelmä: |
Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan viimeisin muokkausajankohta |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. |
Käyttö: |
Muokkausajankohdan suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä.
Tiedonohjausjärjestelmä voi myös tallentaa tietoja tiedonohjaussuunnitelman tai sen rakenneosan muokkauksesta ja muokkaajasta järjestelmän lokitietoihin, eikä metatietoina tiedonohjaussuunnitelmalle. |
SÄHKE2: |
- |
2.9 Hyväksyjä
Metatieto |
Hyväksyjä |
Tekninen tunnus: |
HyvaksyjaNimi |
Määritelmä: |
Henkilö tai rooli, joka on hyväksynyt tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Jos on henkilö, suositellaan nimitiedon esittämistä muodossa ”Sukunimi Etunimi” |
Käyttö: |
Hyväksyjä-tiedon suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä. |
SÄHKE2: |
- |
2.10 Hyväksyntäajankohta
Metatieto |
Hyväksyntäajankohta |
Tekninen tunnus: |
HyvaksyttyPvm |
Määritelmä: |
Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan hyväksyntäajankohta |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. |
Käyttö: |
Hyväksyntäajankohdan suositellaan tallentuvan automaattisesti tiedonohjausjärjestelmässä. |
SÄHKE2: |
- |
2.11 Voimassaolon alkamisajankohta
Metatieto |
Voimassaolo alkamisajankohta |
Tekninen tunnus: |
VoimassaoloAlkaaPvm |
Määritelmä: |
Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan voimassaoloajan alkamisajankohta |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. |
Käyttö: |
Tiedonohjausjärjestelmä voi muuttaa automaattisesti tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan tilatietoa (2.2) voimassaolon alkamispäivämäärään mukaan, jolloin Valmis -tilassa oleva tiedonohjaussuunnitelma tai sen rakenneosa muuttuu Käytössä -tilaan, kun voimassaolon alkamispäivämäärä saavutetaan. |
SÄHKE2: |
- |
2.12 Voimassaolon päättymisajankohta
Metatieto |
Voimassaolon päättymisajankohta |
Tekninen tunnus: |
VoimassaoloPaattyyPvm |
Määritelmä: |
Tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan voimassaoloajan päättymisajankohta |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Päivämäärän tallentamiseen suositellaan SFS 4175:2006 -standardin kohdan 5.10 mukaista muotoa VVVV-KK-PP. |
Käyttö: |
Tiedonohjausjärjestelmä voi muuttaa automaattisesti tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan tilatietoa (2.2) voimassaolon päättymispäivämäärään mukaan, jolloin Käytössä -tilassa oleva tiedonohjaussuunnitelma muuttuu Ei käytössä -tilaan, kun voimassaolon päättymispäivämäärä saavutetaan. |
SÄHKE2: |
- |
3 Tiedonohjaussuunnitelmaa kuvaavat metatiedot
Käyttöönotettavalla tiedonohjaussuunnitelmalla pitää olla metatiedot, joilla kerrotaan keskeisiä tunnistetietoja koko tiedonohjaussuunnitelmasta, kuten sen nimeke ja yhteyshenkilö.
Tiedonohjaussuunnitelmaa kuvaavat metatiedot annetaan vain koko tiedonohjaussuunnitelman tasolla.
Tiedonohjaussuunnitelmaa kuvaavat metatiedot eivät ole tiedonohjaukseen käytettävää tietoa, ja siksi niitä ei ole tarpeen välittää ohjaustietona operatiiviseen tietojärjestelmään. Koko tiedonohjaussuunnitelmia kuvaavia metatietoja voidaan täydentää TOS-rakenneosien yhteisillä metatiedoilla.
3.1 Nimeke
Metatieto |
Nimeke |
Tekninen tunnus: |
NimekeTeksti |
Määritelmä: |
Tiedonohjaussuunnitelman nimeke |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Nimeke kuvaa tiedonohjaussuunnitelman käyttötarkoitusta. Esimerkiksi Onnellisuusviraston asiankäsittelyjärjestelmän TOS. |
SÄHKE2: |
- |
3.2 Yhteystaho
Metatieto |
Yhteystaho |
Tekninen tunnus: |
YhteyshenkiloNimi |
Määritelmä: |
Henkilö, ryhmä tai rooli, joka toimii tiedonohjaussuunnitelman yhteystahona |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Jos on henkilö, suositellaan nimitiedon esittämistä muodossa ”Sukunimi Etunimi”. |
Käyttö: |
Voi olla esimerkiksi sama taho kuin tiedonohjaussuunnitelman laatija tai hyväksyjä. Erityisesti yhteisillä tiedonohjaussuunnitelmilla pitää olla taho, jolta voi tarvittaessa kysyä lisätietoja. |
SÄHKE2: |
- |
3.3 Versio
Metatieto |
Versio |
Tekninen tunnus: |
TosVersio |
Määritelmä: |
Tiedonohjaussuunnitelman versionumero |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Versioinnin sijaan tiedonohjassuunnitelman muutokset voivat myös tallentua tiedonohjausjärjestelmän lokitietoihin. Koko tiedonohjaussuunnitelmalla tulee kuitenkin olla vähintään annettuna versionumero, vaikka tiedonohjausjärjestelmä ei sitä automaattisesti tallentaisi. Versionumero voidaan välittää operatiiviseen tietojärjestelmään, jolloin asiakirjatiedon yhteyteen tallentuu tieto siitä, minkä tiedonohjaussuunnitelman version mukaan asiakirjatiedon käsittely on tapahtunut. |
SÄHKE2: |
- |
3.4 Lisätietoja
Metatieto |
Lisätietoja |
Tekninen tunnus: |
LisatiedotTeksti |
Määritelmä: |
Tiedonohjaussuunnitelman laadintaan, käyttöön, voimassaoloaikaan, ylläpitoon jne. tarkennusta antava lisätieto |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Mikäli tiedonohjaussuunnitelma on usean viranomaisen yhdessä laatima ja ylläpitämä tai määritys ohjaa asiakirjatiedon käsittelyä ja hallintaan useassa tietojärjestelmässä, lisätiedoilla voidaan kuvata tätä tarkemmin. |
SÄHKE2: |
- |
4 Luokan metatiedot
4.1 Tunnus
Metatieto |
Tunnus |
Tekninen tunnus: |
Luokitustunnus |
Määritelmä: |
Käytettävän luokituksen rakennetta seuraava tunnus, esimerkiksi tehtäväluokituksen tai palveluluokituksen tunnus |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Numeerinen |
Käyttö: |
Tiedonohjaussuunnitelman runkona käytetään tehtävä- tai palveluluokitusta, jonka perusteella käsittelyprosessin kuvaukset ryhmitellään. HUOM! Käytettäessä julkisen hallinnon yhteisiä luokituksia, tunnuksena pitää käyttää yhteisen luokituksen mukaista tunnusta. |
SÄHKE2: |
SÄHKE2 xml-skeemassa: FunctionCode on määritelty pakolliseksi. |
4.2 Nimeke
Metatieto |
Nimeke |
Tekninen tunnus: |
NimekeTeksti |
Määritelmä: |
Luokituksen nimeke, tehtäväluokituksen tai palveluluokituksen nimeke |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Tiedonohjaussuunnitelman runkona käytetään tehtävä- tai palveluluokitusta, jonka perusteella käsittelyprosessin kuvaukset ryhmitellään. Huom! Käytettäessä julkisen hallinnon yhteisiä luokituksia, nimekkeenä pitää käyttää yhteisen luokituksen mukaista nimekettä. |
SÄHKE2: |
2.13 Tehtävä |
4.3 Kuvaus
Metatieto |
Kuvaus |
Tekninen tunnus: |
LuokitusKuvausTeksti |
Määritelmä: |
Luokituksen mukaisen luokan laajempi kirjallinen kuvaus, esimerkiksi tehtäväluokan tai palveluluokan laajempi kirjallinen kuvaus |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Kuvataan esimerkiksi sitä, mihin lainsäädäntöön tai normiin tehtävä perustuu. Voi olla mm. viittaus lakiin. Esimerkki: Tunnus: 12 01 Tehtävä: Oppilashuolto Kuvaus: Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013, 9 § Kuvaus voidaan välittää myös operatiiviseen tietojärjestelmään, jossa sitä voidaan hyödyntää esimerkiksi käyttäjälle tarjottavana lisätietona luokituksen käytössä. |
SÄHKE2: |
- |
5 Käsittelyprosessin kuvauksen metatiedot
5.1 Julkisuusluokka
Metatieto |
Julkisuusluokka |
Tekninen tunnus: |
JulkisuusluokkaKoodi |
Määritelmä: |
Käsittelyprosessin kuvauksen julkisuusluokka |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Pakolliset: Julkinen Osittain salassa pidettävä Salassa pidettävä Ei-julkinen |
Käyttö: |
Käsittelyprosessin kuvauksen julkisuusluokka määrittää operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian oletusarvoisen julkisuusluokan. Käsittelyprosessin kuvaus merkitään tiedonohjaussuunnitelmaan salassa pidettäväksi silloin, kun operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian tiedot (metatiedot) on tarpeen määritellä salassa pidettäviksi. Tiedonohjaussuunnitelmaa laadittaessa on hyvä huomioida, että asia ei välttämättä ole salassa pidettävä, vaikka kaikki siihen liittyvät ”Ei-julkinen” ei ole asian lopullinen julkisuusluokka, vaan ”Ei-julkinen” -arvoa käytetään ainoastaan sellaisissa tapauksissa, joissa asia tulee julkiseksi jossain käsittelyprosessin vaiheessa tai käsittelyprosessin päätyttyä. |
SÄHKE2: |
2.6.1 Julkisuusluokka |
5.2 Salassapitoaika
Metatieto |
Salassapitoaika |
Tekninen tunnus: |
SalassapitoaikaArvo |
Määritelmä: |
Käsittelyprosessin kuvauksen salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna) |
Pakollisuus: |
Pakollinen, jos salassa pidettävä (ei pakollinen skeemassa) |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: 25 50 100 |
Käyttö: |
Salassapitoaika perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin |
SÄHKE2: |
2.6.2 Salassapitoaika |
5.3 Salassapitoperuste
Metatieto |
Salassapitoperuste |
Tekninen tunnus: |
SalassapitoPerusteTeksti |
Määritelmä: |
Tieto siitä mihin käsittelyprosessin kuvauksen salassapito perustuu |
Pakollisuus: |
Pakollinen, jos salassa pidettävä (ei pakollinen skeemassa) |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) 24.1 § 9 kohta |
Käyttö: |
Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin. |
SÄHKE2: |
2.6.4 Salassapitoperuste |
5.4 Salassapidon laskentaperuste
Metatieto |
Salassapidon laskentaperuste |
Tekninen tunnus: |
SalassapidonLaskentaperusteTeksti |
Määritelmä: |
Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä käsittelyprosessin kuvauksen salassapitoajan laskennan alkamisen |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: Asian ratkaisu |
Käyttö: |
Mikäli salassapitoajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu arvo kuin tässä on määritelty, on suositeltavaa määritellä koneellisesti tunnistettavissa oleva tapahtuma tai arvo, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä ko. tiedon syöttämistä manuaalisesti. Salassapitoajan laskentaperuste voi tulla myös operatiivisesta tietojärjestelmästä, minkä vuoksi se ei ole pakollinen tiedonohjaussuunnitelmassa. |
SÄHKE2: |
- |
5.5 Suojaustaso
Metatieto |
Suojaustaso |
Tekninen tunnus: |
SuojaustasoKoodi |
Määritelmä: |
Käsittelyvaatimuksia osoittava käsittelyprosessin kuvauksen suojaustasomerkintä |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Tositettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Pakolliset valtiolle: ST I – Suojaustaso 1, jos asiaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. ST II – Suojaustaso 2, jos asiaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle. ST III – Suojaustaso 3, jos asiaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. ST IV – Suojaustaso 4, jos asiaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa haittaa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. |
Käyttö: |
Salassa pidettävät tiedot voidaan luokitella sen mukaan, minkälaisia tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia niiden käsittelyssä on tarpeen noudattaa. Käsittelyprosessin kuvauksen suojaustaso määrittää operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian oletusarvoisen suojaustason. Operatiivisessa tietojärjestelmässä käsiteltävän asian tiedot eivät välttämättä sisällä suojaustasoa vaativaa tietoa, vaikka siihen liittyvät asiakirjatiedot vaatisivat suojaustason. Suojaustason käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010. |
SÄHKE2: |
2.6.5 Suojaustaso |
5.6 Turvallisuusluokka
Metatieto |
Turvallisuusluokka |
Tekninen tunnus: |
TurvallisuusluokkaKoodi |
Määritelmä: |
Käsittelyvaatimuksia osoittava käsittelyprosessin kuvauksen turvallisuusluokkamerkintä |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Pakolliset valtiolle: ERITTÄIN SALAINEN – suojaustasoon I kuuluva asia SALAINEN – suojaustasoon II kuuluva asia LUOTTAMUKSELLINEN – suojaustasoon III kuuluva asia KÄYTTÖ RAJOITETTU – suojaustasoon IV kuuluva asia |
Käyttö: |
Jos tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa Käsittelyprosessin kuvauksen turvallisuusluokka määrittää operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian oletusarvoisen turvallisuusluokan. Operatiivisessa tietojärjestelmässä käsiteltävän asian tiedot eivät välttämättä sisällä turvallisuusluokiteltavaa tietoa, vaikka kaikki siihen liittyvät asiakirjatiedot olisivat turvallisuusluokiteltavia. Turvallisuusluokan käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010. |
SÄHKE2: |
2.6.6 Turvallisuusluokka |
5.7 Henkilötietoja
Metatieto |
Henkilötietoja |
Tekninen tunnus: |
HenkilotietoluonneKoodi |
Määritelmä: |
Käsittelyprosessin kuvauksen sisältämien henkilötietojen luokitus |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Pakolliset: Ei sisällä henkilötietoja Sisältää henkilötietoja Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja |
Käyttö: |
Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi (Henkilötietolaki 523/1999, 3 §, 1 momentti). Arkaluonteiset henkilötiedot on määritelty henkilötietolain (523/1999) 11 §:ssä. Käsittelyprosessin kuvauksen henkilötietoluonne määrittää operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian oletusarvoisen henkilötietoluonteen. Käsittelyprosessin kuvaus voidaan merkitä sisältävän henkilötietoja silloin, kun operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian metatiedot sisältävät henkilötietoja, esimerkiksi henkilötunnuksia tai arkaluonteisia henkilötietoja. Esimerkki: Sähköisen asioinnin kautta vireille tulevassa hakemusasiassa asiakkaan nimi ja henkilötunnus tulevat automaattisesti asian nimeke -kenttään, jolloin asian tiedot sisältävät oletusarvoisesti henkilötietoja, mikä tulee huomioida tiedonohjaussuunnitelmassa. |
SÄHKE2: |
2.6.7 Henkilötietoja |
5.8 Säilytysajan pituus
Metatieto |
Säilytysajan pituus |
Tekninen tunnus: |
SailytysajanPituusArvo |
Määritelmä: |
Käsittelyprosessin kuvauksen säilytysajan pituus vuosina |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: 0 (ei säilytetä) 3 6 10 20 50 120 -1 (pysyvä säilytys) Säilytysaika ”0” tarkoittaa, ettei asiaa säilytetä. Tällöin säilytysajan laskentaperusteena olevan tapahtuma (X.X) siirtää asian hävitettäväksi. Esimerkki: Jos säilytysajan laskentaperusteeksi on määritelty asian siirtäminen säilytysjärjestelmään ja asian säilytysajaksi on määritelty ”0”, siirtyy asia heti hävitettäväksi, kun asia päätetään. |
Käyttö: |
Säilytysajan pituus on suositeltavaa periyttää käsittelyprosessin kuvaukselta kaikille siihen kuuluville asiakirjatyypeille. |
SÄHKE2: |
2.11.1 Säilytysajan pituus |
5.9 Säilytysajan peruste
Metatieto |
Säilytysajan peruste |
Tekninen tunnus: |
SailytysajanPerusteTeksti |
Määritelmä: |
Käsittelyprosessin kuvauksen säilytysajan peruste |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Säilytysajan peruste voidaan periyttää yhdessä säilytysajan pituuden kanssa käsittelyprosessin kuvaukselta kaikille siihen kuuluville asiakirjatyypeille. Säilytysaika voi perustua mm. lakiin, määräyksen tai olla organisaation oma päätös, jolloin säilytysaika on määritelty organisaation arkistonmuodostussuunnitelmassa. Pysyvä säilytys perustuu arkistolaitoksen päätökseen, ellei pysyvästä säilytyksestä ole määrätty erityislaissa. |
SÄHKE2: |
2.11.2 Säilytysajan peruste |
5.10 Säilytysajan laskentaperuste
Metatieto |
Säilytysajan laskentaperuste |
Tekninen tunnus: |
SailytysajanLaskentaperusteTeksti |
Määritelmä: |
Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä asian säilytysajan laskennan alkamisen |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: Asian lopullinen ratkaisu Säilytysjärjestelmään siirto |
Käyttö: |
Mikäli säilytysajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu arvo kuin tässä on määritelty, on suositeltavaa määritellä koneellisesti tunnistettavissa oleva tapahtuma tai arvo, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti. Säilytysajan laskentaperuste on suositeltavaa periyttää käsittelyprosessin kuvaukselta Säilytysajan laskentaperuste voi tulla myös operatiivisesta tietojärjestelmästä, minkä vuoksi se ei ole pakollinen tiedonohjaussuunnitelmassa. |
SÄHKE2: |
- |
5.11 Prosessin omistaja
Metatieto |
Prosessin omistaja |
Tekninen tunnus: |
ProsessinOmistajaNimi |
Määritelmä: |
Tieto siitä mikä taho omistaa kokonaisuudessaan operatiivisessa tietojärjestelmässä muodostuvan käsittelyprosessin |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Prosessin omistaja -tietoa käytetään erityisesti monitoimijaprosesseissa, joissa on tarpeen ilmoittaa millä taholla on kokonaisvastuu prosessista (operatiivisessa tietojärjestelmässä) ja siinä muodostuvien asiakirjatietojen hallinnasta ja säilyttämisestä. HUOM! Prosessin omistaja -tietoa ei pidä sekoittaa organisaatio-metatietoon (2.4), jolla tarkoitetaan tiedonohjaussuunnitelmasta tai sen osasta vastaavaa tahoa. |
SÄHKE2: |
- |
5.12 Kokoavan prosessitunnuksen lähde
Metatieto |
Kokoavan prosessitunnuksen lähde |
Tekninen tunnus: |
KokoavanProsessitunnuksenLahdeTeksti |
Määritelmä: |
Tieto siitä mitä käytetään kokoavana prosessitunnuksena |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Esimerkiksi: asian avaavan organisaation asianumero yhteinen asianumero, joka saadaan asian vireille saattavasta järjestelmästä julkisen hallinnon yhteinen asianumero |
Käyttö: |
Etenkin monitoimijaprosesseissa ilmaistaan tieto siitä, mitä tunnusta käytetään prosessin kaikissa vaiheissa yhteisenä prosessitunnuksena. |
SÄHKE2: |
- |
5.13 Asiasana
Metatieto |
Asiasana |
Tekninen tunnus: |
AsiasanaTeksti |
Määritelmä: |
Käsittelyprosessin kuvauksen asiasanat |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Käytetyt asiasanat perustuvat asiasanastoon (esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA). |
Käyttö: |
Käsittelyprosessin kuvauksen asiasanat tulevat operatiivisessa tietojärjestelmässä avattavan asian asiasanoiksi. Asiasanoja käytetään ennen muuta helpottamaan tulevaa tiedonhakua. Tiedonohjaussuunnitelmaan määriteltyjä asiasanoja voidaan täydentää tai muokata |
SÄHKE2: |
2.1 Aihe |
5.14 Käytetty asiasanasto
Metatieto |
Käytetty asiasanasto |
Tekninen tunnus: |
AsiasanastoTeksti |
Määritelmä: |
Tieto siitä minkä asiasanaston mukaisia termejä käytetään |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA. |
Käyttö: |
On suositeltavaa määritellä mihin asiasanastoon kukin asiasana kuuluu. |
SÄHKE2: |
2.1 Aihe |
5.15 Päätietoryhmä
Metatieto |
Päätietoryhmä |
Tekninen tunnus: |
PaatietoryhmatTeksti |
Määritelmä: |
Tietoarkkitehtuurissa määritelty päätietoryhmä |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Tietoarkkitehtuurikuvauksissa organisaation ydintiedot voidaan määritellä päätietoryhmittäin. Tiedonohjaussuunnitelmassa voidaan kuvata käsittelyprosessin kuvaukselle mitä päätietoryhmiä se hyödyntää (esim. syötteenä) tai tuottaa prosessissa. Päätietoryhmä sitoo tiedonohjausta muihin julkisen hallinnon vakiintuneisiin tai vakiintumassa oleviin luokittelukäytäntöihin. Tiedonohjaussuunnitelmiin määriteltävät päätietoryhmien kuvaukset eivät korvaa organisaatiossa laadittavia arkkitehtuurikuvauksia, mutta tiedonohjaussuunnitelman tietoja voidaan hyödyntää kuvausten laadinnassa. |
SÄHKE2: |
- |
5.16 Tietojärjestelmä
Metatieto |
Tietojärjestelmä |
Tekninen tunnus: |
TietojarjestelmaNimi |
Määritelmä: |
Käsittelyprosessiin liittyvä tietojärjestelmä, joka hyödyntää tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan oletusmetatietoarvoja tiedonohjauksessa. |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Tiedonohjaussuunnitelmaan kuuluvia käsittelyprosesseja voidaan käsitellä useissa eri tietojärjestelmissä, jolloin tällä metatiedolla ilmoitetaan missä tietojärjestelmässä ko. käsittelyprosessia käsitellään. |
SÄHKE2: |
- |
6 Toimenpiteen metatiedot
6.1 Toimenpiteen tyyppi
Metatieto |
Toimenpiteen tyyppi |
Tekninen tunnus: |
ToimenpideLuokka |
Määritelmä: |
Toimenpiteen luonnetta kuvaava tieto |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Käsittelyprosessin kuvauksen on suositeltavaa sisältää seuraavat käsittelyvaiheet, jotka kuvataan tiedonohjaussuunnitelmaan toimenpiteinä. Näistä käsittelyvaiheista saa kuitenkin poiketa silloin, kun erityislaki tai käsittelyprosessin kuvauksen luonne edellyttää poikkeavien toimenpiteiden käyttöä. ohjaus vireilletulo valmistelu päätöksenteko tiedoksianto toimeenpano muutoksenhaku seuranta |
Käyttö: |
Käsittelyprosessin kuvausta saa täydentää muilla toimenpiteillä, kun käsittelyprosessin kuvaus halutaan laatia tarkemmalla tasolla. Tällöin muut toimenpiteet täydentävät määriteltyjä käsittelyvaiheita. |
SÄHKE2: |
5.6 Tyyppi |
6.2 Kuvaus
Metatieto |
Kuvaus |
Tekninen tunnus: |
ToimenpiteenKuvausTeksti |
Määritelmä: |
Toimenpiteen tyypin tarkempi kuvaus |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Toimenpiteen tyypin kuvauksella voidaan tarkentaa mitä menettelytapavaatimuksia siihen liittyy. Esimerkki: Jos käsittelyprosessi on määritelty tarkasti lainsäädännössä, voidaan toimenpiteen kuvauksessa viitata tiettyyn lainkohtaan. Esimerkki: Toimenpiteen ”muutoksenhaku” yhteydessä voidaan tarkentaa mitä on säädetty muutoksenhakuajasta. |
SÄHKE2: |
5.2 Kuvaus |
6.3 Käsittelyprosessin tila
Metatieto |
Käsittelyprosessin tila |
Tekninen tunnus: |
KäsittelyprosessinTilaTeksti |
Määritelmä: |
Käsittelyprosessin tilaa ilmaiseva tieto |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat arvot. Suluissa on esitetty vastaavuus toimenpiteiden arvoihin (6.1.) Avattu
Valmistelussa (valmistelu) Ratkaistu (päätöksenteko) Toimitettu tiedoksi (tiedoksianto) Toimeenpantavana (toimeenpano) Muutoksenhaku (muutoksenhaku) Seurannassa (seuranta) Päätetty Avattu uudelleen Siirretty Hävitetty Organisaatio voi käyttää suositeltujen arvojen ohella omien prosessien kannalta soveliaampia arvoja tai lisätä listaan omassa käytössä tarvittavia arvoja. |
Käyttö: |
Käsittelyprosessille on mahdollista määritellä erilaisia tilatietoja, jotka sidotaan aina toimenpiteeseen siten, että toimenpiteen muutos johtaa tilatiedon vaihtumiseen. Esimerkki: Tiedonohjaussuunnitelmassa vireille saattaminen -toimenpiteelle on määritelty tila ”vireillä”, jolloin operatiivisessa tietojärjestelmässä ”vireille saattaminen” -toimenpiteen tekeminen muuttaa käsittelyprosessin tilaksi ”vireillä”. |
SÄHKE2: |
- |
6.4 Tietojärjestelmä
Metatieto |
Tietojärjestelmä |
Tekninen tunnus: |
TietojarjestelmaNimi |
Määritelmä: |
Toimenpiteeseen liittyvä tietojärjestelmä, joka hyödyntää tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan oletusmetatietoarvoja tiedonohjauksessa |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Käsittelyprosessi voi jakaantua useaan eri tietojärjestelmään, jolloin metatiedolla ilmoitetaan missä tietojärjestelmässä ko. toimenpide tehdään. |
SÄHKE2: |
- |
7 Asiakirjatiedon metatiedot
7.1 Asiakirjatyyppi
Metatieto |
Asiakirjatyyppi |
Tekninen tunnus: |
AsiakirjaluokkaTeksti |
Määritelmä: |
Asiakirjatiedon luonnetta käyttötarkoituksen, tietosisällön tai rakenteen mukaan kuvaava tieto |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: Aloite Asetus Ehdotus Esitys Esityslista Hakemus Ilmoitus Kannanotto Kantelu Kartta Kertomus Kirje Kutsu Kuulutus Kuva Laki Lasku Lausunto Lausuntopyyntö Liite Luettelo Lupa Mietintö Muistio Määräys Nimittämiskirja Ohje Ohjelma Oikaisuvaatimus Ote Piirustus Pyyntö Päätös Pöytäkirja Raportti Seloste Selvitys Sopimus Strategia Suositus Suunnitelma Talousarvio Tarjous Tarjouspyyntö Teos Tiedote Tilasto Tilaus Tilinpäätös Todistus Tosite Valitus Valtakirja Vastine Yhteenveto Asiakirjatyypit ilmaistaan aina yksikkömuodossa. |
Käyttö: |
Asiakirjatyyppien listaus on suositeltavaa sovittaa omaan käyttöön rajaamalla siitä käytettävät asiakirjatyypit sekä tarpeen mukaan laajentamalla käytettävien asiakirjatyyppien luetteloa muilla asiakirjatyypeillä. |
SÄHKE2: |
2.15 Tyyppi |
7.2 Asiakirjatyypin tarkenne
Metatieto |
Asiakirjatyypin tarkenne |
Tekninen tunnus: |
AsiakirjaluokkaTarkenneTeksti |
Määritelmä: |
Tarkentaa asiakirjatyyppi -tietoa |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Asiakirjatyypin tarkennetta käytetään kuvaamaan asiakirjatiedon käyttötarkoitusta asiakirjatyyppiä tarkemmalla tasolla. Esimerkki: Asiakirjatyyppi on ”päätös” ja asiakirjatyypin tarkenne kertoo minkä tyyppisestä päätöksestä on kyse, esim. ”maksatuspäätös”. Asiakirjatyyppien ja niiden tarkenteiden käytössä kannattaa pitäytyä mahdollisimman yleisellä tasolla, jotta tiedonohjaussuunnitelma pysyy helpommin hallittavissa. On myös hyvä arvioida mikä on operatiivisen tietojärjestelmän käyttäjien kannalta riittävän yksiselitteinen asiakirjatyyppi. Tarkenteiden käytöllä voidaan myös tukea organisaation tilastointi- ja raportointitarpeita. |
SÄHKE2: |
- |
7.3 Julkisuusluokka
Metatieto |
Julkisuusluokka |
Tekninen tunnus: |
JulkisuusluokkaKoodi |
Määritelmä: |
Asiakirjatiedon julkisuusluokka |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Pakolliset: Julkinen Osittain salassa pidettävä Salassa pidettävä Ei-julkinen |
Käyttö: |
”Ei-julkinen” ei ole asiakirjatiedon lopullinen julkisuusluokka, vaan ”Ei-julkinen” -arvoa käytetään ainoastaan sellaisissa tapauksissa, joissa asiakirjatieto tulee julkiseksi jossain käsittelyprosessin vaiheessa tai käsittelyprosessin päätyttyä. Jos asiakirjatyyppi merkitään tiedonohjaussuunnitelmassa ”Ei-julkiseksi”, on suositeltavaa kuvata tiedonohjaussuunnitelmassa myös julkisuusluokan muutos (7.18), jotta ”Ei-julkinen” ei jää asiakirjatiedon lopulliseksi metatietoarvoksi. |
SÄHKE2: |
2.6.1 Julkisuusluokka |
7.4 Salassapitoaika
Metatieto |
Salassapitoaika |
Tekninen tunnus: |
SalassapitoAikaArvo |
Määritelmä: |
Asiakirjatiedon salassapitoaika vuosina (kokonaislukuna) |
Pakollisuus: |
Pakollinen, jos salassa pidettävää |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: 25 100 |
Käyttö: |
Salassapitoaika perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin. |
SÄHKE2: |
2.6.2 Salassapitoaika |
7.5 Salassapitoperuste
Metatieto |
Salassapitoperuste |
Tekninen tunnus: |
SalassapitoPerusteTeksti |
Määritelmä: |
Tieto siitä mihin asiakirjatiedon salassapito perustuu |
Pakollisuus: |
Pakollinen, jos salassa pidettävää |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Esimerkki merkintätavasta: JulkL (621/1999) 24.1 § 9 kohta. |
Käyttö: |
Salassapito perustuu julkisuuslakiin (621/1999) tai erityislakiin. |
SÄHKE2: |
2.6.4 Salassapitoperuste |
7.6 Salassapidon laskentaperuste
Metatieto |
Salassapidon laskentaperuste |
Tekninen tunnus: |
SalassapidonLaskentaperusteTeksti |
Määritelmä: |
Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä salassapitoajan laskennan alkamisen |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: Asian ratkaisu Asiakirjan päivämäärä Asiakirjan valmistuminen Asiakirjan saapumisajankohta |
Käyttö: |
Mikäli salassapitoajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu arvo kuin tässä on määritelty, on suositeltavaa määritellä koneellisesti tunnistettavissa oleva tapahtuma tai arvo, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti. Salassapitoajan laskentaperuste voi tulla myös operatiivisesta tietojärjestelmästä, minkä vuoksi se ei ole pakollinen tiedonohjaussuunnitelmassa. |
SÄHKE2: |
- |
7.7 Suojaustaso
Metatieto |
Suojaustaso |
Tekninen tunnus: |
SuojaustasoKoodi |
Määritelmä: |
Asiakirjatiedon käsittelyvaatimuksia osoittava suojaustaso |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Pakolliset valtiolle: ST I – Suojaustaso 1, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle.
ST III – Suojaustaso 3, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. ST IV – Suojaustaso 4, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa haittaa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle tai yksityiselle edulle. |
Käyttö: |
Salassa pidettävät asiakirjatiedot tai niihin sisältyvät tiedot voidaan luokitella sen mukaan, minkälaista tietoturvallisuutta koskevia vaatimuksia niiden käsittelyssä on tarpeen noudattaa. Suojaustason käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010. |
SÄHKE2: |
2.6.5 Suojaustaso |
7.8 Turvallisuusluokka
Metatieto |
Turvallisuusluokka |
Tekninen tunnus: |
TurvallisuusluokkaKoodi |
Määritelmä: |
Asiakirjatiedon turvallisuusluokkamerkintä |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Pakolliset valtiolle: ERITTÄIN SALAINEN – suojaustasoon I kuuluva asiakirja SALAINEN – suojaustasoon II kuuluva asiakirja LUOTTAMUKSELLINEN – suojaustasoon III kuuluva asiakirja KÄYTTÖ RAJOITETTU – suojaustasoon IV kuuluva asiakirja |
Käyttö: |
Jos asiakirjatiedon tai siihen sisältyvän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa vahinkoa kansainvälisille suhteille, valtion turvallisuudelle, maanpuolustukselle tai muulle yleiselle edulle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin 2 ja 7–10 kohdassa tarkoitetulla tavalla, salassa pidettävän asiakirjan suojaustasoa koskevan merkinnän yhteyteen tai sen sijasta voidaan tehdä erityinen turvallisuusluokitusmerkintä. Turvallisuusluokan käyttö on määritelty tarkemmin asetuksessa tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) ja sen soveltamisesta annetussa VAHTI-ohjeessa 2/2010. |
SÄHKE2: |
2.6.6 Turvallisuusluokka |
7.9 Henkilötietoja
Metatieto |
Henkilötietoja |
Tekninen tunnus: |
HenkilotietoluonneKoodi |
Määritelmä: |
Asiakirjatiedon sisältämien henkilötietojen luokitus |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Pakolliset: Ei sisällä henkilötietoja Sisältää henkilötietoja Sisältää arkaluonteisia henkilötietoja
|
Käyttö: |
Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi (Henkilötietolaki 523/1999, 3 §, 1 momentti). Arkaluonteiset henkilötiedot on määritelty henkilötietolain (523/1999) 11 §:ssä. |
SÄHKE2: |
2.6.7 Henkilötietoja |
7.10 Säilytysajan pituus
Metatieto |
Säilytysajan pituus |
Tekninen tunnus: |
SailytysajanPituusArvo |
Määritelmä: |
Asiakirjatiedon säilytysajan pituus vuosina |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: 0 (ei säilytetä) 3 6 10 20 50 120 -1 (pysyvä säilytys) Säilytysaika”0” tarkoittaa, ettei asiakirjaa säilytetä. Tällöin säilytysajan laskentaperusteena oleva tapahtuma (7.12) siirtää asiakirjan hävitettäväksi. Esimerkki: Jos säilytysajan laskentaperusteeksi on määritelty asian päättäminen ja asiakirjan säilytysajaksi on määritelty ”0”, siirtyy asiakirja heti hävitettäväksi, kun asia päätetään. |
Käyttö: |
Säilytysajan pituus on suositeltavaa määritellä tiedonohjaussuunnitelmaan käsittelyprosessin kuvaukselle, jolloin kaikille siihen kuuluville asiakirjatyypeille voidaan periyttää sama säilytysaika. Säilytysaikatietoja täytyy mahdollisesti asiakirjatyyppikohtaisesti muuttaa, jos erityislaki määrää yksittäisten asiakirjojen säilyttämis- tai poistamisvelvollisuuksista. TOS-rakenteen XML-skeema edellyttää, että myös asiakirjatyypeille on määritelty säilytysaika, mutta tiedonohjausjärjestelmässä käsittelyprosessin kuvaukselle määritelty säilytysaika voi automaattisesti periytyä siihen kuuluvien asiakirjatyyppien säilytysajaksi. |
SÄHKE2: |
2.11.1 Säilytysajan pituus |
7.11 Säilytysajan peruste
Metatieto |
Säilytysajan peruste |
Tekninen tunnus: |
SailytysajanPerusteTeksti |
Määritelmä: |
Asiakirjatiedon säilytysajan peruste |
Pakollisuus: |
Pakollinen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Säilytysaika voi mm. perustua lakiin tai Valtiokonttorin määräykseen Säilytysajan peruste on suositeltavaa määritellä yhdessä säilytysajan pituuden kanssa tiedonohjaussuunnitelmaan käsittelyprosessin kuvaukselle, jolloin kaikille siihen kuuluville asiakirjatyypeille voidaan periyttää sama säilytysajan pituus ja peruste. TOS-rakenteen XML-skeema edellyttää, että myös asiakirjatyypeille on määritelty säilytysajan peruste, mutta tiedonohjausjärjestelmässä käsittelyprosessin kuvaukselle määritelty säilytysajan peruste voi automaattisesti periytyä siihen kuuluvien asiakirjatyyppien säilytysajan perusteeksi. |
SÄHKE2: |
2.11.2 Säilytysajan peruste |
7.12 Säilytysajan laskentaperuste
Metatieto |
Säilytysajan laskentaperuste |
Tekninen tunnus: |
SailytysajanLaskentaperusteTeksti |
Määritelmä: |
Tapahtuma, joka käynnistää tietojärjestelmässä asiakirjatiedon säilytysajan laskennan alkamisen |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Ei toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: Asian lopullinen ratkaisu Asiakirjan päivämäärä Säilytysjärjestelmään siirto |
Käyttö: |
Mikäli säilytysajan laskentaperusteeksi halutaan määritellä jokin muu arvo kuin tässä on määritelty, on suositeltavaa määritellä koneellisesti tunnistettavissa oleva tapahtuma tai arvo, jolloin laskennan automaattinen käynnistyminen ei edellytä tiedon syöttämistä manuaalisesti. Säilytysajan laskentaperuste voi tulla myös operatiivisesta tietojärjestelmästä, minkä vuoksi se ei ole pakollinen tiedonohjaussuunnitelmassa. |
SÄHKE2: |
- |
7.13 Asiasana
Metatieto |
Asiasana |
Tekninen tunnus: |
AsiasanaTeksti |
Määritelmä: |
Asiakirjatiedon asiasanat |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Käytetyt asiasanat perustuvat asiasanastoon (esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA). |
Käyttö: |
Asiasanoja käytetään ennen muuta helpottamaan tulevaa tiedonhakua. Tiedonohjaussuunnitelmaan määriteltyjä asiasanoja voidaan myöhemmin täydentää tai muokata operatiivisessa tietojärjestelmässä. |
SÄHKE2: |
2.1 Aihe |
7.14 Käytetty asiasanasto
Metatieto |
Käytetty asiasanasto |
Tekninen tunnus: |
AsiasanastoTeksti |
Määritelmä: |
Tieto siitä minkä asiasanaston mukaisia termejä käytetään |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
esim. Yleinen suomalainen asiasanasto YSA. |
Käyttö: |
|
SÄHKE2: |
2.1 Aihe |
7.15 Päätietoryhmä
Metatieto |
Päätietoryhmä |
Tekninen tunnus: |
PaatietoryhmatTeksti |
Määritelmä: |
Tietoarkkitehtuurissa määritelty päätietoryhmä asiakirjatiedolle |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Tietoarkkitehtuurikuvauksissa organisaation ydintiedot voidaan määritellä päätietoryhmittäin. Tiedonohjaussuunnitelmaan voidaan kuvata asiakirjatiedoille mihin päätietoryhmiin ne kuuluvat. Päätietoryhmä sitoo tiedonohjausta muihin julkisen hallinnon vakiintuneisiin tai vakiintumassa oleviin luokittelukäytäntöihin. Tiedonohjaussuunnitelmiin määriteltävät päätietoryhmien kuvaukset eivät korvaa organisaatiossa laadittavia arkkitehtuurikuvauksia, mutta tiedonohjaussuunnitelman tietoja voidaan hyödyntää kuvausten laadinnassa. |
SÄHKE2: |
- |
7.16 Tietojärjestelmä
Metatieto |
Tietojärjestelmä |
Tekninen tunnus: |
TietojarjestelmaNimi |
Määritelmä: |
Asiakirjatietoon liittyvä tietojärjestelmä, joka hyödyntää tiedonohjaussuunnitelman tai sen osan oletusmetatietoarvoja tiedonohjauksessa |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Käsittelyprosessi voi jakaantua useaan eri tietojärjestelmään, jolloin metatiedolla ilmoitetaan missä tietojärjestelmässä ko. asiakirjatietoa käsitellään. |
SÄHKE2: |
- |
Käsittelysäännöt
7.17 Julkisuusluokan muutos
Metatieto |
Julkisuusluokan muutos |
Tekninen tunnus: |
JulkisuusluokkaMuutosTeksti |
Määritelmä: |
Määrittelee asiakirjan julkisuusluokan muutoksen käynnistävän toiminnon |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: Asian ratkaisu Päätöksenteko (toimenpide) Päätöksen allekirjoitus (toimenpide) |
Käyttö: |
Määritellystä toiminnosta asiakirjan julkisuusluokka muuttuu ”Ei-julkisesta” ”Julkiseksi” (Ks. metatieto Julkisuusluokka x.x) Jos asiakirjatyyppi merkitään tiedonohjaussuunnitelmassa ”Ei-julkiseksi”, on suositeltavaa kuvata tiedonohjaussuunnitelmassa myös julkisuusluokan muutos, jotta ”Ei-julkinen” ei jää asiakirjatiedon lopulliseksi metatietoarvoksi. |
SÄHKE2: |
- |
7.18 Asiakirjatiedon aiempien versioiden poisto
Metatieto |
Asiakirjan aiempien versioiden poistaminen |
Tekninen tunnus: |
AiempienVersioidenPoistoTeksti |
Määritelmä: |
Määrittelee asiakirjan aiempien versioiden poistamisen käynnistävän toiminnon. |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Suositeltavat: Asian ratkaisu [Tietty aika asian ratkaisusta] Asiakirjan hävittäminen |
Käyttö: |
Määritellystä toiminnosta asiakirjan aiemmat versiot poistetaan. |
SÄHKE2: |
- |
7.19 Asiakirjatiedon tallennuspaikka
Metatieto |
Tallennuspaikka |
Tekninen tunnus: |
TallennuspaikkaTeksti |
Määritelmä: |
Tieto siitä missä tietojärjestelmässä tai tallennusmedialla asiakirjatieto sijaitsee, jos se ei sijaitse tietojärjestelmässä, johon tiedonohjaus kohdentuu |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Jos esimerkiksi asiakirjatieto sijaitsee sen koon tai muodon vuoksi toisessa tietojärjestelmässä, johon tiedonohjaus kohdentuu. Tallennuspaikka koskee sähköisessä muodossa olevaa asiakirjatietoa ja säilytyspaikka paperimuodossa olevaa. |
SÄHKE2: |
2.9 Sijaintipaikka |
7.20 Asiakirjatiedon säilytyspaikka
Metatieto |
Säilytyspaikka |
Tekninen tunnus: |
SailytyspaikkaTeksti |
Määritelmä: |
Fyysisen aineiston säilytyspaikka |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
|
Käyttö: |
Asiakirjatiedon säilytyspaikalla kerrotaan paperimuotoisen asiakirjatiedon fyysinen säilytyspaikka, jos esimerkiksi asiakirjatiedolla on sellainen suojaustaso tai turvallisuusluokka, jota ei voida käsitellä ko. tietojärjestelmässä Tallennuspaikka koskee sähköisessä muodossa olevaa asiakirjatietoa ja säilytyspaikka paperimuodossa olevaa. |
SÄHKE2: |
2.9 Sijaintipaikka |
8 Metatietojen laajennettavuus
8.1 Laajennos
Laajennos-elementti mahdollistaa organisaatiokohtaisten metatietojen liittämisen TOS-rakenteen XML-kuvaukseen. Laajennos-elementtiä voidaan käyttää kaikilla rakenneosilla, mutta metatietomallissa se on esitetty vain kerran.
Metatieto |
Laajennos |
Tekninen tunnus: |
Laajennos |
Määritelmä: |
Organisaatiokohtaisten metatietojen lisäämisen mahdollistava elementti |
Pakollisuus: |
Valinnainen |
Toistettavuus: |
Toistettava |
Arvojoukko: |
Laajennos-elementin sisäistä rakennetta ja elementtien nimeämistä ei ole määritelty |
Käyttö: |
Laajennos-elementti mahdollistaa organisaatiokohtaisten metatietojen liittämisen TOS-rakenteen XML-kuvaukseen. Laajennos-elementti on XML-skeemassa määritelty kaikille TOS-rakenteen tasoille. Laajennos-elementin sisälle voi määritellä halutun alarakenteen. |
SÄHKE2: |
2.8 Organisaatiokohtaiset metatiedot |
9 Metatietomallin toteuttaminen tiedonohjausjärjestelmässä
Vaatimukset:
Tiedonohjausjärjestelmän pitää sisältää metatietomallin pakolliset metatiedot. Tiedonohjausjärjestelmässä saa olla lisäksi muita pakollisuuksia kun metatietomallissa määritellyt.
Tiedonohjausjärjestelmän pitää sisältää seuraavat metatietomallissa valinnaiseksi määritellyt metatiedot valmiina metatietokenttinä. Metatietokentät ovat käytössä valtionhallinnossa, jossa on voitava määritellä asiakirjatietojen suojaustasot ja turvallisuusluokat siten kuin asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) määrittelee.
5.6 Suojaustaso (käsittelyprosessin kuvaukselle)
5.7 Turvallisuusluokka (käsittelyprosessin kuvaukselle)
7.7 Suojaustaso (asiakirjatyypille)
7.8 Turvallisuusluokka (asiakirjatyypille)
On suositeltavaa , että kunkin TOS-rakenneosan valinnaiset metatiedot ( luvut 3–7 ) sisältyvät tiedonohjausjärjestelmään valmiina metatietokenttinä.