JHS 201 Rekisteritiedon metatiedot

Liite 1. Rekisteritiedon metatietomalli

  • Versio: 1.0
  • Julkaistu: 25.04.2018
  • Voimassaoloaika: toistaiseksi

    1 Metatietomallin lukuohje

Tässä liitteessä kuvataan suosituksen määrittelemät rekisterin ja sen sisältämän tiedon kuvailevat metatiedot. Metatiedot on jaoteltu rekisteritason tietoihin (luku 2) sekä muuttujatason tietoihin (luku 3). Jaottelun tarkempi kuvaus on itse suositustekstissä. Metatiedot on pääjaottelun alla ryhmitelty ymmärrettävyyden ja hallittavuuden helpottamiseksi. Myös tätä ryhmittelyä on kuvattu tarkemmin suosituksessa.

Metatietoja määrittelevissä taulukossa kutakin metatietoa kohden on kolme riviä (yksi harmaapohjainen ja kaksi valkopohjaista). Kustakin metatiedosta on seuraavat tiedot:

  • Metatiedon nimi
  • Pakollisuus kertoo sen, onko metatieto annettava. Vaihtoehdot ovat pakollinen, ehdollisesti pakollinen ja valinnainen. Ehdollisesti pakollisten yhteydessä on kuvattu se, milloin pakollisuus toteutuu.
  • Pakollisuuden peruste ( Pak.peruste ) kertoo mihin pakollisuus tai ehdollinen pakollisuus perustuu. Perusteet on luokiteltu seuraavasti:
    • Suosituksenmukaisuus
    • Tietojenkäsittelyn toimet ja niihin liittyvät velvoitteet
  • Jos perusteena on tietosuoja-asetus (TsA), pakollisuuden peruste -kohdasta ilmenevät ne tietosuojaselostetta ja informointivelvoitetta sääntelevät artiklat ja niiden kohdat, joiden mukaisia kuvausvelvoitteita kyseinen metatieto palvelee. Metatietomallissa esitetyt pakollisuuden perusteet eivät täten kata TsA:een sisältyvää osoitusvelvollisuutta kokonaisuudessaan.
    • Toistettavuus ( Toist. ) antaa metatiedon kardinaliteetin eli sen, kuinka monta kertaa kyseinen metatieto voi toistua. Toistettavuus ilmaistaan lukuna tai lukuvälinä, jossa n tarkoittaa mielivaltaista määrää (esim. 1..n tarkoittaa vähintään yksi ja enimmäismäärää ei ole). Pakollisilla metatiedoilla tämä on aina vähintään yksi.
    • Tietotyyppi kuvaa metatiedon perustyypin. Tyyppejä ovat teksti, numeerinen, päivämäärä (pvm) tai valintalista.
    • Arvojoukko tai formaatti antaa tarkennusta siihen, millaisia arvoja metatieto voi saada. Jos Tietotyyppi on valintalista, tässä annetaan valintalistan vaihtoehdot tai viittaus käytettävään luokitteluun.
    • Määritelmä kuvaa vapaalla tekstillä sitä, mitä metatieto tarkoittaa.
    • Käytön ohje sekä tarkentaa määritelmää että antaa ohjeita siihen, miten metatieto tulisi täyttää.

      2 Rekisteritason metatiedot

        2.1 Yksilöintitiedot

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Nimi

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Teksti

    Määritelmä

    Rekisterin nimi, joka kuvaa rekisteriä selväkielisesti

    Käytön ohje

    Esim. nimistörekisteri, opiskelijarekisteri, henkilöstöhallinnon rekisteri. Nimeä käytetään rekisteriin liittyvää toimintaa kuvaavissa asiakirjoissa.

    Tunniste

    Valinnainen

    1

    Teksti

    Formaatti JHS 159 mukainen.

    Määritelmä

    Rekisterin yksilöivä standardin mukainen pysyvä tunniste

    Käytön ohje

        2.2 Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän tiedot

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. Peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Rekisterinpitäjä

    Pakollinen

    1, 2; TsA, 30 artikla, kohta 1a, 13 artikla kohta 1a, 14 artikla kohta 1a

    1…n

    Teksti

    Määritelmä

    Rekisterinpitäjän nimi. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan viranomaista, virastoa tai julkisyhteisöä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee rekisterin tietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Jos rekisteristä säädetään laissa, rekisterinpitäjästäkin voi olla laissa säännös. Rekisterinpitäjä vastaa rekisterin tietosisällöstä, kehittämisestä, palveluiden tuottamisesta, käyttöehdoista ja niiden saatavuudesta.

    Käytön ohje

    Jos vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ne ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Kaikki yhteisrekisterinpitäjät kirjataan tähän metatietoon.

    Yhteisrekisterinpitäjien vastuunjako ja roolit

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen yhteisrekisterinpitäjille, TsA artikla 26 ja artikla 30, kohta 1a

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Yhteisten rekisterinpitäjien vastuualueet, todelliset roolit ja suhteet rekisteröityihin nähden unionin oikeuden tai kansallisen lainsäädännön edellyttämällä tai yhteisrekisterinpidon järjestelyssä määritellyllä tavalla.

    Käytön ohje

    Rekisterinpitäjän yhteystiedot

    Pakollinen

    1; TsA 30 artikla, kohta 1a, 13 artikla kohta 1a, 14 artikla kohta 1a

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Rekisterinpitäjän yhteystiedot; katu-/postiosoite, puhelinnumero, sähköposti.

    Käytön ohje

    Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

    Valinnainen

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Rekisterinpitäjän yhteyshenkilön nimi.

    Käytön ohje

    Yhteyshenkilölle voidaan esittää erilaisia rekisterin tietosisältöön koskevia tiedusteluja. Yhteyshenkilö edustaa sitä palvelua tai hallinnollista kokonaisuutta, jonka vastuulla on rekisterin tietosisältö ja/tai rekisterinpidon järjestäminen.

    Rekisterinpitäjän yhteyshenkilön yhteystiedot

    Valinnainen

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Yhteyshenkilön yhteystiedot; katuosoite ja/tai postisoite, puhelinnumero, sähköposti.

    Käytön ohje

    Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava

    Pakollinen

    1; TsA 30 artikla, kohta 1a.

    1

    Teksti

    Määritelmä

    Rekisterinpitäjän TsA:n 37 artiklan mukaisesti nimittämän tietosuojavastaavan nimi.

    Käytön ohje

    Rekisterinpitäjän tietosuojavastaavan yhteystiedot

    Pakollinen

    1; TsA 30 artikla, kohta 1a, 13 artikla kohta 1b, 14 artikla kohta 1b

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Rekisterinpitäjän TsA:n 37 artiklan mukaisesti nimittämän tietosuojavastaavan yhteystiedot; katu-/postiosoite, puhelinnumero, sähköposti.

    Käytön ohje

    Henkilötietojen käsittelijä

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos joku muu kuin rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Käsittelijällä tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka käsittelee rekisterin tietoja rekisterinpitäjän lukuun.

    Käytön ohje

    TsA:n mukaan henkilötietojen käsittelijä on tietojen vastaanottaja. On varmistettava, että samaa rekisterin tietojen käsittelyä tekevää toimijaa ei kuvata sekä henkilötietojen käsittelijänä että vastaanottajana metatiedossa muut luovutukset.

    Henkilötietojen käsittelijän yhteystiedot

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos joku muu kuin rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Henkilötietojen käsittelijän yhteystiedot; katu-/postiosoite, puhelinnumero, sähköposti.

    Käytön ohje

    Henkilötietojen käsittelijän tietosuojavastaava

    Valinnainen

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Henkilötietojen käsittelijän TsA:n 37 artiklan mukaisesti nimittämän tietosuojavastaavan nimi.

    Käytön ohje

    Voidaan täyttää, jos joku muu kuin rekisterinpitäjä käsittelee rekisterin henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

    Henkilötietojen käsittelijän tietosuojavastaavan yhteystiedot

    Valinnainen

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Henkilötietojen käsittelijän TsA:n 37 artiklan mukaisesti nimittämän tietosuojavastaavan yhteystiedot; katu-/postiosoite, puhelinnumero, sähköposti.

    Käytön ohje

    Voidaan antaa jos joku muu kuin rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, TsA 30 artikla, kohta 1a.

        2.3 Rekisterinpitoa ja käsittelyä koskevat tiedot

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. Peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Tietojen käsittelyn peruste

    Pakollinen

    1, 2;  TsA 13 artikla, kohta 1c (henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste), 14 artikla kohta 1c

    1..n

    Teksti

    Tarkka viittaus säädökseen, sopimukseen tai päätökseen. Jos on säädösperuste, niin pitää käyttää säädösnumeroa ja pykälää.

    Määritelmä

    Säädös, sopimus, päätös tai muu peruste johon rekisterinpito perustuu.

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste sekä käsittelyn tarkoitukset

    Käytön ohje

    Käytä säädöksissä virallista nimeä ja anna säädösnumero ja pykälä. Anna sopimuksen tai päätöksen nimi, päivämäärä ja vastuutaho tai -tahot. Jos rekisterinpito perustuu rekisteröityjen antamaan suostumukseen, se kerrotaan tässä. Rekisterinpitoperuste yhdessä tietojen käsittelyn tarkoituksen kanssa määrittelee TsA:n 13 ja 14 artiklojen kohdissa 1c tarvittavat tiedot.

    Päivitystapa

    Pakollinen

    1, 2

    1

     Valintalista

    Jatkuva,
    jaksollinen.

    Määritelmä

    Tieto siitä, onko rekisterissä jaksollisesti ja/tai jatkuvasti päivittyvää tietosisältöä.

    Käytön ohje

    Jatkuva tarkoittaa, että rekisterin tietosisältöä päivitetään sitä mukaa kuin muuttujien arvot muuttuvat.
    Jaksollinen tarkoittaa, että rekisterin tietosisältöä päivitetään kertaluonteisesti määräajoin.
    Päivitystiheys tarkennetaan muuttujatasolla.

    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

    Pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohta 1b ja 13 artikla, kohta 1c (henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset), 14 artikla kohta 1c, 15 artikla 1a

    1

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus siitä, mihin tarkoitukseen tai tarkoituksiin rekisterin tietoja käytetään rekisterinpidon näkökulmasta.

    Käytön ohje

    Viranomaistoiminnassa rekisterin tietoja käsitellään pääsääntöisesti laissa säädetyn tai sen nojalla määrätyn tehtävän tai velvoitteen täyttämiseksi. Tietoja voidaan käsitellä myös esimerkiksi tilastotarkoituksiin tai yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin. Tietojen käsittelyn tarkoitukset yhdessä rekisterinpitoperusteen kanssa määrittelee TsA:n 13 ja 14 artiklojen kohdissa 1c tarvittavat tiedot.

    Rekisterinpitäjän lukuun suoritettu henkilötietojen käsittely

    Valinnainen

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus rekisterinpitäjän lukuun suoritettavista rekisterin tietojen käsittelytoimista.

    Käytön ohje

    Jos rekisterinpitäjiä on useita, kuvataan käsittelyiden ryhmät kunkin rekisterinpitäjän osalta.

    Tehtäväluokka

    Pakollinen

     1, 2

    1..n

    Teksti

    Julkishallinnon yhteinen tai organisaation oma

    Määritelmä

    Tieto siitä, mihin organisaation tehtävään/tehtäviin rekisteri liittyy.

    Käytön ohje

    Annetaan käytetyn tehtäväluokituksen nimi,tehtäväluokan nimi ja sen tunnus.

    Julkisen hallinnon palveluluokka

    Pakollinen

     1, 2

    1..n

    Valintalista

    Finton julkisen hallinnon palveluluokitus

    Määritelmä

    Tieto siitä, mihin julkisen hallinnon palveluluokkaan rekisteri liittyy.

    Käytön ohje

    Palveluluokkia voi olla useita.

    Säilyttäminen

    Pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohta 1f, 13 artikla kohta 2a, 14 artikla kohta 2 ja 15 artikla kohta 1d.

    1

    Valintalista

    Pysyvästi,
    määräaikaisesti,
    osittain pysyvästi tai määräaikaisesti.

    Määritelmä

    Tieto siitä, säilytetäänkö rekisterissä olevia tietoja pysyvästi vai määräaikaisesti.

    Käytön ohje

    Tieto siitä, kuinka kauan tietoja säilytetään kuvattavassa rekisterissä. Säilyttäminen yhdessä säilytysajan kanssa määrittelee TsA:n 30 artiklan kohdassa 1f, 13 artiklan kohdassa 2a, 14 artiklan kohdassa 2a ja 15 artiklan kohdassa 1d tarvittavan tiedon tietoryhmien poistamisen suunnitelluista määräajoista.

    Säilytysaika

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohta 1f, 13 artikla kohta 2a, 14 artikla kohta 2a ja 15 artikla kohta 1d. Pakollinen kaikille määräajan säilytettäville rekisterin tiedoille.

    0..n

    Numeerinen/Teksti

    Määritelmä

    Rekisterin tietojen säilytysaika vuosina, tarvittaessa tietoryhmittäin.

    Käytön ohje

    Jos säilytysaika riippuu käyttötarkoituksesta, kuvataan säilytysaika myös käyttötarkoituksen mukaan. Säilytysaika yhdessä säilyttämisen kanssa määrittelee TsA:n 30 artiklan kohdassa 1f, 13 artiklan kohdassa 2a, 14 artiklan kohdassa 2a ja 15 artiklan kohdassa 1d tarvittavan tiedon tietoryhmien poistamisen suunnitelluista määräajoista.

    Säilytysajan peruste

    Pakollinen

     1

    1..n

    Teksti

    Tarkka viittaus säädökseen tai päätökseen. Jos on säädösperuste, niin pitää käyttää säädösnumeroa ja pykälää.

    Määritelmä

    Tieto siitä, mihin säädökseen tai päätökseen säilytysaika perustuu.

    Käytön ohje

    Säädöksen osalta nimi ja pykälä, käytä säädöksen virallista nimeä, esim. laki holhoustoimesta 442/1999, 68 §. Jos säilytysaika perustuu organisaation päätökseen, kyseisen organisaation nimi, pvm ja päätösasiakirja.

    Käyttöönottopäivä

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Pvm, numeerinen (vuosi) tai teksti

    Päivämäärä, vuosi (ISO 8601:2004) tai "Ei tiedossa"

    Määritelmä

    Ajankohta, jolloin rekisteri on otettu käyttöön.

    Käytön ohje

    Jos tarkka pvm ei ole tiedossa, myös vuosiluku riittää.

    Rekisterin käytöstäpoistopäivä

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos siirretään arkistoon.

    0 tai 1

    Pvm

    ISO 8601:2004

    Määritelmä

    Ajankohta, jolloin rekisteri poistetaan tai on poistettu käyttötarkoituksensa mukaisesta käytöstä

    Käytön ohje

    Käytetään tilanteessa, jossa koko rekisteri siirretään arkistoon.

    Edeltävä rekisteri

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos edeltävä rekisteri on olemassa.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Edeltävän rekisterin yksilöintitiedot (vähintään nimi ja rekisterinpitäjä).

    Käytön ohje

    Tieto edeltävästä rekisteristä annetaan myös arkistointitarkoitukseen pidettävälle rekisterille.

    Seuraava rekisteri

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos tiedot siirretään tai on siirretty osittain tai kokonaan seuraavaan rekisteriin.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Seuraavan rekisterin yksilöintitiedot (vähintään nimi ja rekisterinpitäjä).

    Käytön ohje

    Tieto seuraavasta rekisteristä annetaan myös, jos rekisterin tiedot vain osittain siirretään tai on siirretty arkistoon.

        2.4 Tietosisältö

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. Peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Rekisteriyksikkötyyppi

    Pakollinen

    1, 2

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Rekisterin tiedon kohteen tyyppi.

    Käytön ohje

    Esim. henkilö, alue, liikenneväline, tapahtuma.
    Rinnakkaiskäsitteitä havaintoyksikkö, tilastoyksikkö

    Kohdejoukko

    Pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohta 1c

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Määritellyin kriteerein tarkennettu rekisteriyksiköiden osajoukko.

    Käytön ohje

    Esim. rekisteriyksikkönä henkilö, kohdejoukkona palkansaajat, ajokortin omistajat, toimeentulotuen saajat tms. Kohdejoukko yhdessä kohdealueen kanssa määrittelee TsA:n 30 artiklan kohdan 1c rekisteröityjen ryhmän tai ryhmät henkilörekistereissä.

    Kohdealue

    Pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohta 1c

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Kohdejoukon maantieteellinen alue eli maantieteellinen kattavuus.

    Käytön ohje

    Esim. Koko Suomi, manner-Suomi, Helsinki, Varsinais-Suomi. Jos ei muuta rajausta, niin globaali. Kohdealue yhdessä kohdejoukon kanssa määrittelee TsA:n 30 artiklan kohdan 1c rekisteröityjen ryhmän tai ryhmät henkilörekistereissä.

    Henkilön tunnistetiedot

    Pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohta 1c.

    1..n

    Teksti tai valintalista

    Määritelmä

    Kuvaus mitä henkilön tunnistetietoja rekisteri sisältää.

    Käytön ohje

    Hyödynnetään EU-tietosuoja-asetuksen 4 artiklan kohdassa 1 annettua luetteloa, jota voidaan rekisterikohtaisesti tarvittaessa täydentää.

    Rekisteröityjen ryhmät

    Ehdollisesti pakollinen

    1,2; TsA 30 artikla, kohta 1c. Pakollinen, jos rekisteröityjen ryhmät eivät ilmene Kohdejoukko-metatiedosta.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä.

    Käytön ohje

    Esim. tilanteessa, jossa rekisteriyksikkötyyppinä on tapahtuma ja Kohdejoukko määritellään tapahtuman kriteereillä, tässä kuvataan se luonnollisten henkilöiden joukko, jota tiedot koskevat.

    Henkilötietoryhmät

    Pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohta 1c.

    1..n

    Teksti tai valintalista

    Määritelmä

    Kuvaus rekisterin sisältämistä henkilötiedoista tietoryhmittäin.

    Käytön ohje

    Kaikkien henkilötietoryhmään kuuluvien tietojen tulee täyttää TsA:n henkilötiedon määritelmä. Käytetään valintalistaa, jos sellainen on olemassa kansallisesti.

    Muut tietoryhmät

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos rekisterissä on tietoja, jotka eivät täytä TsA:n henkilötiedon määritelmää

    0..n

    Teksti tai valintalista

    Määritelmä

    Kuvaus tiedoista, jotka eivät ole henkilötiedon määritelmän täyttäviä tietoja.

    Käytön ohje

    Käytetään valintalistaa, jos sellainen on olemassa kansallisesti.

    Asiasanasto

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos käytetään asiasanoja

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Tässä rekisterissä käytettävä asiasanasto.

    Käytön ohje

    Käytetään yleisessä käytössä olevia asiasanastoja.

    Asiasanat

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos käytetään asiasanastoa

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Rekisteriä kuvailevat sanaston mukaiset asiasanat.

    Käytön ohje

    Rekisterin ajallinen kattavuus

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Pvm tai teksti

    Pvm ISO 8601:2004

    Määritelmä

    Aikaväli jolta rekisterissä on tietoja.

    Käytön ohje

    Päivittyvälle rekisterille annetaan vain tietosisällön alkuajankohta.

    Sisällön kieli

    Pakollinen

    1, 2

    1..n

    Teksti

    ISO/SFS 3166-1

    Määritelmä

    Rekisterin sisällön kieli.

    Käytön ohje

        2.5 Laatuominaisuudet

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. Peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Rekisterin sisältämän tiedon vajaan kattavuuden ajanjakso

    Pakollinen

    1, 2

    1..n

    1-2 x pvm tai teksti

    1 tai 2 päivämäärää (ISO 8601:2004) tai "ei puutteita ajallisessa kattavuudessa"

    Määritelmä

    Ajanjakso (alkuajankohta ja loppuajankohta), jolloin rekisterin tietosisältö ei ole riittävän ehyttä/kattavaa kattamaan rekisterin käyttötarkoituksen mukaista toimintaa kokonaisuudessaan.

    Käytön ohje

    Huomioitava käyttötarkoituksen muuttuminen. Loppuajankohta annetaan siinä tapauksessa, että tiedon vajaa kattavuus on päättynyt, muutoin annetaan pelkkä alkuajankohta.

    Rekisterin sisältämän tiedon kattavuuden puutteet

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos ilmoitettu yksikin vajaan kattavuuden ajanjakso

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus rekisterin tietosisällön puutteista ilmoitettuina ajanjaksoina.

    Käytön ohje

    Yhdistettävä tiettyyn ajanjaksoon, kattavuuden puutteet huomioitava muuttujatason kuvauksissa.

        2.6 Tietojen julkisuus ja suojaus

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. Peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Suojaustaso

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Valintalista

    Suojaustaso I,
    suojaustaso II,
    suojaustaso III,
    suojaustaso IV,

    ei luokiteltu.

    Määritelmä

    Rekisterille sen luonteen perusteella asetettu, rekisterin omistajan hyväksymä suojaustaso

    Käytön ohje

    Käytetään tässä olevaa luokittelua. Jos arvo on joku muu kuin "ei luokiteltu", sen pitää olla tietoturva-asetuksessa annetun tietoturvaluokittelun mukainen.
    Rekisterin suojaustaso määräytyy rekisterin korkeimmin suojatun tiedon mukaan.

    Turvallisuusluokka

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos täyttää tietoturva-asetuksen §11 ehdot

    0..1

    Valintalista

    ERITTÄIN SALAINEN,
    SALAINEN, LUOTTAMUKSELLINEN,
    KÄYTTÖ RAJOITETTU,
    ei luokiteltu.

    Määritelmä

    Rekisterille sen luonteen perusteella asetettu, rekisterin omistajan hyväksymä turvallisuusluokka

    Käytön ohje

    Rekisterin turvallisuusluokka määräytyy rekisterin korkeimmin suojatun tiedon mukaan.

    Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

    Pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohdat 1g ja 2d

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Tietoturvaa vaarantamaton yleinen kuvaus TsAn artiklan 32 kohdassa 1 tarkoitetuista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista.

    Käytön ohje

    Rekisterin toteutuneen tietoturvan taso

    Pakollinen

    2

    1

    Valintalista

    Ei luokiteltu,
    perustaso,
    korotettu taso,
    korkea taso.

    Määritelmä

    Rekisterin toteutunut tietoturvataso.

    Käytön ohje

    Käytetään tässä olevaa luokittelua. Jos arvo on joku muu kuin "ei luokiteltu", sen pitää olla joku annetuista eli VAHTI-luokittelun mukainen.
    Kattaa rekisterin hallinnointiin ja rekisterin tietojen hyödyntämiseen rekisterinpitäjän vastuulla olevat työkalut mm. fyysisen suojauksen (laiteympäristö), käyttöoikeudet, pääsynhallinnan ja näihin liittyvälle valvonnan.

    Tietosisällön julkisuusluokka

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Valintalista

    Julkinen,
    osittain salassa pidettävä,
    salassa pidettävä.

    Määritelmä

    Rekisterin sisältämien tietojen julkisuusaste.

    Käytön ohje

    Jos osittain salassa pidettävä, julkisuusluokka tulee määritellä muuttujakohtaisesti muuttujatason metatiedoissa. Jos julkinen niin kaikki tiedot ovat julkisia, jos salassa pidettävä niin kaikki tiedot ovat salassa pidettäviä.

    Julkiset tiedot

    Pakollinen

    1, 2

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Luettelo julkisista tiedoista tietoryhmittäin.

    Käytön ohje

    Kaikki rekisterin julkiset tiedot tulee kuvata tässä tietoryhmittäin.

    Salassa pidettävät tiedot

    Pakollinen

    1, 2

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Luettelo salassa pidettävistä tiedoista yksitellen tai tietoryhmittäin.

    Käytön ohje

    Kaikki rekisterin salassa pidettävät tiedot tulee kuvata tietoryhmittäin.

    Salassapitoaika

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos rekisterissä on salassapidettäviä tietoja

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Pisimpään salassa pidettävän tiedon mukainen salassapitoaika.

    Käytön ohje

    Salassapidon peruste

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos rekisterissä on salassapidettäviä tietoja

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Pisimpään salassa pidettävän tiedon mukainen salassapidon peruste/perusteet.

    Käytön ohje

    Annettava säädöksen nimi, pykälä ja kohta.

    Rekisteröidyn pääsy-, oikaisu-, vastustamis- ja siirto-oikeus omiin tietoihin

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen henkilörekistereille. TsA 13 artikla kohta 2b, 14 artikla 2c ja 15 artikla 1e.

    0..1

    Valintalista

    Kyllä,
    ei.

    Määritelmä

    Tieto siitä, onko rekisteröidyllä oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tietosuoja-asetuksessa rekisteröidyn oikeudet vaihtelevat käsittelyperusteen mukaan. Näin ollen analyysi on toteutettava käsittelyperustekohtaisesti.

    Käytön ohje

    Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti nämä oikeudet, mutta kansallisessa lainsäädännössä näistä voidaan säätää poikkeuksia.

        2.7 Tietolähteet ja tietoluovutukset

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. Peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Tietolähteenä olevat rekisterit

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Tämä metatieto ja/tai metatieto Muut tietolähteet on pakollinen. Pakollinen, jos tiedot saadaan muualta kuin henkilöltä itseltään.

    TsA 14 artikla kohta 2f ja 15 artikla 1g.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Tieto siitä, mitkä rekisterit tai rekisterinpitäjät ovat tietojen lähteenä. Kuvattava säädösperusta jos se ei ole sama kuin rekisterinpidolla.

    Käytön ohje

    Muut tietolähteet

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2;Tämä metatieto ja/tai metatieto Tietolähteenä olevat rekisterit on pakollinen

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Muut tiedon lähteet ja tarvittaessa keskeinen aineiston keruutapa (kuten esim. keruu henkilöltä itseltään). Kuvattava säädösperusta jos se ei ole sama kuin rekisterinpidolla.

    Käytön ohje

    Säädösperusteiset luovutukset

    Pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohta 1d, 13 artikla, kohta 1d, 14 artikla kohta 1e.

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvataan, mille taholle ja mitä tietoja rekisteristä luovutetaan rekisteriä koskevan nimenomaisen säädöksen perusteella säännönmukaisesti tai erikseen pyydettäessä. Säädös ja säädöksen kohta mainittava.

    Käytön ohje

    Säädösperusteiset luovutukset -metatieto yhdessä muut luovutukset -metatiedon sekä rekisterin tietojen käsittelijä -metatiedon kanssa määrittelevät TsA:n 30 artiklan kohdassa 1d, 13 artiklan kohdassa 1d ja 14 artiklan kohdassa 1e tarkoitetut henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät.

    Muut luovutukset

    Pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohta 1d, 13 artikla, kohta 1d, 14 artikla kohta 1e.

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvataan miltä osin ja millä perusteella tietoja luovutetaan viranomais- tai muuta käyttöä varten erikseen pyydettäessä muun kuin rekisteriä koskevan nimenomaisen säädöksen perusteella.

    Käytön ohje

    Muut luovutukset -metatieto yhdessä säädösperusteiset luovutukset -metatiedon sekä rekisterin tietojen käsittelijä -metatiedon kanssa määrittelevät TsA:n 30 artiklan kohdassa 1d, 13 artiklan kohdassa 1d ja 14 artiklan kohdassa 1e tarkoitetut henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät.

    On varmistettava, että samaa rekisterin tietojen käsittelyä tekevää toimijaa ei kuvata sekä rekisterin henkilötietojen käsittelijänä että vastaanottajana metatiedossa muut luovutukset.

    Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; TsA 30 artikla, kohdat 1e ja 2c, 13 artikla, kohta 1e, 14 artikla kohta 1f ja 15 artikla kohta 2. Pakollinen rekistereille, joiden tietoja siirretään kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Annetaan tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle, mukaan lukien tieto siitä, mikä kolmas maa tai kansainvälinen järjestö on kyseessä.

    Käytön ohje

    Tietojen siirto kuvataan tässä riippumatta siitä tekeekö siirron rekisterinpitäjä vai henkilötietojen käsittelijä.

    Käyttöluvan myöntäjä

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos tietojen luovuttaminen joihinkin tarkoituksiin on luvanvaraista

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Tieto siitä, mikä taho myöntää käyttöluvan. Koskee sekä organisaation ulkoista että sisäistä käyttöä. Viittaus mahdolliseen käyttölupasivustoon tai -palveluun.

    Käytön ohje

    Julkinen osoite

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos tiedot ovat saatavilla julkisen tietojärjestelmän kautta.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Sen tietojärjestelmän nimi ja julkinen osoite, mistä rekisterin tiedot ovat saatavilla.

    Käytön ohje

    Jos tietojärjestelmä on tarkoitettu julkiseen käyttöön, sen internet-osoite ilmoitetaan tässä.

        2.8 Rekisteritason metatietojen muutoshistoria

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Muuttunut metatieto

    Pakollinen

    1

    1..n

    Teksti

    Tämän suosituksen mukaiset rekisteritason metatietojen nimet tai ”ei mitään merkittäviä muutoksia”

    Määritelmä

    Metatiedon nimi. Luetellaan niiden rekisteritason metatietojen nimet, joissa on tapahtunut olennaisia muutoksia ennen tämän suosituksen mukaista kuvausta.

    Käytön ohje

    Tässä osiossa kuvataan hyödyntäjän kannalta tärkeät muutokset ennen tämän kuvausmallin käyttöönottoa. Luetellaan kaikki rekisteritason metatiedot, joissa olennaisia muutoksia on tapahtunut. Jos historiaa koskeva tieto on epävarmaa tai sitä ei ole lainkaan, se tuotava esiin.

    Keskeiset muutokset

    Ehdollisesti pakollinen

    1; Pakollinen, jos metatiedoissa on tapahtunut muutoksia ennen tämän suosituksen mukaista kuvausta.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus merkittävistä muutoksista metatiedossa ja muutosten ajankohdista.

    Käytön ohje

    Kuvaus kohdennetaan ”Muuttunut metatieto” -kohdassa lueteltuihin metatietoihin yksitellen. Jos historiaa koskeva tieto on epävarmaa tai sitä ei ole lainkaan, se tuotava esiin.

      3 Muuttujatason metatiedot

        3.1 Yksilöintitiedot

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Tunniste

    Valinnainen

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Muuttujan universaalisti yksilöivä pysyvä tunniste

    Käytön ohje

    Nimi

    Pakollinen

     1, 2

    1

    Teksti

    Määritelmä

    Muuttujan selväkielinen nimi

    Käytön ohje

    Esimerkiksi 'henkilötunnus', 'sukupuoli', 'postinumero', 'pysyvä rakennustunnus'.

    Nimilyhenne

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos vakiomuotoista nimilyhennettä käytetään

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Muuttujan tekninen tunniste tai lyhytnimi

    Käytön ohje

    Tällä tarkoitetaan rekisterin sisäistä nimeä/tunnistetta,. Usein tekninen tunniste tai lyhyt nimi, esimerkiksi 'hetu', 'sp', 'pnro', 'vtj-prt'.

    Rekisteri

    Pakollinen

    1, 2;

    1

    Teksti

    Määritelmä

    Sen rekisterin nimi, mihin muuttuja kuuluu

    Käytön ohje

    Rekisteriyksikkö­tyyppi

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos rekisterissä on useampia rekisteriyksikkötyyppejä

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Sen rekisteriyksikkötyypin nimi, mihin muuttuja kuuluu

    Käytön ohje

    Tiedon avulla liitetään muuttuja rekisteriyksikkötyyppiin tilanteessa, jossa rekisterissä on useantyyppisiä rekisteriyksiköitä. Esimerkiksi syntymävuosi liittyy rekisteriyksikkötyyppiin "henkilö" rekisterissä, jossa on sekä henkilöitä että liikennevälineitä kuvaavia muuttujia.

        3.2 Tietosisältö

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Kuvaus

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Teksti

    Määritelmä

    Muuttujan sisällön sanallinen kuvaus.

    Käytön ohje

    Muuttujan täsmällisempi kuvaus. Esimerkiksi 'VTJ:ssä käytössä oleva rakennuksen yksilöivä tunnus'.

    Tietoryhmä

    Valinnainen

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Tieto muuttujan tietoryhmästä.

    Käytön ohje

    Liittyy kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin ( JHS 179 ). Käytetään samaa tietoryhmittelyä kuin rekisteritason metatiedoissa Henkilötietoryhmät ja Muut tietoryhmät..

    Kieli

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos rekisterin sisällöllä on useita kieliä

    0..n

    Valintalista

    ISO/SFS 3166-1 mukaisesti.

    Määritelmä

    Muuttujan kieli

    Käytön ohje

    Ilmoitetaan ne kielet, joita muuttujalla voidaan käyttää.

    Tiedon lähde

    Pakollinen

    1, 2

    1..n

    Teksti

    Määritelmä

    Tietolähde, josta tämä tieto saadaan tähän rekisteriin.

    Käytön ohje

    Tiedon lähde pitää olla joku rekisteritason metatiedoissa Tietolähteenä olevat rekisterit tai Muut tietolähteet kuvatuista tietolähteistä.

    Päivitystapa

    Pakollinen

    1, 2;

    1

    Valintalista

    Jatkuva,
    jaksollinen,
    ei päivitetä.

    Määritelmä

    Tieto siitä, onko muuttujan arvo jaksollisesti ja/tai jatkuvasti päivittyvä.

    Käytön ohje

    Jatkuva tarkoittaa, että muuttujan arvoa päivitetään sitä mukaa kuin sen arvot muuttuvat.
    Jaksollinen tarkoittaa, että muuttujan arvoa päivitetään kertaluonteisesti määräajoin.

    Päivitystiheys

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jaksollisesti päivittyville muuttujille

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Tieto, siitä kuinka usein muuttujan arvoa päivitetään

    Käytön ohje

    Esimerkiksi kerran vuorokaudessa, kerran viikossa, kerran vuodessa.

    Muodostussääntö

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos muuttuja on muodostettu muista muuttujista

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus siitä, miten muuttuja on loogisesti muodostettu.

    Käytön ohje

    Voidaan ilmaista esim. matemaattisen kaavan avulla.

    Muuttujan toteutus

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus muuttujan toteutustavasta tietovarastossa.

    Käytön ohje

    Tieto siitä, koostuuko rekisterin tietojen hallinnan tekninen toteutus tämän muuttujan osalta useammalla tekniikalla tehdyistä osista ja/tai tarvitaanko rekisterin tietojen sisällön tuottamiseen tämän metatietomallin muuttujan kuvauksen mukaiseksi tietomuunnosta.

        3.3 Kattavuus

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Pakollisuus

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Valintalista

    Pakollinen,
    vapaaehtoinen.

    Määritelmä

    Tieto siitä, onko muuttuja määritelty rekisterissä pakolliseksi vai vapaaehtoiseksi.

    Käytön ohje

    Rekisterinpitäjä määrittelee onko tieto oltava. Esimerkiksi tiedon antajalta pyydettävien tietojen pakollisuus.

    Kohdejoukko

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos muuttuja koskee vain osaa rekisterin kohdejoukosta

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus muuttujan kohdejoukosta

    Käytön ohje

    Esimerkki: Raskauksien lukumäärä -muuttujassa kohdejoukkona ovat vain naiset.

    Tietosisällön kattavuuden puutteet: ajanjakso

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos puutteita on

    0..n

    Pvm + pvm tai teksti

    Pvm (ISO 8601:2004)

    Määritelmä

    Ajanjakso, jolloin muuttujan tiedot eivät kata rekisterin käyttötarkoitusta.

    Käytön ohje

    Jos ajanjakso ei ole ilmaistavissa päivämäärinä, kuvataan se tekstinä.

    Tietosisällön kattavuuden puutteet: kuvaus

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos puutteita on

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus puutteista tiettyyn ajanjaksoon liittyen.

    Käytön ohje

    Huomioitava rekisterin voimassaoleva käyttötarkoitus ja muuttujan merkitys rekisterissä. Huomioitava myös esim. muuttujan sisältämän tiedon keruu järjestelyn puutteet.

    Yhdistettävä tiettyyn ajanjaksoon.

        3.4 Arvot

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Tietotyyppi

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Valintalista

    Teksti,
    luokitus,
    numeerinen,
    päivämäärä,
    totuusarvo,
    muu.

    Määritelmä

    Muuttujan arvojen tietotyyppi

    Käytön ohje

    Luokitus

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos käytetään standardia tai yleisesti saatavilla olevaa luokitusta. Pakollinen joko tämä tai 'Arvojen kuvaus', jos muuttujan 'Tietotyyppi' on luokitus.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Muuttujan arvoja kuvaavan standardin luokituksen ja/tai koodiston nimi

    Käytön ohje

    Koodistojen tai luokitusten nimet. Jos mahdollista, linkki koodistopalveluun tms, josta luokitus saatavissa.

    Arvojen kuvaus

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos käytetään rekisterikohtaista luokitusta tai muuta luokitusta, joka ei ole julkisesti saatavissa. Pakollinen joko tämä tai 'Luokitus' jos muuttujan 'Tietotyyppi' on luokitus.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Luokituksen arvojen selitteet

    Käytön ohje

    Tässä annetaan luokituksen luokkien arvot ja niiden selitteet, jos niitä ei ole saatavissa muualta (esim. koodistopalvelusta). Esimerkiksi 1=vihreä, 2=punainen, 3=ei haluta antaa. Tässä kuvataan muuttujan hyväksyttävät arvot, muut kuvataan metatiedossa Puuttuvan tiedon esittäminen.

    Mittayksikkö

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen numeerisille muuttujille, joilla on mittayksikkö.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Muuttujan mittayksikkö

    Käytön ohje

    Pienin sallittu arvo

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos annettavissa.

    0..1

    Numeerinen

    Määritelmä

    Pienin sallittu validi arvo

    Käytön ohje

    Tässä annetaan pienin validi arvo. Puuttuvien tietojen esitys kuvataan 'puuttuvan tiedon esittäminen' -kentässä

    Suurin sallittu arvo

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos annettavissa.

    0..1

    Numeerinen

    Määritelmä

    Suurin sallittu validi arvo

    Käytön ohje

    Tässä annetaan suurin validi arvo. Puuttuvien tietojen esitys kuvataan 'puuttuvan tiedon esittäminen' -kentässä

    Puuttuvan tiedon esittäminen

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos muuttujalla on arvoja, jotka tarkoittavat tietojen puuttumista ja niitä ei ole kuvattu muualla.

    0..n

     Teksti

    Määritelmä

    Kuvataan kuinka puuttuvat arvot esitetään ja mikä on niiden tulkinta.

    Käytön ohje

    Annettava muuttujille, joissa esiintyy muita kuin ”Luokitus”- tai ”Arvojen kuvaus”-metatiedossa esitettyjä arvoja. Tyypillisesti tällaisiä arvoja ovat 0, 9, 99 jne sekä null. Näiden tulkinta tulee kuvata.

        3.5 Elinkaari

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Voimassaolo alkaa

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos pvm tiedossa

    0..1

    Pvm

    ISO 8601:2004

    Määritelmä

    Muuttujan voimassaolon alkamispäivämäärä.

    Käytön ohje

    Tällä tarkoitetaan ajankohtaa, mistä lähtien muuttujassa on tietoa.

    Voimassa asti

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen jos pvm tiedossa

    0..1

    Pvm

    ISO 8601:2004

    Määritelmä

    Muuttujan voimassaolon päättymispäivämäärä

    Käytön ohje

    Tällä tarkoitetaan ajankohtaa, mihin saakka muuttujassa on tietoa.

    Säilyttäminen

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Valintalista

    Pysyvä,
    määräaikainen.

    Määritelmä

    Tieto siitä, säilytetäänkö muuttujassa olevia tietoja pysyvästi vai määräaikaisesti

    Käytön ohje

    Tieto siitä, kuinka kauan tietoja säilytetään kuvattavassa rekisterissä.

    Säilytysaika

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen määräajan säilytettäville tiedoille

    0..n

    Numeerinen/Teksti

    Määritelmä

    Muuttujassa olevien tietojen säilytysaika vuosina

    Käytön ohje

    Jos säilytysajan pituus riippuu esim. asiakkuuden päättymisestä, tämä ilmaistaan lisätekstinä.

        3.6 Henkilötiedot ja salassapito

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Henkilötieto yksin käytettynä

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Valintalista

    Kyllä,
    ei.

    Määritelmä

    Tieto siitä, onko tämä muuttuja yksin käytettynä henkilötieto

    Käytön ohje

    TsA:n luettelemat henkilön tunnistetiedot ovat henkilötietoja yksin käytettynä. Lisäksi rekisterissä voi olla muita henkilötietoja yksin käytettynä. Muuttujan, joka on henkilötieto yksin käytettynä, tulee kuulua johonkin henkilötietoryhmään. Esimerkkinä passikuva.

    Erityiseen henkilötietoryhmään kuuluva tieto

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Valintalista

    Kyllä,
    ei.

    Määritelmä

    Tieto siitä, onko tämä muuttuja TsA 9 artiklan kohdan 1 mukainen erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva tieto.

    Käytön ohje

    Rikoksiin tai rikkomuksiin liittyvä henkilötieto

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Valintalista

    Kyllä,
    ei.

    Määritelmä

    Tieto siitä, onko tämä muuttuja TsA 10 artiklan mukainen rikoksiin tai rikkomuksiin liittyvä tieto.

    Käytön ohje

    Salassapidettävyys

    Pakollinen

    1, 2

    1

    Valintalista

    Kyllä,
    ei,
    kyllä tietyillä koodiarvoilla.

    Määritelmä

    Tieto siitä, onko tämä muuttuja salassa pidettävä

    Käytön ohje

    Voidaan tuoda rekisteritasolta, jos kaikki tiedot ovat salassapidettäviä tai kaikki tiedot ovat julkisia.

    Salassapidon kesto

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos muuttuja on salassa pidettävä

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Salassapidon keston laskentaperuste ja salassapitoaika

    Käytön ohje

    Salassapidon peruste

    Ehdollisesti pakollinen

    2; Pakollinen, jos muuttuja on salassa pidettävä

    0..1

    Teksti

    Määritelmä

    Salassapidon säädösperuste; säädös ja säädöksen tarkempi kohta

    Käytön ohje

    Esimerkiksi Julkisuuslaki, erillislaki; lainkohta pitää mainita.

        3.7 Muuttujatason metatietojen muutoshistoria

    Metatiedon nimi

    Pakollisuus

    Pak. peruste

    Toist.

    Tietotyyppi

    Arvojoukko tai formaatti

    Muuttunut metatieto

    Pakollinen

    1, 2

    1..n

    Teksti

    Tämän suosituksen mukaiset muuttujatason metatietojen nimet tai ”ei mitään merkittäviä muutoksia”

    Määritelmä

    Metatiedon nimi. Luetellaan niiden muuttujatason metatietojen nimet, joissa on tapahtunut olennaisia muutoksia ennen tämän suosituksen mukaista kuvausta.

    Käytön ohje

    Tässä osiossa kuvataan hyödyntäjän kannalta tärkeät muutokset ennen tämän kuvausmallin käyttöönottoa. Luetellaan kaikki muuttujatason metatiedot, joissa olennaisia muutoksia on tapahtunut. Jos historiaa koskeva tieto on epävarmaa tai sitä ei ole lainkaan, se on tuotava esiin.

    Keskeiset muutokset

    Ehdollisesti pakollinen

    1, 2; Pakollinen, jos metatiedoissa on tapahtunut muutoksia ennen tämän suosituksen mukaista kuvausta.

    0..n

    Teksti

    Määritelmä

    Kuvaus merkittävistä muutoksista metatiedossa ja muutosten ajankohdista.

    Käytön ohje

    Kuvaus kohdennetaan ”Muuttunut metatieto” -kohdassa lueteltuihin metatietoihin yksitellen. Jos historiaa koskeva tieto on epävarmaa tai sitä ei ole lainkaan, se on tuotava esiin.