JHS 192 Kontoplan för kommuner och samkommuner

Bilaga 11. Bokföringsexempel gällande fonder

  • Version: 1.0
  • Publicerad: 2.9.2015
  • Giltighetstid: tills vidare

1 Ökning av skadefond

Försäkringsavgifter är verksamhetskostnader för kommunen och de bör beaktas i budgeteringen av och kostnadsberäkningen för olika uppgifter och i prissättningen av tjänsterna. På motsvarande sätt är de interna överföringsposter som ersätter försäkringsavgifter kostnader för respektive uppgift och ska läggas till skadefondens kapital.

De interna överföringsposterna kan för budgetuppföljningen bokföras som kostnader för försäkringsavgifter på följande sätt:

Per Köp av tjänster, Interna försäkringsavgifter An Övriga finansiella intäkter, Ökning av skadefond

Interna försäkringsavgifter kan också behandlas enbart som kostnadsberäkningsposter som inte införs i kommunens externa bokföring. De interna poster som behövs för budgetuppföljningen elimineras alltid i bokslutet.

De överföringar som ökar skadefondens kapital upptas efter räkenskapsperiodens resultat, om räkenskapsperiodens resultat räcker till för fondöverföringen. Överföringen förs på följande sätt:

Per Ökning av fonder An Fondkapital, Skadefond

I budgeten godkänner fullmäktige en plan för ökning av skadefondens kapital. En ökning av fonden behandlas dock inte som anslag i budgeten. En fondökning i resultaträkningen godkänns av fullmäktige utgående från kommunstyrelsens förslag till behandling av räkenskapsperiodens resultat.

2 Användning av skadefond och bokföringsexempel

När skadefonden används bokförs minskningen i resultaträkningen till ett belopp som motsvarar den tilläggsavskrivning som görs på skadade, förstörda eller förkomna anläggningstillgångar eller till ett belopp som motsvarar den ersättning som kommunen betalar till den skadelidande. Skadefondens kapital i balansräkningen är inte en post med karaktär av anslag mot vilken man kan bokföra utgifter.

Kommunen ska i budgeten reservera ett anslag för skadeersättningar ur vilket ersättningarna betalas. Med tanke på ersättning för skadade eller förstörda anläggningstillgångar reserveras anslag i budgetens investeringsdel. För återkommande förluster som kan förutses från erfarenhet reserveras anslag i samband med att budgeten godkänns, till exempel som ett totalanslag för alla förvaltningar. För exceptionella och stora skador upptas anslag som ändringar i budgeten efter att ersättningsbeloppet för skadan eller förlusten kan uppskattas.

2.1 En byggnad vars bokföringsvärde uppgår till 300 000 euro förstörs vid en eldsvåda. Kommunen har täckt brandskaderisken genom en brandskadefond.

Avskrivningar enligt plan an Förvaltnings- och anstaltsbyggnader 300 000:-

Fondkapital, Brandskadefonden an Minskning av fonder 300 000:-

En tilläggsavskrivning tas upp i resultaträkningen på samma rad som avskrivningar enligt plan. Väsentliga tilläggsavskrivningar ska klargöras i noterna till balansräkningen.

2.2 Kommunen betalar 12 000 euro i skadestånd på grund av sitt principalansvar.

Övriga kostnader an Kassa 12 000:-

Fondkapital, Personskadefonden an Minskning av fonder 12 000:-

2.3 En kommun som själv bär det ekonomiska ansvaret för personalens olycksfallsrisker blir tvungen att betala en exceptionellt stor olycksfallsersättning till en arbetstagare, 200 000 euro.

Olycksfallsförsäkringsavgifter an Kassa 200 000:-

Fondkapital, Personskadefonden an Minskning av fonder 200 000:-

En kommun som har ingått avtal med ett försäkringsbolag om att den sköter olycksfallsskador på egen risk bokför både premieförskotten och efterfakturan som kostnad på kontot för olycksfallsförsäkringspremier. Man kan inte göra någon separat avsättning som täcker olycksfallsrisken för förluster som inte har inträffat. Däremot bör det anses förenligt med god bokföringssed att kommunen gör en avsättning för ett visst framtida ersättningsbelopp om ett olycksfall har inträffat och man vet att man blir tvungen att betala ett exceptionellt stort ersättningsbelopp som inte täcks av den normala årsavgiften.

Kommunen tar in anslag i budgeten för olycksfallsförsäkringspremier, antingen per uppgift eller som ett totalanslag ur vilket olycksfallsersättningarna täcks under räkenskapsperioden. Ett totalanslag fördelas på kommunens olika uppgifter i förhållande till lönesumman, på samma sätt som man fördelar olycksfallsförsäkringspremierna och premieförskotten till försäkringsbolaget. Ett belopp som motsvarar de utbetalda olycksfallsförsäkringarna inkomstförs som fondöverföring i bokslutet efter räkenskapsperiodens resultat.

3 Bokföringsexempel som gäller ökning av en donationsfond

3.1 Donation till kommunen

Kommunen får en donation som omfattas av ett villkor som begränsar dess användning. Donationen består av 35 000 euro i värdepapper och 20 000 euro i bankdepositioner. Kommunen kan överföra bankdepositionerna till sitt eget bankkonto. Värdepapperen realiseras inte i detta skede.

Kassa an Förvaltat kapital, Donationsfondernas kapital 20 000:-

Förvaltade medel, Donationsfondernas särskilda täckning an

Förvaltat kapital, Donationsfondernas kapital 35 000:-

3.2 Dividendintäkt från fondplacering

För de värdepapper som erhållits som donation får kommunen i dividendintäkt 1 500:-

Förvaltade medel, Donationsfondernas särskilda täckning an

Förvaltat kapital, Donationsfondernas kapital 1 500:-

3.3 Intern ränta på fondmedel bland kommunens allmänna finansieringsmedel

Intern ränta som betalas på fondmedel bokförs som fondöverföring från räkenskapsperiodens resultat.

Ökning av fonder an Förvaltat kapital, Donationsfondernas kapital 1 000:-

4 Bokföringsexempel som gäller användning av en donationsfond

4.1 Kommunen betalar en förening 3 000 euro i understöd ur donationsfonden. Understödet har bokförts bland förvaltat kapital.

Förvaltat kapital, Donationsfondernas kapital an

Förvaltade medel, Donationsfondernas särskilda täckning 3 000:-

eller om medlen finns bland kommunens allmänna finansieringsmedel

Förvaltat kapital, Donationsfondernas kapital an Kassa 3 000:-

Donationsfondens användning för understöd bokförs på balansräkningens konton. I budgeten upptas inte anslag för understöd.

4.2 Kommunen säljer värdepapper som den erhållit som donation och använder medlen för anskaffning av anläggningstillgångar.

De värdepapper som kommunen har fått som donation realiseras och medlen används för anskaffning av ett nödtelefonsystem för äldre. Värdepappren säljs till priset 40 000 euro och bokföringsvärdet är 35 000 euro. Försäljningsvinsten på 5 000 euro överförs i enlighet med villkoren i donationsbrevet till fonden. Nödtelefonsystemet kostar 50 000:-

Kassa an Förvaltade medel, Donationsfondernas särskilda täckning 35 000:-

Kassa an Förvaltat kapital, Donationsfondernas kapital 5 000:-

Maskiner och inventarier, Anordningar an Kassa 50 000:-

Förvaltat kapital, Donationsfondernas kapital an Maskiner och inventarier, Anordningar 40 000:-

5 Bokföringsexempel som gäller övriga egna fonder

Kommunen betalar stipendier ur kommunens egen stipendiefond.

Stipendiefonden har bildats genom fullmäktigebeslut genom överföring av kapital från räkenskapsperiodens resultat till fonden. Fondkapitalet ökas årligen genom en överföring från räkenskapsperiodens resultat. Det överförda beloppet motsvarar 5 procent årlig ränta på kapitalet. Varje år beviljas stipendier för 5 000 euro och för detta ändamål har reserverats anslag i budgetens driftsekonomidel.

Bokföringen av stipendiebetalningarna:

Understöd an Kassa 5 000:-

Stipendiefondens kapital an Minskning av fonder 5 000:-